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経理担当者 夏のお仕事 Notionでマニュアル作り

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経理担当者は、大道芸人です。

バランスボールに乗りながら、ジャグリングをして、顔は周囲に笑顔を振りまいています。

つまり、それほど同時進行の仕事が多いのが、経理の仕事です。

そして、日々のタスクに埋もれ、残業になることも。

そんなとき、時間がある夏の時期に、一度自分の仕事を棚卸ししてみることをおすすめします。

また、会計事務所の担当者が、顧問先の経理体制を立て直すときにも、活用できます。

目次

自分の会社がどのような業種なのか、知っていますか

以前、Notionを覚えたてのころ、経理タスクについてブログに書いています。

経理タスク管理 Notionを活用しよう 個人事業主編

当時の機能を使って、データベースごとにタスクを毎月複製することで、ルーティン化につなげていくことを目指していました。

今回は、当時より新しい機能を使って、もっと直感的にタスク管理ができるようにテンプレートを作成してみました。

それを紐解きながら、経理タスクの棚卸方法を解説していきます。

 

まず最初に、自分が働いている会社は、どのような業種で、どんな商売をしているのか、見つめ直します。

テンプレートでも、まずは業種や会社の特徴、強みなどを記載するようにします。

いきなり自分の細かい仕事のことを考えず、まずは大局を見ようという主旨です。

経理・会計・税務の仕事は、ついつい専門的な知識や技術に走っていくようになっています。

どうせ、細かく自分の仕事を分解し始めるわけですから、最初だけは、広い目を使って、考える機会を持つのです。

このときの大局を見る目が、のちのち会社内の業務効率化に大きく役立ちます。

無駄に見えていても、業界的にはずせないもの。現場の声。

妥協できる点と譲れない点を見つけるには、大局の目を持つようにしましょう。

そのために、一番最初に、自分がいる環境を確認するのです。

毎日、毎月、毎年のタスクに分けてみよう

いきなり、細かく分類せず、3つのグループにわけて、経理業務を振り分けます。

専門用語では、「日次」「月次」「年次(決算)」と言います。

毎日のタスク(日次)とは

毎日のタスクは、実は生きたお金を記録して、売上を生み出す作業をします。

つまり、お金の流れをリアルに投影していくのです。

  • 金庫の現金、銀行の入出金の「記録」
  • お金の流れの管理

このお金の出入りの動きは、止めることはできません。

また、やり忘れるのも言語道断です。

また、日次は、内部統制の仕事でもあります。

お金の動きをチェックすることで、間違いや故意の事故を防いています。

この日次経理は、経理業務の中で一番の基盤とも言えるのです。

毎月(月次)とは

月に1回、あるいは、毎月同じタスクを繰り返しているものが、「月次」です。

会計・税務の世界で言われている月次とは、月次決算のための作業であり、経理の場合とは微妙にずれています。

主につぎのようなタスクが挙げられます。

  • 毎月同じ日に納付期限がある税金納付、給与支払、それに付随する作業
  • 請求書の支払も毎月決められています。
  • 会計事務所の担当者がやってくるのも、月次です。
  • 支払決裁をしてもらうのも月次。

日次タスクより、とても煩雑にあるのが月次タスクです。

まさに、これが経理業務の真骨頂ともいえるでしょう。

年次タスクは、決算のためのもの?

年次タスクは、年に一回行われるものです。

経理の場合、タスクは社長や会計事務所の指示に従って行われるので、経理担当者としては、創造的な仕事とは言えないでしょう。

ただし、決算だけが年次タスクではありません。

たとえば、

  • 決算後に提出する許認可関連の事業報告書
  • 社会保険の算定基礎
  • 年に一回の納会会場の予約

会計以外の経理業務とされているものが、会社ごとに違います。

でも、さまざまなタスクがあるので、これらも拾い集めておくようにします。

「あ、忘れてた」では、経理に対する信用も揺らいでしまいます。

小さなことも、タスクとして広い上げていきましょう。

Notionは繰り返しタスクに向いています

このように、経理担当者の仕事は、大きく分けて3つのタイプに分かれます。

これにそって、タスク管理ができるNotionテンプレートを作りました。

これは、業務のためのタスク管理ではありません。

経理担当者一人が、精神衛生を保つためのページとも言えるでしょう。

まずは、これにそって、自分の仕事を棚卸ししていくことで、今抱えている仕事量を正しく把握することができます。

多すぎるのか。余計な仕事をしていないか。逆に、もっと時間をかけるべき仕事がないか。

そして、Notionで、毎回タスクをルーティン化できるようにしていきます。

経理担当者という大道芸人は、一つ一つの道具を磨いて、技のクオリティを高めていきます。

まさに、そんなイメージでNotionを組んでみたのです。

ただし、ご自身の環境にカスタマイズするには、少々Notionの使い方を知る必要があります。

また、会計事務所の監査担当の方にも、顧問先の経理立て直しに活用することもできます。

ぜひ、ご活用ください。

=編集後記=

【昨日のできごと】

沖縄に滞在していました。大雨でしたが、梅雨の終わりを告げる時期で
比較的涼しい夏の前を堪能しました。

かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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