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Notionを使うようになって変わったこと サボりの美学を極める

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Notionに出会う前と後。

私の何が変わったのか。

それは、サボる仕組みを考えることが、仕事の80%を占めるという事実に気づいたことです。

公園のベンチでサボりながらメルマガを書く

目次

Notionに出会う前

今思うと、目が回る仕事で振り回されていました。

会計事務所でしたので、アウトプットのほとんどが数字ですが、それに対するコメントも数多くありました。

以下の作業をすべて、手作業だったのです。

  • 伝票や領収書、請求書といった原紙資料→会計ソフト
  • 会計ソフト→税務ソフト
  • 訪問の記録→手書きの日報、その後会計事務所専用ソフトに手入力
  • お客さんから送られる資料がメールに届く→紙に出力してファイルへ
  • 同じくメールで届けられたPDFデータ→手動で顧客別フォルダへアップロード
  • 定期的に行われるカンファレンス→専用のExcelに手入力する
  • 税務の申告が終わると→受付簿という専用の紙Excelに手入力
  • 作った申告書を上長に承認得るのに→決算調書、チェック表はすべて手入力
  • 仕訳日記帳をお客さんが作ってきた場合→勘定科目のハンコを巡回担当者が押す

などなど。

これらをミスなく、文句言わずに作業するのが、仕事の80%を占めていました。

ミスなくですよ。

今思うと、絶対にできません。特に、仕訳日記帳に科目ハンコを押すとは……。

このハンコ、こんな感じのものです。

AIでデフォルメした図。こんな感じです。

間違えて押してしまったら、二重線で取り消して、その上になんとなく押し直しします。

なぜ、これをやらないといけないのかというと、実際に入力を担当する人が、このハンコで会計ソフトに入力していたからです。

思わず「うぁ、めんどくさいね」とつぶやいたら、思いっきり怒られたものです。

おかげで、仕事するときのエネルギーは、いかに作業をミスなくこなすかに集中されます。

そして、この仕組みの中、自動化をしようとするなら、

RPA、Python、Excelのマクロといった、専門知識がないとできません。

日々のエネルギーが手作業で摩耗している中、新たに自動化のための時間を取るとなると、ハードルが一気に上ります。

そして、サーバーを新たに作って、自社で自動化する方法しかないと思われており、予算も必要になっています。

こうなると、組織のトップの決断が伴われます。

これはこれで、大掛かりです。実現に至るまで、夢物語で終わっていました。

Notionを使い出したころ

Notionに出会ったのは、会計事務所を辞めて、経理代行を初めていました。

経理業務の引き継ぎがない中、徹底的な効率化を図ることにしました。

小さな建設業の会社でした。

現場で請求書を作り、紙に印刷してまた、経理で会計ソフトに手入力する……。

絶対にこれはやらない!!と、今までの疑問を答えるごとく、現場でつくったデータを、そのまま会計ソフトにインポートする仕組みをつくりました。

また、支払いデータも、現場で入力された工事台帳をもとに、データを集約し、そのまま会計ソフトにインポートします。

経理の仕事は、このデータが正しいかチェックするのみです。

そして、同じファイルを、Notionにもインポートして、入金照合と支払金額のチェック用として活用しました。

ついでに(ここは、思いっきり強調します!)、ソートとビューを変えることで、決裁者の確認もできるようにしました。

これで、週に5日かかる仕事が、たった半日で完了しました。

そして、何よりも効果が高かったのが、現場でなんとなく丸っと入力されていた工事台帳の数字が、正しくなったことで、現場ごとの粗利をチェックできるようになったのです。

ここまでは、現場担当者に負荷がかかる状態ですが、アウトプットで自分たちの仕事が数字で見えるようになり、評価されるようになってから、意識が変わりました。

ついでに、会議資料も、紙に印刷していたのを、NotionにUPすることで、紙の節約、そしてその場での訂正も、リアルタイムで全員に共有できるようになりました。

会計データのPDFファイルをただ、アップロードするだけ。これだけでも、大きな効率化に。

会議運営でも、効率化が図られたのです。

Notion歴3年になると……

さて、今。

Notionがないと、仕事ができなくなっています。

新しく仕事がくると、Notionとどう絡ませるかしか、考えていません。

新たに、取引先が増えると、連絡のプラットフォームが増えてきます。

片方が、チャットワーク、もう一つはLINE、そして、メール。

自分の仕事は、Googleスプレットシートを定期的に見に行くという方法をとっていました。

さすがに、電話でのやりとりは受け付けないようにしています。

でも、この連絡ツールが、自動化されていなかったのです。

先日、このために失敗してしまいました。

 

でも、まずは新しく始まるとき、なんとか情報を一箇所に集められないかを、考えるようになりました。

つまり、工数を思いっきり減らして、情報に目が行くことにエネルギーを集中させるのです。

かっこよく言えば、効率化。ざっくり言えば、サボりです。

いかにサボれるか。そして、情報を取りこぼさないか。

この視点を持つようになったのは、Notionを使うようになってからです。

おそらく、今までなら自分ではできないと諦めて、環境に合わせられるのが最適解だったのでしょう。

でも、Notionを使えるようになると、自分で技術なく(クリックする場所だけ知っていれば)、エンジニアが作ってきたツールを自作できるようになっています。

例えば、食事を例に考えてみます。

手掴みで食べるしかない時代、熱々の食べ物を、どんなに美味しいと知っていても、手にして食べることができませんでした。

でも、お箸を使えるようになったことで、多少熱くても、美味しいものを口にすることができるようになりました。

このように、自分で使えるツールがあることで、不可能だった世界が可能になっていくのです。

情報が一箇所に集めたいという発想は、4畳半にこたつを入れて、手に届く範囲に物を置くという、あの感じに似てますね。

これこそ、日常生活の中のサボりであり、効率化です。

AIに書いてもらったけど、こたつの概念が伝わらず。

四畳半の超効率的生活は、美的にどうかは人によりますが、

Notionだと、すべてが美しく見えるのが、なによりもありがたいところ。

美しいと、自分の仕事効率も美しくありたいと思うようになってきます。

サボりの美学を極める!

これが、今の私が優先的に大事にしていることです。

ぜひ、作業に追われることに疑問を持って、サボることを悪と思わないでほしいです。

そして、自分にしかできないことに、時間とエネルギーを投入してまいりましょう。

=編集後記=

【昨日のできごと】

沖縄に滞在していました。大雨でしたが、梅雨の終わりを告げる時期で
比較的涼しい夏の前を堪能しました。

かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。

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ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。

 

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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