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これなら、年に一度まとめて処理できます。レシートの整理 フリーランスの確定申告

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フリーランスにとって、一年の総決算、確定申告。

スキャナせず、原本保存する場合のコツを、まとめました。

どっさりとしたレシートの山と格闘される前に、ちょっとした工夫をお試しいただければ。

仕事のスタイルがわかる、レシートの種類と量。

目次

なぜ、領収書は気を重くするのか

この写真のように、レシートには各店のカラーがあります。

へたすれば、横幅もマチマチです。

財布の中で、増殖されてくるこの「レシート」は、経費精算において、なくてはならないもの。

なのに、一年間貯めてしまう方が多いのは、この「不揃い」であることだと考えています。

「不揃い」なのは、用紙の大きさだけではありません。

中に書かれている順番も、微妙に違っています。

日付ひとつとっても、一番上か、一番下に記載されているかなど、表示の順番も異なります。

このレシートのバリエーションは、多岐に渡っており、会計事務所の職人と言われている人たちでさえ、一瞬目を疑うように作業の手が止まることもしばしばありました。

これから始まる「インボイス制度」のおかげで、消費税の表示方法など、統一してきているので、だいぶ楽になってきました。

それにしても、あの小さな感熱紙は、扱いづらい……。

レシートの分別は、洗濯物の仕分け方に似ている

もし、レシートが1年間、貯めに貯めてしまった場合、うまく効率よく入力することができる方法があるのでしょうか。

確定申告の時期に、一年分まとめて領収書の仕訳入力を捌いてきた私には、次の方法で入力時間の短縮を図ってきました。

店舗ごとに領収書を分別

車の駐車場、コンビニエンスストア(できれば、ブランドごと)、ホームセンター、家電量販店、カフェ、飲食店……。

すべて、お店の看板ごとに、領収書を分別してまとめます。

日付の順番は、気にしません。ただ、たまに前年、ひどいのは数年前の領収書が混じってたりするので、それだけは省きます。

店ごとに、勘定科目を決めてしまう

駐車場代の領収書は、「旅費交通費」

セブンイレブンは、ほとんどがマルチプリント代金なので「消耗品費」

ホームセンターは、「消耗品」ものによっては、固定資産になる場合も。少し考えることが必要な領収書は、一番最後に入力します。

つまり、お店ごとに、勘定科目を決めてしまうのです。

一枚のレシートに「消耗品費」「事務用品費」と分けていれることはしません。

たまに、経費にならないものが混じっている場合は、「経費」と「事業主貸」に分けて入力するりかありません。これが、非効率になってきくきっかけになるので、分別のときに、さっと見て、手間の掛かりそうなものは、あとに回すようにしています。

 

このように、店舗ごとにグルーピングしたら、そのグループごとに入力します。

勘定科目と、摘要欄に記載する店舗名が同じなので、入力スピードが格段に上がります。

日付と金額だけ変えるだけなので、キーボード操作が省略可できます。

律儀に糊付けはしなくてよい

よく、スクラップブックにレシートを貼っている方を見かけます。

この大きさがマチマチな領収書を貼る技術は、実は難しいのです。

一面に貼られた領収書ですが、一番大事な「金額」が他の領収書の下にならないように、うまくずらしながら重ねて貼っていきます。

これだけでも、気が遠くなる作業です。これを一年分まとめてやろうとすると、辛いものがあります。

領収書は、糊付けして保存しなくてもいいのです。

枚数が少なければ、一年分まとめて封筒に入れてしまっても、問題ありません。

分けて保存する場合、月ごとにまとめるとあとから探しやすくなります。
(あとから見返すことは、ほぼないのですが)

枚数が多ければ、月ごとに、店舗ごと区分けをしたあと、会計ソフトに入力していけば、保存までの工程が、簡略化することができます。

入力の効率化は、「行動を制限」or「毎日、毎週経理」

以上のように、一年まとめて処理する場合、相当割り切って作業を進めることになります。

これでないと、一年分の領収書を入力するのは難儀でしょう。

もし、多岐に渡る領収書の場合、大雑把な一年経つまでおいておくことはせず、毎日、または毎週経理をすると決めて処理していくしかありません。

または、事業活動の行動パターンを決めてしまい、領収書の種類を増やさないこともできます。

しかし、いつ何時、仕事の可能性が広がるかわかりません。

領収書の店鋪のバリエーションは、その年の仕事の内容によって変わります。

年に一度の確定申告のために、お店のバリエーションを広げないようにすることは、得策とは言えません。

トータルで考えてみても、日々の経理を重ねることが、一番であるのは誰もが認める事実なのです。

 

そうは言っても、実際は一年に一度になってしまっている方向けに、YouTubeで詳細を解説しています。

参考にしていただければ。

でも、やはり、経理のルーティン化を目指すことをおすすめします。

インボイス制度が本格スタートします。領収書の入力のため、というより、経営管理としての経理を、ルーティン化しましょう。

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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