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小さな会社と個人事業主の経理DX 成功したければ電卓をしまい込もう

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決算を終えてふと思うこと。

それは、もっと楽に経理をやりたいという思いではありませんか。

であれば、思い切って、紙と電卓を封印してしまいましょう。

パソコンとスマートフォンのカメラ機能だけで、経理と決算を進めるのに必要なことをピックアップしてみます。

スマートフォンの計算機。これは絶対に封印しておきたい。

目次

まさか、レシートを電卓で集計していませんか

今回の確定申告で、もしかして紙のレシートをかき集めて電卓を叩いたりしていませんか。

このブログを読んでくださる方なら、そんなことはないと思います。

でも、現実は、まだ紙と電卓で経理をしているケースは多かったです。

特に、年に1回まとめて経理処理をする場合、デジタル化にするより、ざっとかき集めて集計する方が断然早いわけです。

紙と電卓のよさは、もちろんあります。

  • 瞬発力で多くのデータをざっくり集計することができる。
  • 集計作業の途中で、抜いたり足したり融通が効く。
  • 見た目(レシートの枚数)で、取引の量を把握することができる。
  • レシートを触ると、その時の記憶が蘇る。

実際に、記帳代行をするときにレシートを触るのですが、持った瞬間、その方の人となりが伝わってきます。

指の皮膚感覚から、そのときの現場の様子が見えるのです。

 

例えば、建設業のお客様。

コンビニのレシートの保存状況と購入物、金額をみて、こんな景色が見えてきます。

現場でのランチタイム。従業員の方が社長に

「ごちそうさまです」

と言いながら、レシートを渡しているかもしれない……。

そんな画が、入力しながら頭の中で湧いてきたりします。

 

紙のレシートからは、数字だけではない、様々な情報が盛り込まれているわけです。

デジタル化してしまったら、そんな微笑ましい景色が見えなくなります。

だから、デジタル化に違和感を感じる方がいらっしゃるのは、当然のことなのです。

小さな会社での経理DXの本当の目的

とはいえ、世の中はどんどんデジタル化していきます。

これはしょうがない、時代の波と言えるでしょう。

こうなれば、レシートに味があるなんて、言ってられるのは時間の問題だということです。

では、レシートの良さを捨ててまで、デジタル化にメリットがあるのでしょうか。

私が思う答えは、Yesです。

正直、指から得られる情報量は、全てにおいて役に立つものとは言えません。

従業員さんの笑顔を連想することができても、社長の心の中で抱える悩みは見えてこないのです。

経理をデジタル化にすることで、得られるメリットは、ずばり

「時間をつくる」なのです。

紙と電卓で経理をする場合、バッチ処理でデータを集計していきます。

しかし、デジタル経理の場合、取引が生まれた瞬間から、随時経理処理ができるのです。

かっこよく図解にすると、こんな感じです。

claude3で生成してみました。

バッチ処理は、まとめてデータを集計するので作業時間がかかります。

そして、データを閲覧できるようになるまでに、すべてのデータを集計するまで、こちらが待機せざるえないのです。

でも、デジタルによるフロー処理は、リアルタイムで区切って出力することができます。

つまり、途中経過のデータを閲覧することができるのです。

正直、人の脳はよくできています。未完成のデータ集計でも、その先の着地がどうなっているか、おおよそ検討がつくのです。

日々刻々と状況が変わる現場では、どちらの経理が適しているか、一目瞭然です。

デジタル化によって生まれた時間で、じっくり経営分析するものよし。

すわ売上が予定より少ないとわかれば、即営業に回ることだってできるのです。

特に、小さな会社や個人事業主の場合、経営者ひとりで切り盛りしています。

リソースが限られているのです。

これからは、デジタルが変わりにやってくれることはどんどんお願いして、経営者しかできない仕事に、全エネルギーを投入してこそ、事業が回っていくわけです。

経理の自動化をどこまで極める?

さて、デジタル化の意味はご理解いただけたかと。

でも、どこまでデジタル化すればいいのでしょうか。

ソフト会社の言う通りにしなければならないのでしょうか。

そこをしっかり、自分の身の丈を理解していないと、経費が膨れていってしまいます。

自分に合った基準の見つけ方は、自分自身の経理能力にマッチした内容になります。

最低限、電子取引保存ができるようにしておけばOKです。

電子取引保存、とりあえず手持ちのソフトでやってみる NotionとiPad mini6

次に、営業しなければと、お尻に火が付くには、どの数字を見ればいいか、で見るべき数字が決まります。

粗利(売上ー原価=売上総利益←この割合)を見れば、同じ業種と規模の粗利と比較することで、市場での競争力があるかどうか判断することができます。

また、貸借対照表の自己資本率をみれば、借入できる金額など、想定することができます。(現実は、違ったりするので一概に言えませんが……)

このように、決断するのに必要な情報を、時間かけずに収集できるには、どのような仕組みにすればいいのかを、決めていけばいいのです。

自動車のライン工場でのライン設計と同じです。

 

このように、紙と電卓で知り得た情報は、なくなりますが、そのかわり、時間が生まれて新しいことを作り出せる可能性が生まれるのです。

もし、従業員の言葉にならないところを知りたいなら、コンビニのレシートではなく、眼と眼をみたコミュニケーションから見つければいいのです。

さあ、紙と電卓を机の上から片付けてしまいましょう。

あるのは、パソコン、スマートフォンのカメラ、あればタブレットです。

そのためには、ガジェットに慣れるところから始めるといいかもしれません。

新しい可能性を自分の力で産み出すために、経理のDX化を進めていきましょう。

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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