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経理業務改革の難しさを乗り切るポイント

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変化には苦しみが伴います。

でも、変わらないと前に進めない。

昨今、DX化を進めないと、仕事もしづらくなる時代となりました。

でも、それでも今の環境を変える勇気がありますか?

経理業務リフォーム請負人のわたしが考える、

業務改善のポイントをまとめてみました。

目線を変えるだけでも、急な階段を登ります。笠森寺観音堂

目次

なぜ、人は変わることを嫌がるのか

私は、経理業務コンサルとして、主に経理担当者が退職したあと、慣れない方が経理をするときの簡単な業務フローに作り変える提案をしています。

経理はとかく、マニアックな世界です。

担当者の個性十人十色であれば、業務フローも同じ数だけやり方があるのです。

その経理担当者が辞めたとき、それが業務改善のチャンスでもあるのです。

しかし、辞めなきゃ変われないのは、それは最終手段にすぎません。

本来は、同じメンバーでいるからこそ、本当の業務改革ができるのです。

経理担当者がやってきたやり方には、必ず理由があります。

それを知らずして、業務改革はできないはずです。

でも、なぜか、人は変わることを極度に恐れます。

それには理由があるのです。

  1. 仕事に自己評価や自分の価値を求めているとき
  2. 変わることで、仕事が見えなくなるかもと不安
  3. 知らないことが増えることで、立場を失うという不安
  4. 新しいやり方に疑問を感じているとき

おおよそ、この4つのパターンにわかれています。

この気持ちを持っている人に、いくら変わることで利便性が上がると説得しても、行動できないというケースがほとんどなのです。

とはいえ、変わらなくてもいいという結論が出ることは、まずありえません。

この問題のおかげで、業務改革を断念するまたは、中途半端なシステム導入で終わってしまうケースがほとんどなのです。

しがらみを捨てられない本能とどう戦う?

もう、変化を恐れるのは人間の本能だと腹をくくりましょう。

この本能をどう操るかが、経理業務改革の成功につながります。

人の不安に合わせず、思いっきり改革をする覚悟を持って、不安な気持ちにどうクリアしていくのかをひたすら向かい合いましょう。

とはいえ、やみくもに乗り越えろというのは、現実的ではありません。

大丈夫です。人はそう簡単に変わらないので、思いっきり変えるぐらいがちょうどいいのです。

そして、何よりも様々な立場の人が、改善タスクを担うことです。

まずは、この「不安」の可視化から着手します。

日頃の不満をリストアップしておく

それも、上層部ではなく、現場の不満や困りごとに目を向けます。

上層部が困っていることは、たいてい現場でも困っています。

しかし、上層部には現場で起こった結果があがってくるだけです。

その根本を解決するには、まずは現場がうまく回るところから、改善点を洗い出します。

現在の業務フローを図に書いてみる

経理業務の場合、領収書と請求書と売上伝票の流れが、業務フローになります。

これをまず、図に書いてみます。

これは、手書きで十分です。

ホワイトボードやA3コピー用紙など、大きいところで、一枚の請求書が、だれの手を渡って、ファイリングされるのか。

この流れを洗い出します。

人の手を経由しないですむ箇所を見つける

きれいにタスクや工程の断捨離ができたら、次はデジタル化ができるところをあぶり出します。

一般的にデジタル化しやすいのは、

  • 現場→経理
  • 経理→上層部

です。

つまり、情報やデータをデジタル化することで、共有しやすくなることで、現場から上層部まで、経理を経由して情報共有ができるようになるのです。

私は、この「情報共有」こそ、業務改革の肝だと考えています。

情報の体裁を直して、手渡しでやっていたところを、自動化するのです。

これによって、短縮された分経理部は、人でしかできない仕事をするようになります。

業務改革で不安になる人は、この人手しかできない仕事に対して、何をするのかわからないのです。

時間が生まれたら、現場が困っていたことや、経理部自身がこまっていたことを解決することに、時間を割くことができます。

そのことに気付いてもらうためにも、一緒に考えていくのは、とても有効です。

改革したあと、どんな姿になっているのかを知る

最後に、改善したあと、自分たちの仕事がどう変わるのかを知ります。

できたら、会社全体がどう変化するのか、視点を高めに持てるようにしたいものです。

これは、改革タスクを担うことで、視点が広まる効果があります。

こうすることで、今までやってきたことが正しいと思っていたけど、最終目的と手段を切り分けるきっかけになることもあるのです。

ここまでくると、ほんとかいなと思うかもしれません。

でも、改革タスクを担うということは、この新たな視点を持つきっかけになることもあります。

これは、人によって様々です。

改革をしたから、全員が広い視野を持つとは限らないので、期待しないほうがいいです。

でも、相対的に目立った成果がなかったとしても、個人個人の思いが変わってくることがあります。

この個人の満足度アップこそ、真の改革ともいえるのです。

なにも、DX化ばかりが経理業務改革ではないのです。

 

このように、ひとつひとつの改革タスクを担ってもらうことで、最終目的が一緒であると理解いただけるようになります。

トップと担当者の覚悟と巻き込み力

ここまで、変化を嫌う人がいる中で、経理業務改革をするのは、とても骨が折れる仕事です。

でも、変化しないとこれから存続させる方がかえって難しいと判断した場合、覚悟をもって取り組むしかありません。

まず、トップである上層部は、方針を変えないという覚悟です。

そして、経理担当者は、内部統制の視点で、甘えを許さないという覚悟です。

「あれこれ、言ってくるから、しょうがない」

と、基準を緩めて曖昧な改革になってしまったら、もう、改革は辞めた方がいいです。

ここは、あくまでもアサーティブコミュニケーションで、互いの着地点を見つけていきます。

DX導入で1番大切なこと アサーティブコミュニケーション

改革ですから、基本、譲らないのがデフォルトです。

しかし、相手の困ったがあるから、意見してくるわけです。

その困ったことを解決できるように、改革に巻き込んでしまえば、互いの目的はいっしょになります。

絶対に改革をするという「覚悟」

抵抗勢力でも、最終的に目的は同じだという「巻き込み力」

この2つを携えていれば、経理業務改革は成功に近づけるでしょう。

 

最後に一つ、改革をするのは、楽するためだけではありません。

しっかりと経営管理ができるようにするためです。

内部統制をしっかりと構築しておきましょう。

それぞれのポジションの人たちが、それが叶う仕組みであれば、改革は成功するはずです。

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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