初めての環境で、初めての仕事を覚える方法、それは絵を書くことです。
このように、生まれて初めての環境で、効率よく仕事を覚えるのは、至難の業です。
独立したての方なら、初めての営業や発信は、どう覚えていけばいいのか迷うこともあるでしょう。
私が、異業種から飛び込んで入った会計事務所での体験を例に、効率よく仕事を会得する方法をご紹介します。
ランチタイムに、振り返り。
すでに繁忙期に入った業界の掟
3月の確定申告にむけて、業界では徐々に多忙極めようとしております。
この時期を、初めて迎える初任者だった私は、
「ああ、残業と休日出勤が増える……」と不安になったりしたものです。
事務所によっては、初任者に手厚いフォローや配慮がされることもあるでしょう。
でも、私がいたところは、税金のことをよく知らないのに、確定申告書をいきなり作っていました。
上の判断で、習うより慣れろ、だったと思います。
このとき、私は、ひたすら申告書と決算書の数字を、どのように記載するのかを、必死にアンチョコメモを作っていました。
今思うと、ずいぶんと非効率なやり方でした。
いきなり、申告書にメモをするのではなく、税金計算する過程を、図解にして流れを把握することをしておけば、その先覚えるスピードは格段に早かったはずです。
極論、手法、手順だけを覚えるのではなく、まずは自分が仕事をするフィールドをよく見渡すことなのです。
メモの取り方、仕事の覚え方
私は、初めて会計事務所という業態に入ってきた後輩たちに、よくこんなことを言っていました。
「メモは、文字ではなく、絵でとりなさい」
普通、メモは、文字で構成されます。
教える人の言葉を書き取り、時系列に並べて記録する。
これが、一般的なメモの取り方です。
でも、私は、次のように伝えています。
- メモ用紙は、A4コピー用紙。慣れたらA5サイズにしてもいいけど、基本はA4。
- メモの場所は、机の引き出しにすること。その引き出しには、メモ用紙以外は入れない。
- メモの書き出しは、今日の日付とテーマのみ
- 初めて見る書類に関わる仕事の場合、書類のフォーマットを絵にして記録する。
- 知らない専門用語や略語は、最初は書かない。
- 筆記用具の置き場所を決める。即手に持てる場所を定位置とする。
会計事務所は、書類を扱う仕事です。
そのため、だいぶ極端かもしれません。
仕事とメモの紙を混ぜない、まずは全体像を見る。
この2点から、メモ用紙の置き場所まで指定していたのです。
次に、メモの取り方です。
基本、絵や図解で書き、言葉はそれを補完する程度にとどめます。
これは、まだ専門用語の理解が深まっていない段階の話です。
業界用語が理解できるようになれば、今まで図で書いていたことを、言葉に置き換えていきます。
実は、これをきれいに書いたものが、フローチャート図や、マインドマップになるのです。
フローチャート図 まねごとでもいいから、作ってみる。
まずは、これらを、手書きで書くことで、仕事をすることで、どんな結果が生まれるのかをイメージを掴みます。
これが、初めて仕事をするときの、メモ術です。
実は一番大切なこと、フィジカルメンテナンスのポイント
次に、年齢を重ねてからの、新しい仕事をする場合に注意しておきたいことです。
それは、フィジカルの衰えを受け入れるということです。
私の場合、視力でした。
普通の老眼＋乱視で、メガネを作っていたのですが、どうしても、数字の入力場所を間違えてしまいます。
会計事務所では、このミスは致命的です。
若い世代なら、頑張ることができますが、年齢を重ねてくると、無理ができなくなります。
ここで、スパッと老化を受け入れて、仕事を変えるか、補完するためのガジェットを買うかの2択から選びます。
私は、徹底的に視力検査をし、老眼＋乱視＋斜位であることが判明しました。
これでは、数字の行を間違えてしまいます。
でも、メガネを変えてから、ミスがめっきり減りました。
今、思うのですが、私は人が作ったExcelに、入力するのがとても苦手でした。
その点、Notionは、自分で作ることもできますし、データベースと言われる表も、様々な形態に、トランスフォームしていきます。
この、多彩な見え方が、私の目に合っていたのかもしれません。
話を戻しましょう。
図解や絵で書いたメモ。
必ず、振り返りをすることです。
私は、ランチタイムで、振り返りをするようにしていました。
家に持ち帰ると、家庭の仕事が待ち構えておりましたし、通勤時間は娯楽の時間にしたかったので、
昼休みを有効に使いっていました。
ざっくり書いた、A4メモに、ここで初めて自分の言葉を書き添えます。
知らない中で、いきなりメモをするのではなく、まずは図解や絵で書くこと。
そして、業務を体験したあとに、振り返りとして自分の言葉でまとめていく。
こうすれば、効率よく仕事を覚えて定着させることができます。
当時の私にも、教えて上げたかった方法です。
そして、今は、この方法で、今まで経験してこなかった、独立してからの知識を、記録しています。
ぜひ、試してみてください。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
今回から引き継いだ法人税確定申告書。一から必要なところに数字を埋め込む作業を開始。
思いの外、大変。でも、来年への業務効率化のアイディアが生まれてきます。
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
中小企業の社長さま向けブログの更新を配信。
＝おすすめのサービス＝
◉「まずは相談」それぞれの困りごとにアドバイスいたします。
◉自分の力でクリアされたい方向け
◉公益法人運営サポート
公益法人運営サポートサイト↓
