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Notionと経理 会計ソフトとの連携を考える

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※ケーブルで繋がれた2つのキーボード。連携の仕方は様々です。 By iPhone 12 mini

 

目次

Notionの使い勝手の良さから夢が広がる

 

Notionというオールインワンアプリがあります。

ブラウザ版、iPhone、iPadアプリに、一つのアカウントで入っていれば、同期のレスポンスが早く、

無料で使える範囲も広いと、評判のツールです。

 

最近、そのNotionが、様々なツールとAPIで連携できるようになり、使い勝手が格段に上がりました。

特に、数字関係の連携がスムーズで、会計経理になれない個人事業主の方々が、会計ソフトより

Notionのインターフェイスが親和性が高いので、Notion→会計ソフトの連携を期待しているようです。

 

このように、Notionというツールは、可能性が広く何でもできてしまう万能選手のように見えるのですが、

万能であるがゆえ、経理の専門家として、会計ソフトとの連携は、残念ながら避けた方がいいと判断しています。

家計簿として、運用するのであれば、ぜひとも積極的に活用したいもの。

しかし、事業の経理としてはオススメできないのです。

その理由を、整理してみようと思います。

 

Notion→会計ソフトがなぜ、避けた方がいいのか。

 

結論を申し上げると、

「会計ソフトの中は、複雑怪奇な簿記の動きをしており、都度変わる税法に対応しているから」

でしょうか。

美しいアーティスティックスイミングで、華麗なリフトを披露されますが、水の中では、大勢のメンバーが

重ねるように、激しい立ち泳ぎで、水上の選手を支えている、

あれと同じことが、会計ソフトの中で行われていると思っていただければ。

 

簿記のしくみ

 

まず、ただ数字を取り込んでいないというのは、ソフトの中で「仕訳」というものが切られているからです。

 

ひとつの取引を、「借方」「貸方」に分けているのですが、これは、「どの財布に(から)」「何が入る(出る)」の2つの情報を、派生させています。

下手すれば、2つだけでは飽き足らず、3つ4つの仕訳に分けることもあるのです。

たった一つの支払い金額に、それだけの意味が含まれているとは、誰も気が付かないものです。

 

紙からデータへ オンラインショップの領収書が漏れやすい

 

もし、その仕訳のしくみがクリアしたとします。

でも、かつての「紙の領収書は絶対に捨てるな」と言われた時代なら、なんとかなっているかもしれませんが、

今の時代は、「ネット」「デジタル」が主流になりつつあります。

オンラインショップで購入したものは、メールに送られるだけで、紙の領収書を発行してくれません。

つまり、今は、紙の領収書とデジタルデータの両方が存在しており、経理事務の煩雑さを産んでいます。

このことが、下手に入力デバイスを増やさず、会計ソフトの一本化が、結局の所、効率性が高くなるのです。

 

電子帳簿保存法のスキャナ保存要件が厳しい

 

現在、施行されている(2022年8月現在、猶予期間ではあるが)「電子帳簿保存法」は、

この紙とデジタルの統一化を目指しています。

つまり、紙の領収書をスキャナすれば、紙の領収書を保存しなくてもよい、というものです。

ただし、これには、要件があります。国が認めたタイムスタンプが付与されていないと、認められないのです。

 

もし、NotionにiPhoneの写メを登録できたとしても、認められません。

せっかくスキャンしても、また、会計ソフトのスキャナを通さなければならない、または、領収書の保存をしなければならない、という、効率的とはいえない状況になってしまいます。

これでは、かえって手間がかかり、間違いの元になるので、避けたいものです。

 

インボイス制度まで網羅できるか

 

2023年10月から始まるインボイス制度が、輪をかけて難しくしていきます。

同じ領収書でも、課税事業者登録番号という数字が、あるかないかで、処理が変わるからです。

もう、こうなったら、会計ソフトの中の人に、頑張ってもらうしかなく、お手上げです。

 

経理のわたしでさえ、間違いなく処理できるかどうか、自信がありません。

会計ソフトに、領収書や請求書をスキャナして、番号を読み取ってもらい、判断するところを、

途中でNotionが読み取ってしまい、中途半端な情報しか会計ソフトに連携されないというリスクがあるとしたら、

私はこわくて、Notionを使うことができないと思います。

 

 

このように、とても見やすくて扱いやすいNotionを会計ソフトへの入力デバイスとして利用するのは、

ほとんどオススメできないわけです。

 

会計ソフト→Notionが最適解

 

では、Notionと会計ソフトの連携はできないのでしょうか。

私は、会計ソフトからのアウトプットを、Notionに取り込むことは、大いにオススメしています。

 

例えば、会計ソフト→Notionの場合、

月の売上明細を、Notionに吐き出して、売上推移をデータベースで確認する。

入金予定日を含めることができたら、入金予定カレンダーを作ることができる。

といった、資金繰り計画に大いに役立ちます。

動画販売→経理担当者向け Notion入出金管理術

 

Notionがいいのは、このデータを共有したい人と、リアルタイムで共有できる点です。

会計ソフトから出力される帳票と言われるものは、一般的にわかりにくいものです。

それを、Notionで見やすくすることで、より事業への分析を深めることができるので、

私は、積極的に会計ソフト→Notionを推進しています。

会計ソフトが考えて集計してくれた結果を、見やすくするためのNotion。

これからも、この可能性を探っていきます。

 

=編集後記=

【昨日のできごと】

いつも夕方にブログを書くために使っているパン屋さんの喫茶。
昨日は、ランチの時間帯に入ってみたら、人が多く、食事の提供も時間がかかってしまいました。
時間帯も、場所選びに大切なんだと改めて実感しました。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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