フリーランスにとって、一年の総決算、確定申告。
スキャナせず、原本保存する場合のコツを、まとめました。
どっさりとしたレシートの山と格闘される前に、ちょっとした工夫をお試しいただければ。
仕事のスタイルがわかる、レシートの種類と量。
なぜ、領収書は気を重くするのか
この写真のように、レシートには各店のカラーがあります。
へたすれば、横幅もマチマチです。
財布の中で、増殖されてくるこの「レシート」は、経費精算において、なくてはならないもの。
なのに、一年間貯めてしまう方が多いのは、この「不揃い」であることだと考えています。
「不揃い」なのは、用紙の大きさだけではありません。
中に書かれている順番も、微妙に違っています。
日付ひとつとっても、一番上か、一番下に記載されているかなど、表示の順番も異なります。
このレシートのバリエーションは、多岐に渡っており、会計事務所の職人と言われている人たちでさえ、一瞬目を疑うように作業の手が止まることもしばしばありました。
これから始まる「インボイス制度」のおかげで、消費税の表示方法など、統一してきているので、だいぶ楽になってきました。
それにしても、あの小さな感熱紙は、扱いづらい……。
レシートの分別は、洗濯物の仕分け方に似ている
もし、レシートが1年間、貯めに貯めてしまった場合、うまく効率よく入力することができる方法があるのでしょうか。
確定申告の時期に、一年分まとめて領収書の仕訳入力を捌いてきた私には、次の方法で入力時間の短縮を図ってきました。
店舗ごとに領収書を分別
車の駐車場、コンビニエンスストア（できれば、ブランドごと）、ホームセンター、家電量販店、カフェ、飲食店……。
すべて、お店の看板ごとに、領収書を分別してまとめます。
日付の順番は、気にしません。ただ、たまに前年、ひどいのは数年前の領収書が混じってたりするので、それだけは省きます。
店ごとに、勘定科目を決めてしまう
駐車場代の領収書は、「旅費交通費」
セブンイレブンは、ほとんどがマルチプリント代金なので「消耗品費」
ホームセンターは、「消耗品」ものによっては、固定資産になる場合も。少し考えることが必要な領収書は、一番最後に入力します。
つまり、お店ごとに、勘定科目を決めてしまうのです。
一枚のレシートに「消耗品費」「事務用品費」と分けていれることはしません。
たまに、経費にならないものが混じっている場合は、「経費」と「事業主貸」に分けて入力するりかありません。これが、非効率になってきくきっかけになるので、分別のときに、さっと見て、手間の掛かりそうなものは、あとに回すようにしています。
このように、店舗ごとにグルーピングしたら、そのグループごとに入力します。
勘定科目と、摘要欄に記載する店舗名が同じなので、入力スピードが格段に上がります。
日付と金額だけ変えるだけなので、キーボード操作が省略可できます。
律儀に糊付けはしなくてよい
よく、スクラップブックにレシートを貼っている方を見かけます。
この大きさがマチマチな領収書を貼る技術は、実は難しいのです。
一面に貼られた領収書ですが、一番大事な「金額」が他の領収書の下にならないように、うまくずらしながら重ねて貼っていきます。
これだけでも、気が遠くなる作業です。これを一年分まとめてやろうとすると、辛いものがあります。
領収書は、糊付けして保存しなくてもいいのです。
枚数が少なければ、一年分まとめて封筒に入れてしまっても、問題ありません。
分けて保存する場合、月ごとにまとめるとあとから探しやすくなります。
（あとから見返すことは、ほぼないのですが）
枚数が多ければ、月ごとに、店舗ごと区分けをしたあと、会計ソフトに入力していけば、保存までの工程が、簡略化することができます。
入力の効率化は、「行動を制限」or「毎日、毎週経理」
以上のように、一年まとめて処理する場合、相当割り切って作業を進めることになります。
これでないと、一年分の領収書を入力するのは難儀でしょう。
もし、多岐に渡る領収書の場合、大雑把な一年経つまでおいておくことはせず、毎日、または毎週経理をすると決めて処理していくしかありません。
または、事業活動の行動パターンを決めてしまい、領収書の種類を増やさないこともできます。
しかし、いつ何時、仕事の可能性が広がるかわかりません。
領収書の店鋪のバリエーションは、その年の仕事の内容によって変わります。
年に一度の確定申告のために、お店のバリエーションを広げないようにすることは、得策とは言えません。
トータルで考えてみても、日々の経理を重ねることが、一番であるのは誰もが認める事実なのです。
そうは言っても、実際は一年に一度になってしまっている方向けに、YouTubeで詳細を解説しています。
参考にしていただければ。
でも、やはり、経理のルーティン化を目指すことをおすすめします。
インボイス制度が本格スタートします。領収書の入力のため、というより、経営管理としての経理を、ルーティン化しましょう。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
今回から引き継いだ法人税確定申告書。一から必要なところに数字を埋め込む作業を開始。
思いの外、大変。でも、来年への業務効率化のアイディアが生まれてきます。
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