経理担当者は、大道芸人です。
バランスボールに乗りながら、ジャグリングをして、顔は周囲に笑顔を振りまいています。
つまり、それほど同時進行の仕事が多いのが、経理の仕事です。
そして、日々のタスクに埋もれ、残業になることも。
そんなとき、時間がある夏の時期に、一度自分の仕事を棚卸ししてみることをおすすめします。
また、会計事務所の担当者が、顧問先の経理体制を立て直すときにも、活用できます。
自分の会社がどのような業種なのか、知っていますか
以前、Notionを覚えたてのころ、経理タスクについてブログに書いています。
当時の機能を使って、データベースごとにタスクを毎月複製することで、ルーティン化につなげていくことを目指していました。
今回は、当時より新しい機能を使って、もっと直感的にタスク管理ができるようにテンプレートを作成してみました。
それを紐解きながら、経理タスクの棚卸方法を解説していきます。
まず最初に、自分が働いている会社は、どのような業種で、どんな商売をしているのか、見つめ直します。
テンプレートでも、まずは業種や会社の特徴、強みなどを記載するようにします。
いきなり自分の細かい仕事のことを考えず、まずは大局を見ようという主旨です。
経理・会計・税務の仕事は、ついつい専門的な知識や技術に走っていくようになっています。
どうせ、細かく自分の仕事を分解し始めるわけですから、最初だけは、広い目を使って、考える機会を持つのです。
このときの大局を見る目が、のちのち会社内の業務効率化に大きく役立ちます。
無駄に見えていても、業界的にはずせないもの。現場の声。
妥協できる点と譲れない点を見つけるには、大局の目を持つようにしましょう。
そのために、一番最初に、自分がいる環境を確認するのです。
毎日、毎月、毎年のタスクに分けてみよう
いきなり、細かく分類せず、3つのグループにわけて、経理業務を振り分けます。
専門用語では、「日次」「月次」「年次(決算)」と言います。
毎日のタスク(日次)とは
毎日のタスクは、実は生きたお金を記録して、売上を生み出す作業をします。
つまり、お金の流れをリアルに投影していくのです。
- 金庫の現金、銀行の入出金の「記録」
- お金の流れの管理
このお金の出入りの動きは、止めることはできません。
また、やり忘れるのも言語道断です。
また、日次は、内部統制の仕事でもあります。
お金の動きをチェックすることで、間違いや故意の事故を防いています。
この日次経理は、経理業務の中で一番の基盤とも言えるのです。
毎月(月次)とは
月に1回、あるいは、毎月同じタスクを繰り返しているものが、「月次」です。
会計・税務の世界で言われている月次とは、月次決算のための作業であり、経理の場合とは微妙にずれています。
主につぎのようなタスクが挙げられます。
- 毎月同じ日に納付期限がある税金納付、給与支払、それに付随する作業
- 請求書の支払も毎月決められています。
- 会計事務所の担当者がやってくるのも、月次です。
- 支払決裁をしてもらうのも月次。
日次タスクより、とても煩雑にあるのが月次タスクです。
まさに、これが経理業務の真骨頂ともいえるでしょう。
年次タスクは、決算のためのもの?
年次タスクは、年に一回行われるものです。
経理の場合、タスクは社長や会計事務所の指示に従って行われるので、経理担当者としては、創造的な仕事とは言えないでしょう。
ただし、決算だけが年次タスクではありません。
たとえば、
- 決算後に提出する許認可関連の事業報告書
- 社会保険の算定基礎
- 年に一回の納会会場の予約
会計以外の経理業務とされているものが、会社ごとに違います。
でも、さまざまなタスクがあるので、これらも拾い集めておくようにします。
「あ、忘れてた」では、経理に対する信用も揺らいでしまいます。
小さなことも、タスクとして広い上げていきましょう。
Notionは繰り返しタスクに向いています
このように、経理担当者の仕事は、大きく分けて3つのタイプに分かれます。
これにそって、タスク管理ができるNotionテンプレートを作りました。
これは、業務のためのタスク管理ではありません。
経理担当者一人が、精神衛生を保つためのページとも言えるでしょう。
まずは、これにそって、自分の仕事を棚卸ししていくことで、今抱えている仕事量を正しく把握することができます。
多すぎるのか。余計な仕事をしていないか。逆に、もっと時間をかけるべき仕事がないか。
そして、Notionで、毎回タスクをルーティン化できるようにしていきます。
経理担当者という大道芸人は、一つ一つの道具を磨いて、技のクオリティを高めていきます。
まさに、そんなイメージでNotionを組んでみたのです。
ただし、ご自身の環境にカスタマイズするには、少々Notionの使い方を知る必要があります。
また、会計事務所の監査担当の方にも、顧問先の経理立て直しに活用することもできます。
ぜひ、ご活用ください。
=編集後記=
【昨日のできごと】
渋谷の天狼院書店で、Notion1ayセミナーをしました。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
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