電子取引保存、とりあえず手持ちのソフトでやってみる　NotionとiPad mini6

※電子帳簿保存法にそった電子取引データベース　You Tubeよりスクショ。

 

電子帳簿保存法が施行されて半年が過ぎました。

2年の猶予期間があるとはいえ、今からメールで届いた書類を、データのまま保存する習慣を身につけるチャンスだと思っています。

 

自分たちの効率化のためにやってみる

 

法律が変わり、それに従わなければならないとき、

効率的な仕事に変えていくチャンスととらえましょう。

積極的に、変化を受け入れることで、新たな時間を手に入れることができるからです。

 

さて、この場合、システムをどんと入れて機械に任せていくのか、

今持っているリソースを活用して、資金をかけずに効率的に工夫できる方法を探るのか、

これは、組織の規模や性質によって、変わってきます。

 

今回紹介する例は、新たに大きな資金を投入せず、一人のバックオフィス担当者に押し付けない、

会社全体で新しい仕組みを取り入れて、業務全体を改善するきっかけにするものとして、

この「電子帳簿保存法」のうち、電子取引データ保存について、可能性を検討してみました。

 

電子取引保存要件

 

電子取引データの保存とは、「電子帳簿保存法」のうち、

メールやwebで、贈られてきた請求書や領収書を、電子データのまま保存するものです。

かつては、このようなデータは、紙出力して保存することが決まりになっていました。

しかし、この「電子帳簿保存法」が施行されてから、データはデータのままで保存しなければならなくなったのです。

 

要件は、おおまかに次のようになっています。

・タイムスタンプは、認証を受けたシステムであること（真実性）

・検索しやすいようにすること（可視性）

 

この認証を受けたタイムスタンプを導入するためには、その機能を持った会計ソフトにしなければなりません。

しかし、中小企業や個人事業主といった、ひとりで経理をする場合、わざわざ今まで利用していたソフトを変えるには、大変エネルギーがかかります。

また、機能を持ったクラウド会計ソフトを持っていたとしても、追加料金を支払って、毎月の出費が増えることも、負担が大きくなるのです。

であれば、今使っているリソースで、無理なく続けられる方法を作ればいいわけです。

これには根拠があります。

 

法律でも、タイムスタンプを導入出来ない場合、

・事務処理規定を備え付ける。

・ファイル保存ルールを、決めておく。

取引先や月ごとなど、ルールを決めてフォルダにまとめておく。

ファイル名の法則を定めること。日付、金額、取引先名、帳票の種類等を

・探しやすいように、Excel等で検索簿をつくっておく。

といった、対処方法でも、電子取引データ保存をしているとみなしているからです。

 

今回は、こちらの要件に沿って、Notionでまとめられるかどうか、やってみました。

 

操作は至って簡単、PDFファイルを添付するだけ

 

データベースを作る

 

まず、Notionにデータベースを作ります。

様式は、テーブルビューを選択します。

ファイル名の要件にされている、4つの項目と、自分で必要と思うものをプロパティにします。

ここでは、

取引先、金額、タイプ（帳票の種類）、購入日、データが作られたタイムスタンプ、

そして、URLと、勘定科目もつくってみました。

これだけで十分でしょう。

 

ちなみに、取引先データベースとリレーションを組むことで、取引先データを引っ張ってくることができます。

そうすることで、取引先の詳細を、随時確認することもできます。

私は、関連する勘定科目も、参考にタグ付けしています。

 

テーブルビューにすると、このようになります。

※データベースの一部

もうこれで、要件である、

・ファイル名で必要とされる項目と、統一することができる。

・簡単に検索かけることができる。

をクリアしています。

 

iPadなどから、Gmailにきた領収書を添付する。

 

やり方は、基本機能のみ使うだけで、難しくありません。

こちらのYou Tubeで、解説しているので、参照していただければ。

 

実際に、取引簿にメールの領収書を添付してやってみたので、

こちらをごらんください。