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経理タスク管理 Notionを活用しよう 個人事業主編

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今年の確定申告、気が重い。

来年の確定申告こそ、スムーズに済ませたい。

そう思うのは、鉄が熱いうちだけで、冷めてきたら、例年通りになってしまう。

 

そんな負の連鎖を断ち切るには、新しい習慣を得るのが鉄則ですが、
簡単に切り替えるには、思いっきり投資する方法もあります。

しかし、これではサンクコストになってしまうリスクがあります。

 

何事も、始める時はスモールスタートで。

 

このポリシーにあって、かつ、自分でどんどん改善できるツールがあります。

そう「Notion」です。

 

去年の確定申告が、まだ終わる前かもしれませんが、すでに今年は始まっています。

並行して、確定申告しながら、来年のために交通整理をしてみませんか。

 

今回は、経理に特化したNotionの活用方法を紹介します。

 

 

 

 

目次

経理はタスクだらけ

 

経理は、つまり、細かいタスクの集合体です。

「請求書を発行する」

「銀行口座の入出金があれば、記帳する」

「外注費の支払いをする」

「領収書をクラウド会計ソフトにスキャンして、経費計上する」

などなど。

 

数数えたら、キリがないです。

まだ、件数が少なければ、頭の中に記憶しているので、なんとか対応できますが、
忘れかけたものを思い出す行為は、時間的にも気力的にも、効率的とは程遠いものです。

 

業務タスクは、ちゃんと管理できるのに、経理だけは惰性でやってしまうのは、
経理タスクの細分化ができていないからです。

 

また、後に本格稼働する「電子帳簿保存法」に対応できるよう、今から準備しておきましょう。

 

 

経理の進捗を目で把握する利点

 

経理タスクを、Notionに履き出すことで、常の頭の中のワーキングスペースを広くします。

目とマウスのクリックだけで、タスク消化を確認することが、可能になります。

 

また、経理タスクと業務タスクを集約させることができるのも、Notionの利点でもあります。

毎朝のタスクチェックに、経理タスクを浮上させることで、日々の習慣化に一役買います。

 

これだけみても、導入しない理由は見当たりません。

 

コツは、細かくタスク分けをすること

 

さて、実際にページを作ってみましょう。

Notionの基礎知識的なブログがあります。
初めての方は、まず、こちらからご覧いただければ。

Notionのしくみ 導入編

現在は、日本語対応になっているので、直接アカウントを作っていただいても大丈夫です。

 

情報収集は、クラウド型会計ソフトを活用した方が、効率的です。
今回は、ひたすらタスク消化を確認するためのフォーマットを作ります。

イメージとしては、習慣トラッカー的なものです。

 

 

① まず、アカウントを作成

Googleアカウント、またはApple IDを利用すると便利です。

※ログイン設定後の画面。以前と違い、日本語表記なので、非常にわかりやすいです。

 

 

個人利用の場合、現在(2022年1月8日現在)は無料です。

これが、Notionを導入しやすい大きな利点です。

 

Notionのイントラダクトページです。動画で操作方法や特性を知ることができます。

 

 

一度、ゆっくり操作方法の動画をご覧いただけると、わかりやすいでしょう。

 

②  経理用ページを追加する。

 

このように、新しいページができます。
ここに、データベースの枠を作って行きます。

 

③  データベース型ページにする。

 

データベースを選択。ついでに、ページ名も付けます。ここでは「経理タスク」とします。

 

 

④  月次タスクデータベースを子データベースとして作る。

次に、データベースの中に、子データーベースを作ります。
これが、月次タスクになります。

 

データベースの枠をもう一度作るため、データを一つ開きます。
「開く」アイコンをクリックすると、一つのデータベースが開きます。

 

親データベース名は、月ごとの名前にしておきます。

 

子データベース枠を作ります。空白のところに”/”を入力すると、形式を選択できます。ここでは、テーブル:インラインを選択

 

ついでに、データベースにも適当な名前を付けましょう。

 

⑤  タスクを追加してみます。

 

丸印あたりにカーソルを持ってくると、「開く」アイコンが出現する。それをクリック。

 

月初めにやるタスク名を「無題」とグレーに表示されている箇所に入力。
ここでは、「請求書発行」と入力してみます。

 

⑥  それぞれのタスクのチェック項目を設定していきます。

 

タスクが未着手、仕掛、完了のタグを作る。

いつ完了しているか。日付を入力できるようにする。

根拠となるデータ(明細や請求書)をUPできるようにする。

取引先ごとのタグを作る。

 

この4点を網羅するようにします。

 

ますは進捗状況タグを作ります。「セレクト」形式を利用します。

 

データベース内を構築していきます。

 

矢印箇所を打ち込むと、タグができます。

 

自分に合ったタグを作りましょう。「着手」「完了」だけでもいいと思います。

 

 

次に、日付入力の枠を作ります。
「+プロパティを追加する」をクリックすると、新しいプロパティを作ることができます。

日付を選択すると、カレンダーを表示できるようになります。プロパティ名を「完了日」とします。

 

こんな感じです。

 

そして、取引先のタグを作ります。

 

 

 

親データから見ると、このような見え方になります。

 

 

このように、タスクの順番に沿って、データを作っていきます。

 

ちなみに、支払いもある場合、次のように作ります。

取引先のタグを、色分けすると良いでしょう。
入金先と支払先を、それぞれ色統一すると、後々便利です。
矢印箇所の3つの点をクリックすると、設定を変更できます。

 

最後に、PDFファイルをアップできるように設定します。

プロパティ名変更と、「ファイル&メディア」を選択します。

 

このように、自分のタスクを細かく分けて作ります。

このデータは、のちに電子取引データ保存とリンクすることもできるので、
ファイル名も、「取引先、日付、金額、請求書(領収書)」と統一しておくと良いです。

現在、猶予2年間が設けられているので、このリンク方法は、後々考えることにします。

 

出来上がりは、こんな感じでしょう。

自分に合ったタスクを、このように洗い出して、作っていきます。

親データベースに、クラウド会計ソフトのURLを貼っておくと、このNotion上だけで完結することができます。

ポイントは、取引先タグを種別ごとに色を揃えておくと、一目見た時、わかりやすくなるでしょう。

 

⑦  次の月になったら、前月のデータを複製します。

名前の左横にある6点に、カーソルを持ってくると、アクションを選択できるようになります。

 

コピーされたデータを開いて、前月に入力したものを、削除していきます。

以下の作業をしても、データは消去できますが、設定は残りますので、
安心して、消していきましょう。

 

タグの後ろにある、「×」をクリックするだけで、消去できます。

この時に、それぞれどのタイミングで、タスクを消化しているのか、確認していきましょう。

 

日付は、カーソルを持ってくると、カレンダーが表示されます。
矢印箇所の「クリア」をクリックすると、消去できます。

 

このように、新しい枠が出来上がります。
データベース名も、「2022/2」とします。

 

このように、次の月のタスクをチェックしていくことができます。

 

毎月、このように回していけば、やり忘れたりすることもなくなります。

また、新たに、できたタスクも随時追加していくこともできます。

 

ぜひ、参考にしていただければ。

 

ちなみに、このNotionを使った経理タスク管理術のオンラインセミナーを予定しています。

1/30 オンラインセミナー「経理タスク管理Notion入門」※

 

Notionを通して、経理タスクを洗い出していくことを目的としています。

このタスクの洗い出しが、いかに細かくできるかが、ミスを防ぐことにつながると考えます。

 

ご興味のある方、ぜひ。

 

=編集後記=

【昨日のできごと】

沖縄に滞在していました。大雨でしたが、梅雨の終わりを告げる時期で
比較的涼しい夏の前を堪能しました。

かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。

50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。

 

=おすすめのサービス=

 

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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