今年の確定申告、気が重い。
来年の確定申告こそ、スムーズに済ませたい。
そう思うのは、鉄が熱いうちだけで、冷めてきたら、例年通りになってしまう。
そんな負の連鎖を断ち切るには、新しい習慣を得るのが鉄則ですが、
簡単に切り替えるには、思いっきり投資する方法もあります。
しかし、これではサンクコストになってしまうリスクがあります。
何事も、始める時はスモールスタートで。
このポリシーにあって、かつ、自分でどんどん改善できるツールがあります。
そう「Notion」です。
去年の確定申告が、まだ終わる前かもしれませんが、すでに今年は始まっています。
並行して、確定申告しながら、来年のために交通整理をしてみませんか。
今回は、経理に特化したNotionの活用方法を紹介します。
経理はタスクだらけ
経理は、つまり、細かいタスクの集合体です。
「請求書を発行する」
「銀行口座の入出金があれば、記帳する」
「外注費の支払いをする」
「領収書をクラウド会計ソフトにスキャンして、経費計上する」
などなど。
数数えたら、キリがないです。
まだ、件数が少なければ、頭の中に記憶しているので、なんとか対応できますが、
忘れかけたものを思い出す行為は、時間的にも気力的にも、効率的とは程遠いものです。
業務タスクは、ちゃんと管理できるのに、経理だけは惰性でやってしまうのは、
経理タスクの細分化ができていないからです。
また、後に本格稼働する「電子帳簿保存法」に対応できるよう、今から準備しておきましょう。
経理の進捗を目で把握する利点
経理タスクを、Notionに履き出すことで、常の頭の中のワーキングスペースを広くします。
目とマウスのクリックだけで、タスク消化を確認することが、可能になります。
また、経理タスクと業務タスクを集約させることができるのも、Notionの利点でもあります。
毎朝のタスクチェックに、経理タスクを浮上させることで、日々の習慣化に一役買います。
これだけみても、導入しない理由は見当たりません。
コツは、細かくタスク分けをすること
さて、実際にページを作ってみましょう。
Notionの基礎知識的なブログがあります。
初めての方は、まず、こちらからご覧いただければ。
↓
現在は、日本語対応になっているので、直接アカウントを作っていただいても大丈夫です。
情報収集は、クラウド型会計ソフトを活用した方が、効率的です。
今回は、ひたすらタスク消化を確認するためのフォーマットを作ります。
イメージとしては、習慣トラッカー的なものです。
① まず、アカウントを作成
Googleアカウント、またはApple IDを利用すると便利です。
個人利用の場合、現在(2022年1月8日現在)は無料です。
これが、Notionを導入しやすい大きな利点です。
Notionのイントラダクトページです。動画で操作方法や特性を知ることができます。
一度、ゆっくり操作方法の動画をご覧いただけると、わかりやすいでしょう。
② 経理用ページを追加する。
このように、新しいページができます。
ここに、データベースの枠を作って行きます。
③ データベース型ページにする。
データベースを選択。ついでに、ページ名も付けます。ここでは「経理タスク」とします。
④ 月次タスクデータベースを子データベースとして作る。
次に、データベースの中に、子データーベースを作ります。
これが、月次タスクになります。
データベースの枠をもう一度作るため、データを一つ開きます。
「開く」アイコンをクリックすると、一つのデータベースが開きます。
親データベース名は、月ごとの名前にしておきます。
子データベース枠を作ります。空白のところに”/”を入力すると、形式を選択できます。ここでは、テーブル:インラインを選択
ついでに、データベースにも適当な名前を付けましょう。
⑤ タスクを追加してみます。
丸印あたりにカーソルを持ってくると、「開く」アイコンが出現する。それをクリック。
月初めにやるタスク名を「無題」とグレーに表示されている箇所に入力。
ここでは、「請求書発行」と入力してみます。
⑥ それぞれのタスクのチェック項目を設定していきます。
タスクが未着手、仕掛、完了のタグを作る。
いつ完了しているか。日付を入力できるようにする。
根拠となるデータ(明細や請求書)をUPできるようにする。
取引先ごとのタグを作る。
この4点を網羅するようにします。
ますは進捗状況タグを作ります。「セレクト」形式を利用します。
データベース内を構築していきます。
矢印箇所を打ち込むと、タグができます。
自分に合ったタグを作りましょう。「着手」「完了」だけでもいいと思います。
次に、日付入力の枠を作ります。
「+プロパティを追加する」をクリックすると、新しいプロパティを作ることができます。
日付を選択すると、カレンダーを表示できるようになります。プロパティ名を「完了日」とします。
こんな感じです。
そして、取引先のタグを作ります。
親データから見ると、このような見え方になります。
このように、タスクの順番に沿って、データを作っていきます。
ちなみに、支払いもある場合、次のように作ります。
取引先のタグを、色分けすると良いでしょう。
入金先と支払先を、それぞれ色統一すると、後々便利です。
矢印箇所の3つの点をクリックすると、設定を変更できます。
最後に、PDFファイルをアップできるように設定します。
プロパティ名変更と、「ファイル&メディア」を選択します。
このように、自分のタスクを細かく分けて作ります。
このデータは、のちに電子取引データ保存とリンクすることもできるので、
ファイル名も、「取引先、日付、金額、請求書(領収書)」と統一しておくと良いです。
現在、猶予2年間が設けられているので、このリンク方法は、後々考えることにします。
出来上がりは、こんな感じでしょう。
自分に合ったタスクを、このように洗い出して、作っていきます。
親データベースに、クラウド会計ソフトのURLを貼っておくと、このNotion上だけで完結することができます。
ポイントは、取引先タグを種別ごとに色を揃えておくと、一目見た時、わかりやすくなるでしょう。
⑦ 次の月になったら、前月のデータを複製します。
名前の左横にある6点に、カーソルを持ってくると、アクションを選択できるようになります。
コピーされたデータを開いて、前月に入力したものを、削除していきます。
以下の作業をしても、データは消去できますが、設定は残りますので、
安心して、消していきましょう。
タグの後ろにある、「×」をクリックするだけで、消去できます。
この時に、それぞれどのタイミングで、タスクを消化しているのか、確認していきましょう。
日付は、カーソルを持ってくると、カレンダーが表示されます。
矢印箇所の「クリア」をクリックすると、消去できます。
このように、新しい枠が出来上がります。
データベース名も、「2022/2」とします。
このように、次の月のタスクをチェックしていくことができます。
毎月、このように回していけば、やり忘れたりすることもなくなります。
また、新たに、できたタスクも随時追加していくこともできます。
ぜひ、参考にしていただければ。
ちなみに、このNotionを使った経理タスク管理術のオンラインセミナーを予定しています。
1/30 オンラインセミナー「経理タスク管理Notion入門」※
Notionを通して、経理タスクを洗い出していくことを目的としています。
このタスクの洗い出しが、いかに細かくできるかが、ミスを防ぐことにつながると考えます。
ご興味のある方、ぜひ。
=編集後記=
【昨日のできごと】
渋谷の天狼院書店で、Notion1ayセミナーをしました。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
=おすすめのサービス=
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