なぜ経理は正しい数字を出せないのか＜内部統制の崩壊＞を防ぐ

気づけば、また数字がズレている。

会議のたびに「こんなはずじゃなかった」とため息が漏れる。

経理担当者はきちんとやっているつもりなのに、なぜか数字が合わない——。

これ、実はどの会社でも起こりがちな「あるある」です。

今回は、かつて経理・会計担当だった自分自身の経験も踏まえながら、

なぜ正しい数字があがらないのか、そしてそれを放っておくとどうなるのかを掘り下げていきます。

「正しい数字」とは何か？

そもそも、「正しい数字」とは何を指すのでしょうか。

会計基準に則った処理がされている、というのはもちろんですが、

現場感覚で言えばもっとシンプルです。

• 現場が「これだけ売った」「これだけ使った」と報告している数字

• 経理が集計して出している数字

この2つが、ほぼブレずに一致していること。

これが、経営の舵取りに使える「正しい数字」です。

しかし、現実はなかなかそう簡単にはいきません。

なぜなら、数字を作るプロセスのどこかにズレが生じるからです。

正しい数字があがらない主な3つの原因

緊急対応に追われる現場

まず、現場の「緊急対応」が原因になるケース。

たとえば、急な発注や差し替え対応、トラブル処理など。

こういった緊急案件は、

「とにかく現場を回すこと」が最優先され、

本来必要な帳票や申請を後回しにしてしまいがちです。

結果、経理には正式な書類が回ってこず、

「いつ、誰に、いくら使ったのか」がわからない。

現場からすると「ちゃんとやったよ」なのですが、

経理からすると「記録がないので集計できない」というわけです。

担当者変更による伝達漏れ

2つ目は、担当者の異動・退職による引き継ぎミス。

例えば、

• 取引先との取決め内容

• 特別な支払いルール

• 独自運用されていたエクセル表

こういった「暗黙知」が、担当者交代とともに消えてしまうことがあります。

引き継ぎ資料に書いてあったとしても、

細かいニュアンスやイレギュラー対応までは伝わりきらない。

その結果、現場では「いつものやり方」で処理され、

経理では「想定外」の数字が上がってきてしまう。

本人たちも悪気がないので、ミスに気づかず進行してしまう怖さがあります。

現場との温度差

そして、3つ目は「温度差」。

現場からすると、

• 売上をあげること

• 顧客対応を最優先すること

が第一であり、数字管理は「できればやりたくない面倒な作業」です。

一方、経理側は「正確な数字をあげること」が最重要任務。

この価値観のズレが、細かいミスや後回し、

最悪の場合は「適当に埋め合わせる」という事態を引き起こします。

たとえば、

• 仮払金の精算が何カ月も放置される

• 現場の手持ち台帳と本社の集計がズレる

• 消費税区分を間違ったまま入力される

こういう小さなズレが積もり積もって、

正しい数字をあげることが難しくなっていきます。

このまま放置すると何が起こるか、そしてどうすればいい？

では、この状態を放置するとどうなるか。

結論から言えば、「内部統制の崩壊」です。

内部統制とは、

会社の資産を守り、不正を防ぎ、経営判断に必要な情報を正しく整える仕組み。

これが機能しなくなると、

• 不正な支出や横領が見抜けない

• 経営判断を誤る

• 資金繰りに支障が出る

• 税務調査で否認される

など、会社そのものがダメージを受けるリスクが一気に高まります。

特に怖いのは、不正が起きたときに「誰も気づけない」状態になること。

ズレが当たり前になり、誰も違和感を持たない——。

これこそ、静かに会社が壊れていく典型例です。

こうした崩壊を防ぐには、何をすればいいのでしょうか。

正直、万能薬はありません。

ですが、「まずこれだけはやるべき」という対策は存在します。

緊急対応にも必ず「事後処理ルール」を設ける

現場が緊急対応をするのは仕方ありません。

だからこそ、「後から必ずこれだけは提出する」という最低限のルールを作ります。

例えば、

• 緊急時専用の簡易申請フォームを作る

• 48時間以内にフォロー申請を義務付ける

など、現場の負担をできるだけ減らしながら、抜け漏れを防ぎます。

担当者交代時は「30分の口頭ヒアリング」を必ず実施する

書類だけではわからない情報を、必ず対面かオンラインでヒアリングします。

チェックリストではなく、

「普段どんなやりとりをしているか」

「グレーゾーンはどこか」

を聞き出すことがポイントです。

人の記憶にしか残っていない情報を、できるだけすくい取ります。

現場と経理の「お互い様」精神をつくる

温度差を埋めるには、経理側も歩み寄ることが必要です。

• なぜこの書類が必要なのか

• この手続きが現場にどう役立つのか

を、できるだけ具体的に伝えます。

押し付けるのではなく、「一緒に会社を守るためだよ」と共有することが大切です。

現場にとって経理が「敵」ではなく「仲間」になれれば、自然と情報の質も上がります。

正しい数字は「日常の積み重ね」でしか生まれない

正しい数字をあげるために、特別な技術や最新システムは必要ありません。

必要なのは、日々の小さな積み重ね。

• 緊急時にも事後処理を忘れない

• 担当者交代のときに口頭でニュアンスを引き継ぐ

• 温度差を少しずつ埋める

この地道な努力が、未来の大きなトラブルを未然に防ぎます。

数字は、人が作るもの。

だからこそ、ミスやズレは必ず起こります。

でも、それを許す文化を作るのか、正していく文化を作るのかで、

5年後、10年後の会社の姿は大きく変わってきます。

未来の自分たちが困らないためにも、

今日の一手間を、惜しまないでいきたいですね。