もしかしたら、資金も人員にも恵まれている大企業よりも、中小企業の方がバックオフィスのDX化で強みを発揮しているかもしれない。
最近、そのように思うようになりました。
一見、大企業の仕事には、多くの人が関わっているので、派手に見えがちですが、地道な中小企業での改革は、効果が出るまでのスピードが、どこよりも早いのです。
マス・マーケティングによるプロモート戦略
資金力と人海戦術で有利な大企業にできないこと
中小企業の強みを、ランチェスター戦略に落とし込んでみると、その理由はすぐにわかるはずです。
まず、ランチェスター戦略について、ざっくりと振り返ってみます。
- 局地戦…ビジネスの領域を絞る
- 一騎打ち…1社限定と競合する
- 接近戦…敵ではなく、顧客に接近する
- 一点集中…1点に絞って戦う
- 陽動作戦…競合相手の裏をかく戦法
つまり、広く宣伝するマスコミュニケーションではなく、パーソナル・コミュニケーションによる戦略で、確実に勝ちに行くというパターンです。
これについては、経営を勉強されている経営者の方なら、みなさんご存知ではないでしょうか。
マーケティングでは当たり前なこの戦術ですが、実は社内の業務改革でも、十分に対応できるのではと、皮算用してみました。
- 重要な分野へのDX投資集中
- DXの早期実施で競争力維持
- 変化に素早く対応する機動力
- デジタル人材の確保・育成
- コア業務の徹底的なDX化
つまり、決断までの稟議に、圧倒的な時間短縮で実行できること。
余計な資金がないため、無駄な改善をしないで済むこと。
自前の人員で、DX化の対応ができること。
ついでに、業務の工数断捨離に手をつけやすいこと。
このように、小回りが効くからこそ、DX化による効果は、大企業と比べて圧倒的に早く得られます。
スタートダッシュが早いことは、ビジネスにおいては最大の強みでもあります。
あと、1番の強みは、社長自ら動けるということです。
大企業は、そうはいきません。
内部統制で稟議を回していく過程で、どんどん状況が変化してしまいます。
これこそ、大企業のアキレス腱とも言えるのです。
小さな会社の1番の強み
中小企業の1番の強みは、社長にあります。
ビジネスの最先端に立っており、実務に近いところにもいて、従業員の顔がよく見える関係にいます。
そして、何よりも決裁権を持っていることで、即決スピードが早く、どこよりも着手することができる点です。
そして、現場からの声にも1番近いところにいます。
これによって、どこにテコ入れすればいいのか、自分たちで判断することが可能になるのです。
そして、外部の専門家との連携も早いのも、中小企業の強みです。
社長が即、顧問税理士に連絡して相談を持ちかけることができます。
それによって、コンプライアンス遵守も可能になります。
企業バックオフィスの業務改革に、1番の力になってくれるのが、経理担当者です。
まずは、パソコン操作に慣れていること。
普段から、事務仕事に問題意識を持っていること。
この2点を持っている経理担当者がいらっしゃるなら、確実にその会社は生まれ変わることができます。
このように、社内で経理を内製化している中小企業が、1番有利であるバックオフィスのDX化は、やらない手はないです。
もし、改善が成功したら、次のような副産物が生まれます。
- 外部からの信頼性が高まる
- 経理業務の時間短縮で、月次試算表を早く出す工夫ができるようになる
- 月次決算の早期化で、社長の経営判断スピードがより早くなる
- これらによって、売上や資金繰り戦略に時間を投下することができる
- 税理士への相談が早くできることで、資産を守ることができる
もう、いい事づくしです。
具体的アクション
では、実際に何をすればいいのか、検証してみます。
重要な分野へのDX投資集中
まず、実務を担っている経理担当者からヒヤリングをします。
もしかしたら、経理業務の手前で、現場が1番困っているかもしれません。
それを1番肌で感じているのが、経理担当者なのです。
もし、経理担当者に笑顔がない場合、もしかしたら外からの圧力で、ストレスをかかえているかもしれません。
経理担当者の働きやすさが、会社がうまくいっているかどうかの指針になります。
つまり、経理担当者の笑顔は、会社の業績に反映されているのです。
DXの早期実施で競争力維持
いきなり、本格的なシステムをいれるのではなく、ちょっとした作業の効率化を目指して、小さく始めることをおすすめしています。
小さい改革の強みは、スピードです。
そして、一箇所効率化できれば、自然とそのほかの業務にも、効率化の波が押し寄せていきます。
バックオフィスの仕事は、川の流れのようなものです。
一箇所小さなダムを作って、川の流れを整えれば、他に着手できそうなところを見つけるのはたやすくなります。
いきなり全部変えるのではなく、一箇所だけから手をつけていきます。
私がおすすめするのは、現場からの経費精算をDX化することです。
紙でまとめてハッチ処理で提出されるより、都度都度データを飛ばしてくれたら、あとは経理担当者がチェック業務を行います。
変化に素早く対応する機動力
この機動力の源は、社長です。
もっと楽に、数字をチェックできないだろうか。
もっと早く、数字を見ることができないだろうか。
もっと自分に時間がうまれてくれないだろうか。
この社長のわがままこそ、素早い変化に対応する機動力なのです。
もし、現場から「無理です」と言われたら、即改善ネタが転がっている証拠です。
早速、何が問題なのか、よく調べてましょう。
よく間違えるのが、社長の思い込みで、結論を出すケースです。
ちゃんと、経理担当者の負担を共感できる、聴く力も養っておくようにします。
デジタル人材の確保・育成
一言で言います。
経理担当者を育てましょう。
では、だれが育てればいいのでしょうか。
社長は、経理担当者にとって、上司です。
本当の問題点など、打ち明けてくれる関係性があるかどうかで、効果は全く変わってしまいます。
では、会計事務所でしょうか。
事務所によっては、できることが変わってきます。
1番は、経理に詳しい業務改善を提案できるところに、お願いするケースです。
基本、外注先は、まるごと業務を代行するところが大半です。
でも、自力での成長を促せるところがあれば、経理担当者の能力もアップすることができます。
ただ、社長と経理担当者と教育する人と会計事務所がタッグを組むのが1番の理想です。
その理想な環境を作るのは、社長しかいません。
コア業務の徹底的なDX化
幸いに、資金が限られているので、無駄なことをするリスクがありません。
これは、本当に中小企業の強みと言えます。
DX化に向けたプロジェクトチームが立ち上がったら、どこから手をつけたらいいのか、決めていきます。
私は、いきなり改善する前に、まずはNotionでDX化の試運転をすることをおすすめしています。
Notionなら、元手をかけず、DX化したときの変化を気軽にテストすることができます。
良ければ、そこに資金投入して本格DX化してもよし。
Notionでじゅうぶんだとわかれば、Notion構築に力をいれていけばいいのです。
中小企業のDX化を阻むものがあるとしたら、それは、変化する先が見えない怖さだと思います。
それは、至極当然なことで、そこを無理に乗り越えるのは、得策ではありません。
もし、知らない未来ならば、水先案内人の役割を持つ人を導入すればいいだけです。
社長の変わりたい気持ちに共鳴する税理士の先生がいらっしゃれば、改善することに協力をお願いしてみましょう。
また、税理士の先生は忙しく、なかなか難しいのであれば、私を利用いていただくこともできます。
せっかくの強みです。
どんどん活かして、社長をはじめ、皆さんの業務効率アップで、新しいことに時間を割くようにしていきましょう。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
今回から引き継いだ法人税確定申告書。一から必要なところに数字を埋め込む作業を開始。
思いの外、大変。でも、来年への業務効率化のアイディアが生まれてきます。
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
中小企業の社長さま向けブログの更新を配信。
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