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経理・会計のプロが心がけたい、伝わる言葉選び

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とりあえず、確実に人にお願いしたことを、即成果に上げるには、どのように伝えたらいいのでしょうか。

それは、否定形である禁止事項を伝える方法がてっとり早いです。

でも、言われた方は、拒絶された気持ちを持ってしまいます。

この、お願いする側と、依頼される側の壁をいかに低くするかが、これからの課題なのかもしれません。

安全を確実に守る禁止事項の看板

目次

命に関わる場所で使われる否定形文

駅のホームに立っていると、こんな文面をよく見ます。

「立入禁止」

確かに、危険な場所に心得のない人が立ち入ると、危ないのは当然です。

とくに鉄道の世界では、訓練された人しか立ち入らない場所が多くあり、安全運行のために禁止事項の案内がたくさん貼られていることに気が付きます。

そういえば、私が小さかったころ。早朝の銀座線のとある駅でお手洗いにいきたくなり、今はなき駅売店の開店準備をしていた店員さんにお手洗いの場所をおそわりました。

「本当はいけないけど、つらそうだから……」と、駅の従業員専用のお手洗いに案内してもらったことがあったのです。

和式トイレにはいっている間、わずか数センチのところで銀座線が走る様は、まさにプロしか立ち入れない場所です。

こんな場所を乗客の人が立ち入ったら、人身事故が起こるゾと、ヒヤヒヤして用を足したのを思い出します。

おおらかな時代だったからの話です。今、その駅にいくと、そこへの道がなくなっています。

まず、なんのために利用する人たちにお願いをするのか。その目的を考えてみます。

鉄道の場合、「安全」です。

ダイヤ運行を守ること、人の命を守ること。とにかく「守る」ことで、事業を続けることができるわけですから、確実にリスクを排除するのは当然です。

よって、短く、わかりやすく伝える方法として、「禁止事項を伝える」手法が使われています。

法律も「限定」と「禁止事項」が多い

今回の確定申告で、消費税申告を初体験する方が多かったと思います。

実際に、申告書を作成するときに、制約が多いことに違和感を感じた方がいらっしゃるのではないでしょうか。

これは、法律によって、決められたことが多いためとも言われています。

なぜ、法律は、がんじがらめに感じてしまうのでしょうか。

様々な意見があって、良い法律かどうかの論争もあったりします。

しかし、一般的に、法律はたくさんある価値観の中で、公平に取引できるようにルールを決めているためだと言われています。

そのルールが正しいかどうかは、見解が様々ありますが、世の中でこのラインでいけば、公正性が1番高いのでは?という仮定で、法律が決められているという前提です。

そのルールに従うには、自分の価値観との折り合いをつけていく作業になるのですが、そのときに感じるフラストレーションにどう落とし前をつけるかです。

正直、社会では個人が抱えたフラストレーションを解決してくれる仕組みはありません。

それより、禁止事項を伝えて、確実にルールを守ってもらうことを目的としているので、ルールに縛られることに辟易してしまうというわけです。

経理・会計のプロは、前向きな言葉で話せるようにしたい

今、誰もがAIを使えるようになっています。

また、クラウド系会計ソフトを利用すれば、とりあえず申告書まで生成してくれる時代になりました。

かつては、専門家にお願いしないとできないものが、知識がなくてもとりあえずできるようになっています。

しかし、本当に正しく作られているのか、自身持って「はい、これです」と出せるのか、それは別物のように感じます。

これから、専門家に求められるものは、「これはダメ」ではなく、「こうしましょう」と肯定文で伝えられることが求められているように思います。

確かに、ダメなものはだめだし、融通利かすこともできません。

そこは、専門家の人が、初めて法律にふれる人たちに、伝わるように通訳する働きが求められていくはずです。

そして、アドバイスを受ける方も、ルールに合わせる意味を理解する努力も必要です。

 

さて、鉄道の世界で、禁止事項をユーモア持って伝える看板を見かけたことがあります。

確かに、言葉では禁止事項をはっきり伝えていますが、

添付されている写真に、なぜかユーモアを感じます。

ホームドアの設置され始めた頃、どうやったら利用される方に伝わるか、よく考えて作ったポスターであることが伝わります。

鉄道マンが、私服で演じるハードボイルドな乗客ですが、ダメなことを相手に伝わりやすい表現で発信できることが、これからの専門家に求められているスキルなのかもしれません。

「これではいけません!」から、「こうすると〇〇だから、避けましょう」

そんな言葉かけができるようになりたいものです。

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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