新しい環境で、新しく経理業務を担当することになったら、
ぜひ、次の言葉を思い出してください。
「経理って、楽しいよ」
心からそう思えるようになるには、時間がかかるかもしれません。
でも、ポイントを絞って、コツを掴めたら、もうそこは楽園です。
経理業務には、自分に合ったキーボードを使おう
経理での失敗は身がしびれます
私が、4月の人事異動で経理部門に行ったのは、今から30年ほど前の話です。
今とは違って、使っていたパソコンはNEC製、ソフトはオフィスコンピューター。レトロな時代での話です。
当時の私は、ワードプロセッサーしか使ったことがありません。オフィスコンピューターの操作方法も含め、先輩たちに手取り足取り教わって、経理業務を覚えてきました。
少し慣れてきて、独り立ちした頃、今度は、リカバリーが大変な失敗をするようになります。
普通だったら、多少目をつぶっても問題ないことでも、経理では勘定が合わず、締めることができません。
金庫の残高合わせができず、いつまでたっても帰宅できないという、厳しい業務が生まれてしまいます。
テレビドラマで、銀行窓口業務で勘定が合わず、行員が帰宅できないあのシーンを思い出していただければ、想像たやすいでしょう。
このような、しびれる失敗を重ねてきて、徐々に間違わないような対策を自分で講じるようになります。
私の場合、自分の失敗対策で繰り返してきた目の付け所ポイントを、紹介してまいります。
経理攻略ポイントとは
経理での失敗を回避するには、以下のように工夫してきました。
- 業務をルーティン化
- 業務工数を記録して、再現性を担保する
- 使う文具やガジェットのしまい場所を決定する
- 机の上は、絶対に小物で場所を占拠させず、
- 使う道具をケチらない
- 帳票の不備は、失敗のもと。自分で他の人の失敗をカバーしようとしない
（つまり、躊躇なく差し戻しする） - 簿記3級検定試験を受験
- 電卓を使うなら、手のひらより大きめの12桁以上早打ち対応の電卓を買う
- 電卓のメーカーは、コロコロ変えない。覚えたキー配列で早打ちができるようトレーニング
（シャープ、カシオ） - 電卓の早打ちで、打ち間違いに気づけるようになる
- 電卓の遅打ちは、間違い入力の元である
- 業務中の雑談で、仲間の危機を感じ取る
- Excelの関数に慣れる
- Excelピポッド集計になれる
- Excelマクロを見様見真似で作ってみる
- めんどくさいなぁと思ったら、工数を減らせないか見直す
- 筆記用具は大事。自分のお気に入りを用意する
- 筆記用具は、できたらジェットストリーム。
- クリアファイルが余ったら、こっそり自分用ストックにもわけておく
- メモ用紙は、コピー用紙で自作。枠が印刷されたものは使いづらい
- 間食は極力避ける。食べだしたら止まらない
- 訂正作業は、自分が作った伝票のみ。他人の間違いは、本人に直させる
- モニターの位置は、高めに設定
- 視力にあったメガネを。老眼に抗うな
- 残業はしない。定時で上がれるよう部署内工数を減らす
- マニュアルは、Notionに記録する。
- 業務の傍らに、Notionを開いてタスクをチェックしていく
- 期日がある業務は、一日の中で午前中に着手する
- 昼休みに職場にいないようにする。メリハリを
- Excelの合計値が正しいかどうか、計算範囲を確認するクセをもつ
- 公認会計士による会計監査で指摘受けないよう数字の整合性を都度チェック
- 肩こり腰痛対策は、定時上がりしかない
まだまだ、工夫してきたことはあったかもしれません。
ただ、大きくわけると
- ガジェット（電卓・キーボード・筆記用具など）にこだわる
- 定時であがる
- 他人のミスは、本人に直させる
- 仕事のルーティン化
この4つがポイントのように思います。
基本、経理部門での問題は、その部署全員でカバーに入ります。
ひとりでも、大変な人がいないよう仕事のレクチャーは親切に教えてもらうところが多いです。
あと、今やっている仕事の意味がわかると、ミスを減らす効果があります。
それは、数字の流れを知る、つまり簿記を勉強するということです。
勉強するなら、簿記3級
自分が経理の仕事をすることがわかったら、まずは簿記3級の勉強を始めておきます。
勉強することで仕事覚えのスビードが格段に早くなります。
できたら、簿記3級を受験してみましょう。受験することで、自分の苦手分野から目をそらさないですみます。
つまり、苦手な仕事対策を講じやすくなるのです。
経理業務の効率化は、失敗しないで早く処理や決断ができるようになることです。
こうして、生まれた時間で、じっくり考える仕事（新しい取引の処理など）に取り組むようになります。
経理は、ひたすら受け身で仕事するものです。
外の部署の動き次第で、残業時間が生まれたりすることもあります。
また、決算時期になると、仕事量も増えてきます。
そのかわり、閑散期もはっきりしており、長期休みの予定が立てやすいという利点があります。
経理部門で働いているうちに、新しいスキルを身につけることもできます。
この春から、経理の仕事をすることになる方へ
指示される仕事を覚えつつ、自分の仕事環境を整えて、自分が失敗しにくい環境を作り出せることを目標にしていきましょう。
たいてい、みな失敗するものです。
落ち込むかもしれませんが、必ず乗り越えることができます。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
今回から引き継いだ法人税確定申告書。一から必要なところに数字を埋め込む作業を開始。
思いの外、大変。でも、来年への業務効率化のアイディアが生まれてきます。
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