経理の目的は、正しい判断をするためです。
美しい証憑をファイルすることではありません。
限られた人員で、限られた時間の中で1日でも早く早期決算ができるようにするため、
どのようなことに気をつけたらいいのでしょうか。
基本、ズボラであることが大前提で考えて見ようと思います。
さっさとタスクをこなせる場所
経理・会計は究極のダイエットレコードと一緒です。
最近、私は16時間ダイエットを始めました。
編集後記で、日々の成果をつぶやいているので、お気づきの方もいらっしゃるかと。
下手に痩せて老けるより、多少体重が合ったほうが良いと思っていたのですが、膝関節を炒める年上姉さんたちの様子を見て、これはまずいなと反省し、ダイエットを始めました。
事故前まで、そう言えばダイエットしており、体重の記録を毎日やっていました。
その時は、ダイエットアプリを使っていましたが、今ではNotionにレコードして、そのうちグラフ化を目指そうとしています。
私のダイエットの話はどうでもよくて、お伝えしたいのは、毎日記録をすることで、変化を客観的に観察するということなのです。
経理は会社や個人事業主の、財政状態、仕事の状況など、調子がいいか悪いかを、客観的に把握するためと、外部に報告するために行います。
毎日仕事をしているのに、記帳代行に頼むと仕上がってくる試算表は、ほぼ1ヶ月後という遅いタイミングになってしまいます。
これは、しょうがないことなのです。人の手が多く介在すると業務は遅くなるからです。
早期月次決算で、ほしい情報とは
1日でも早く、その数字が得られると経営判断に役に立てるのは、次のとおりです。
- 資金繰り（支払予定と入金予定）
- 原価率または粗利率
資金繰りは、必ずやっておきましょう。
例えば、3月までの支払い請求書が出揃ったとします。
ここでわかるのは、翌月末、または翌々月末といった支払いサイトに合わせて、出金総金額が把握できます。
もし、支払いサイトが単一であれば、月次試算表の当月買掛金の計上額をみれば、おおよその支払い金額を知ることができます。
また、得意先に送った売上請求書の総合計金額から、入金サイトに合わせていくら入ってくるかがわかります。
今現在ではなく、支払い予定と入金予定をカレンダーで記録しておくことで、資金繰り管理をすることで、安定した資金管理を行えるようになります。
もし、数カ月先の預金残高が少なくなることがわかれば、資金調達の手続きを早めに始められるようになります。
次に把握しておきたいのは、原価率または粗利率です。
これは、当月にやった仕事が、適正だったかを把握するためです。
原価率が普段より高くなれば、なにか異常がおきていることになります。
余分に材料を買ったのか、在庫を抱えすぎていないかなど。
きちんと在庫管理することにつながって、本当の数字が見えてくるようになります。
これによって、仕事が適正に進められているかどうか確認できます。
早期月次決算のためのズボラ経理
では、このように早く数字がわかるようになるにはどうしたら良いのでしょうか。
今までの経理フローで行っていた業務の中から、省くものがないか検討します。
つまり、経理業務タスクの断捨離です。
これには、絶対に省いてはいけないものと、省けるものを見分ける必要があります。
これには、業態、社風、取引先の事情によって、全く省けるものが変わってきます。
ですが、まだ、経理の世界は紙が残っています。まずはこの紙を攻略することから始められるかもしれません。
- レシートや請求書の保存方法を、手間をかけないようにする。
- トレイにいろんな証憑を突っ込まない。
- 請求書のファイルは会社ごとにすると迷わない。
- 貸借対照表の科目ごとにファイルする。
- 使わないファイル、証憑は片付ける。
- まだ確定できない数字があれば、概算で計上してしまう。
この1.のレシートは、私はざっくりとA4チャック式ファイルに投げ入れています。
スクラップブックに糊付けする作法もありますが、せめて月毎の封筒に投げ入れるようにして、保存するための作業工程を省くようにしています。
そして、もう一つ、早期月次決算で良い効果があるのが、取引先にも緊張感を持っていただけるという点です。
請求書の送付が、いつも遅れる取引先もあったりします。
でもこちら側が、期日まで届いていないと月次決算ができないので、催促するようになります。
こうしたやりとりで、互いに緊張感を持って仕事をするようになります。
このように、早期月次決算は、良いことづくめです。
もしかしたら、正しい数字で決算できないのではと、心配される方もいらっしゃるかと。
大丈夫です。年次決算で、しっかりと数字の整合性をとります。
逆に、概算でも数字があれば、それを修正するだけなので、手間はそれほどかからないはずです。また、年次決算で手間にならないように、あらかじめ工夫しておくことも可能です。
早期月次決算は、かえってズボラ経理だからこそ、実現できるのかもしれません。
こまめに正しい経理をすることも、大切ですが、まずは経営判断のための早期月次決算と区分けしておくといいと思います。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
今回から引き継いだ法人税確定申告書。一から必要なところに数字を埋め込む作業を開始。
思いの外、大変。でも、来年への業務効率化のアイディアが生まれてきます。
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