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オフィスのDX化を1日でも早くやった方がいいわけ

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オフィスのDX化は、今や当然のタスクであり、やって当然という時代でもあります。

しかし、本当の意味のDX化を目指すなら、周囲に押されて導入するよりも、もっと早く導入してしまいましょう。

形だけのDX化は、かえって効率性を損なわせてしまうのです。

提供されたら、パソコン仕事を辞めて即いただかないと、アイスが溶けます。

目次

システムのインストールだけではないDX化

昨今のクラウド会計ソフトは、便利になりました。

ひととおり、法令で定められているものは、難なく処理できるようになっています。

しかし、実際に使ってみて、使いづらさを感じる人が多いようです。

理由は簡単です。

システムありきで、DX化を目指そうとしているからです。

素敵な洋服があって、それさえ手に入れれば美人になれると思ったのがつかのま。

実際に買ってみたら、サイズが合わず、あれこれとサイズ調整をしなければならなかったというオチと同じことが起こっているのです。

DX化でよく陥るのが、

  • システムを導入
  • データの移行は本業の片手間で
  • DX推進担当は、一番暇そうなパートさんに……

という人員配置と段取りを組んでしまったら、DX化を望むにはハードルが高くなってしまいます。

DX化とは、システムを入れることではありません。

書類、手間、工程を捨てるところから始めると思うとよさそうです。

情報をどこまでデジタルにするかが肝

最初にDX化に着手するとき、ペーパーレスを目指す話をしています。

それは具体的に、どうすればいいのか、いくつか例をあげてみます。

データ、仕事の属人性を崩す

どうして、仕事は人について行ってしまうのでしょうか。

これは、「業務の属人化」とも言われます。

その人がいないと、仕事の進捗も内容もわからないというものです。

その人の仕事に使うデータも、もちろん属人化されます。

仕事の属人化には、いくつか理由があります。

  • 人手が足りず、ひとりで担うようになったことが発端に。
  • 仕事を理解せず、手順で理解しているため、人に教えられない。
  • 仕事をすることで自分を成り立たせていると錯覚している。

こんなところでしょうか。

DX化とは、人から仕事の情報を剥がし切るところから始まります。

仕事をモノとして考えると、ひとりの人が抱えて運ぶことになりますが、

仕事は大きな川の一部であると考えると、流れている中で、必要な人が入って、必要な分だけ活用するという発想になります。

これは、「山から掘り出したものを運ぶ、白雪姫の小人さん」と「流れる川にお椀に乗って都へ行く、一寸法師」くらいの違いがあります。

ものを持って運ぶ小人さんと、川の流れに乗って目的地へ行く一寸法師

手に持てる量しか運べず、自分の足でしか移動できない仕事から、

情報を川のように見立てて、川の流れに乗って目的地に行ってしまい、情報という川も、最終地のダムに水を貯めていくという発想です。

どちらが効率よくて、一度に処理できる量が多くのかは、一目瞭然でしょう。

仕事する人の手から情報を剥がし、川という流れに載せてしまうのです。

これができて、初めて次への工程に行けます。

ペーパーレスを極めるところから考える

次に、紙でやりとりしていた情報を、ペーパーレス化にします。

例えば、経理で導入しやすい例として、「経費精算」があります。

これは、クラウド会計ソフトのオプションにもあり、DX化を導入するには、一番適しています。

理由は、一つのデータが、色んな人の手に渡って、最終的にファイリングや会計の仕訳に反映されるからです。

まさに、経費という情報を川の中に投入して、要所要所でチェックして、ダムというファイルにストックする様は、まさに一寸法師方式です。

このペーパーレス化は、一部だけだと効果が半減してしまいます。

すべて、デジタルにしてしまいます。

もし、どうしてもできない物があるとしたら、次の情報でしょう。

  1. 取引先からの請求書
  2. 現金で支払ったレシート
  3. 手書き伝票

これらをなんとかして、デジタル化するようにします。

  1. 取引先から紙ではなく、メールまたはWeb閲覧で請求書を送れるか打診します。
    これらの請求書は、電子取引データになります。
    これを、社内ルールに従って、データを格納するようにします。
    (私は、これをNotionのデータベースにSave to Notionという拡張機能を使って格納します)
  2. 現金で支払ったレシートを、電子帳簿で保存します。
    または、現金支払を禁止して、会社が充てがった法人カードで購入を認めるなど、ルールを決めてもいいでしょう。
    とにかく、取引の帳票は、デジタルで残すような取引をしてもらいます。
  3. 手書き伝票を廃止。逆に領収書のない経費申請用のフォーマットを作り、そこに申請するようにします。

このように、デジタル化できれば、あとは、フィルタリングして、部署・該当者ごとの集計をすることができます。

情報からデータへの転換に注力を

DX化が上手く行かない原因の一つが、仕事の情報をデータとして捉えることができない点です。

そのために、「仕事・情報の属人化崩し」「情報からデータへ転換」が必須です。

しかし、この転換になかなか慣れない人が一定数いらっしゃいます。

この切り替えに慣れるには、個人差があるのです。

でも、ここは最初に思い切って、情報をデータ化しないと、せっかくのDX化が中途半端に終ってしまいます。

まずは、情報がデータになっていく過程を体験します。

そして、データから情報を吸い上げる体験をします。

その繰り返しから、徐々にデータ化すれば利便性が高いことに気が付きます。

そのための時間は、用意しておきたいものです。

いきなり、仕事を取り上げてデータからチェックしてくださいと、押し付けてしまっては、アレルギーが発症してしまうからです。

もし、一人でもそうなった人がいたら、その組織でのDX化は一旦ストップしたほうが懸命です。

予定より1年はオーバーしてしまいます。

極力アレルギーを発症させない配慮は、していきましょう。

DX推進担当は経営者に

このように、組織のオフィスをDX化するには、多くの障壁があります。

できれば、この障壁が少なければ少ないほど、成功するということです。

では、どのタイミングでDX化を臨めばいいのでしょうか。

まずは、仕事が属人化する前の段階でしょう。

これは、「創業時」「従業員が少ないとき」「売上規模が年商1,000万円まで」

が目安です。

そして、この規模感は、経営者ひとりで経理ができる規模でもあるのです。

実際には、経営者+バックオフィス担当者という組み合わせでしょうか。

このときが、一番DX化しやすいのです。

事業が回り始めており、バックオフィス担当者が別にいる場合、DX化推進担当は、バックオフィス担当者ではなく、経営者自身が行うのが理想です。

実は、DX化とは、データの流れをデザインする仕事です。

このデザインには、関わる情報すべてが対象なのです。

「情報を制するものは、その場を制する」です。

DX化を担当すれば、気づかれると思いますが、組織の現状が手に取るようにわかるのです。

このデザインの仕事は、本来は経営者が自ら行うことが一番理想です。

このことから、DX化は組織が生まれたとき、動き出してそう間もないときがチャンスなのです。

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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