ペーパーレス化で業務効率をあげるには、一旦紙に書くことを忘れてしまいましょう。
あくまでも、紙へのアウトプットを終着点にしないこと。
ここに気づくことが、デジタル化への移行の成功につながります。
とうとう時刻表もデジタル化
ペーパーレス化だけでは成功しないDX化
今、所属しているNPO法人の会計担当理事としての仕事をしています。
法人税の確定申告書です。
一般的には、税理士に委任して作成・電子申告してもらいます。
でも、資金がたりないので、代々会計担当が自作してきました。
それを今回、引き継いだわけですが、今までパソコン上でデータを作ってきた私にとって、「手書き」というタイムワープ状態の業務で、相当苦労したのです。
- 過年度に必要な別表作成が抜けていた
- そもそも、別表に記載する金額が、別の別表に反映されており、転記だらけである
- 国税、県税、市税と様式がまちまち（当然だが、戸惑う）
- 科目内訳書の作成に、いちいち帳簿をチェックする。
聞いただけで、デジタルの世界で生きている者からみたら、無駄に思える作業ばかりが続くのです。
でも、これらの効率化を目指すには、最初（決算）から最後（納税）まで、すべてデータの中だけで完結させる必要があります。
でも、まだまだ、紙へのアウトプットが終着地であるところも多いのが現状なのです。
紙からデータに移行するときにハマるトラップとは
まず、紙とデータは、似ているようで全く別物であることを知るところから始めます。
このスタート地点を間違えると、本当の意味でのDX化は成し得ないのです。
よく、デジタル化が進まない原因として挙げられるのが、
「データになると、わからなくなる」
という不安です。
これは、その人が使うガジェットの性能が低いことが起因しているのですが、そこに気づく人はほとんどいません。
紙にアウトプットしてくれるとわかるけど、データだけではわからない。
これは、小さな会社によくあるパターンです。
それゆえ、そこでデジタル化を目指そうとすると、紙をただPDFデータに変換しただけになってしまうケースが散見するのです。
正直、PDFデータにするのは手間です。
紙だったら、サクッとファイルするだけなのに、わざわざPDF化して、パソコンのフォルダに格納するという手間が増えてしまいます。
紙とデータは、まったく別物であることを理解するには、この紙出力することを一切手放さないと、成功しません。
ここの意識を変えるには、終着点が紙からデータに変えることです。
そういう意味で、今回の申告書作成においては、国税が紙による申告書の受付を、収受印を廃止し、電子申告では受付のタイムスタンプを付けていることに意味があるのです。
いつ確定申告書を提出したか。
これは、その法人が信頼にあたいするかどうか、税務署の確認によって担保されていたものです。
でも、紙提出は、もう税務署では証明してくれません。
ゆえに、いままでデジタル化をしてこなかった法人は、いやでも電子申告に移行せざるえないのです。
そのためには、この紙とデータは別物にした業務を取り入れるしかありません。
DX化するには引をデータ化する業務から始めよう
実は、最近、タスク管理の考え方を経理に導入してみてはどうだろうかと、考えています。
私は、帳面で管理していたスケジュールを、今Notionカレンダーだけで管理するようになりました。
つまり、タスクを完全にデータ化することができたのです。
ということは、経理もオールデータ化が可能ということになります。
アマゾンなど、ネットでの取引は、すでにデータとして取引の証拠を作っています。
そして、カード取引もネットで管理しているので、同じようにデータ化されています。
紙社会だった契約書の世界でも、電子契約書が簡単にやりとりできるようになりました。
問題は、現金取引です。そして、税法で定められた保存要件が紙だった時代は、データ化することが不可能でした。
でも、今では法整備も進み、すべてデータ化管理できるようになっています。
このオールデータ化構想に必要なことは、
- アナログ取引を間髪入れずデータ化
- ひとつのデータをいろんな集計方法で、分析する仕事をする
この2つです。
1つ目は、現金やりとりしたレシートを、その場でスキャナ保存してしまう方法。
2つ目は、データを紙に出力せず、Notion等で様々な目的でデータの集計分析をするのです。
この2つをルーティン業務として日々の業務に取り入れていけば、いやでも紙出力に依存していた状態から脱することができるはずです。
そのためには、データでどのような情報が得られるか、欲しい情報に貪欲になることです。
「それは無理です」と現場で断られてきた情報が、データのままなら集計分析ができるので、経営者がもっと貪欲になって、みたい情報を欲することが大切なのです。
あとは、現場担当者がデジタルのままで仕事したいという、横着めんどくさがり屋であることですね。
この「めんどくせー」といつも呟く現場担当者が、素直にその気持を受け入れるための教育が必要なのかもしれません。
それにしても、法人税申告書（国・県・市）の手書き作成は、脳も手も痺れました。
もし、デジタル化を広めたいのであれば、無料でわかりやすく、電子で申告できる仕組みを作らないと難しいでしょう。
所得税ならそれは、成功しつつありますが、消費税、法人税は、残念ながら、専門家でないとデータ化はできません。
そんな現実はあることを理解しつつ、自分たちで完結できるところは、オールデジタルを目指し、みんなで楽して儲けてまいりましょう。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
午前中にオンラインでの業務。
午後はオフ。夏のドラマチェックをします。
なんだかんだ行って、朝ドラと大河ドラマは秀逸です。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
＝おすすめのサービス＝
◉「まずは相談」それぞれの困りごとにアドバイスいたします。
◉自分の力でクリアされたい方向け
◉公益法人運営サポート
公益法人運営サポートサイト↓
