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経理業務の引き継ぎで、わんさか出てくるExcelファイル攻略法

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業務改善のタイミングは、経理業務の引き継ぎ時です。

前任者が書き残した引継書。

大切な情報もありますが、実は前任者だけのこだわりによる、体制に影響のない情報も盛り込まれています。

そして、なによりも目につくのが、パソコンやサーバー内にあるExcelファイルの多さです。

大半がいらなかったりします。

でも、それを捨てるチャンスは、実は引き継ぎ時しかないのです。

わんさか生えてくる雑草 その中に大事な花がちらほらと。

目次

渡される前に断れるか。望まない贈り物。

「これ、欲しい?持っていって」

お姑さんから渡される、どこかからもらってきた代物。

正直いらないけど、角がたつからしょうがなく受け取ってしまい、我が家での置き場に困って散らかるきっかけに……。

これは、新婚時代の初々しい私の姿です。

こうやって、なぜか椿油ヘアオイルの瓶が数個洗面台に置くはめになり、処分に困って、そこにほこりがたまっていくという、望まない結果になり、悲しい気持ちになっていきます。

実は、これ。

経理業務の引き継ぎに同じようなことが繰り返しされてきています。

「このExcelファイルいるよね。受け取って」

そう前任者に託されたフォルダ内は、有象無象のExcelファイルがあふれています。

その大量なExcelファイルの中から、正解のファイルを見つけ出すだけに3時間。

そのExcelシートの入力ルールを探し出すのに3時間。

たったひとつのファイルを使って作表するだけで、1日が終わってしまいます。

もう、そんな苦行してしまうと、せっかくの経営管理のための経理が、単なる事務作業におわってしまいます。

今まで続いたルールは、絶対ではありません。

もし、前任者のルールをたどることに、時間がかかりそうだと思ったら、一旦置いてしまって、自分のルールを新たに構築してしまう方が、一番効率がいいです。

相手からの贈り物が、自分にとって必要かどうか。

瞬時に判断できると、その後の自分の経理人生が、積極的な仕事になるか、単なる作業に終わるか、そのどちらかに決まってしまうのです。

ぜひ、その判断基準を持つことが、経理業務する上で、一番のスキルと言えるでしょう。

実は、これは会計の知識よりも、大切なスキルなのです。

Excelファイルではなく、申告書や決算書をチェック

引き継ぎをされたら、いったんはその資料を閉じて、次の資料または物を見せてもらうようにしましょう。

  • 残高試算表
  • 毎月作成している月次報告書
  • 確定申告書控え3期分
    経理担当者なら、科目内訳書と固定資産台帳をチェック
  • 売上の請求書と支払請求書の件数と支払日チェック
  • 給与明細書とタイムカードなど
  • インターネットバンキングのIDとパスワード
  • 小口現金精算書
  • 金庫の中身。銀行印が金庫で保管されているか。
  • リース契約物件の契約書とリース料支払予定表
  • 借入金返済予定表と銀行との契約書
  • 地代家賃など賃借契約書
  • 車の車検証→車両の名義の確認
  • 在庫を抱えている倉庫の現地視察
  • 法人名義の保険証書や契約内容
  • 社会保険事務所から送られている社会保険料算定基礎資料と通知書
  • 市民税や源泉税の納付書
  • 通帳の数と支店の場所の確認
  • 取引先一覧
  • 現場担当者の名前と役割
  • 社長が事務所にいるタイミングや連絡が取りやすいコミュニケーションツール
  • 顧問税理士と顧問社労士の名前と連絡先

などなど。

まずは、現場の現状を把握します。

もし、経理能力に自信がなければ、

  • 資金移動日(振込、入金、現金精算日など)
  • インターネットバンキングのIDとパスワード
  • 月次のルーティン

をチェックしておけば、とりあえず事業を継続することができます。

出力する帳票は、今までどおりのものではなくても、体制に影響はありません。

引き継ぎしたら、まず、月次報告をする相手に、どのような情報が知りたいかをヒヤリングしましょう。

そして、あらたな帳票を作ってしまえばいいのです。

こうなれば、月次の数字を見る経営者にとって、

「実は、見にくいしいらなかったけど、強く言えなかった」といったことが、ここで解消されるわけです。

経理担当者にとっても、報告を受ける側にとっても、Win Winな引き継ぎになります。

枝葉をみるのではなく、まずは大木全体を把握しましょう。

そして、自分ならではの、経理業務フローを想定していくのです。

実際に、運用しながら、修正かけていけばいいのです。

正直、引継書は、

  • 絶対に外してはいけないこと
  • 前任者の知恵と工夫

それだけわかれば、あらかたOKです。

洗面台にあった椿油のその後ストーリー

さて、私が新婚だった時代に戻ります。

押し付けられた椿油は、その後、処分に困ってその後5年ほどほっとかれておりました。

やっと、処分できたときは、「もう、絶対にもらってこない」と決意したものです。

それから、幾度か「これ、持って行く?(といいながら袋につめて手渡ししてくる)」攻勢を受けたのですが、

即座に「ごめんなさい、家にあるので(嘘も方便)他の方に譲ってください」と言えるようになりました。

おかげで、自宅の動線も崩すことなく、快適な日常を送れるようになりました。

 

経理業務でも、同じです。

前任者から受け取った、数多くのプレゼント(Excel)は、一旦は

「前任者のファイル」というフォルダを作って、そこに押し込んでしまいましょう。

そして、自分なりの業務フローを作りながら、新たなルールを作り、必要なExcelファイルを拾い出しながら、日次、月次を回して自分だけのタスクチェックを作ってまいりましょう。

【経理担当者向け】中小企業の経理に役立つ月次決算パッケージ

Notionは、業務しながらタスク登録ができて、きれいに揃えることが可能です。

ぜひ、やってみていただければ嬉しいです。

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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