Notion導入で最初に引っかかるもの「データベース、Excelとどう違うの？」問題

Notion導入を進めるとき、最初にひっかかるものがあります。

「データベースって、ようはExcelでしょ？」

はい。そうでもあり、そうではない。これが答えです。
なんですか、このあやふやな表現は（笑）。

ゆえに、何がどう違うのか、なかなか腹落ちしていただくのに、時間がかかります。

Notonは、自分で構築でき、他のツールにない良さです。

セルフ構築を目指す、初めての方に、まずはこの「Notioデータベース」の捉え方を、Excelと対比して、覗いてみます。

Notionデータベースの解説がなぜ、こんなに難しいのか

まず、Notionのデータベースとは、なんぞや。

ここを知らないと、これから出てくる言葉を聞いても、何がなんだかピンときません。

様々なNotionアンバサダーによる、このデータベース解説。

いろんな表現がなされています。

「ページの集合体」（By管理の山田さん）
「同じ性質をもったデータの集合体」（ByNotion大学）

みなさんがこの「集合体」という言葉を使って表現されており、実際に作ってみて体感してほしい、という流れで説明しています。

私も「とりあえず、Notion」というYouTubeチャンネルを運営しており、まずは使ってみて、体験を通じてデータベースのしくみを身体で会得してみる方法をおすすめしています。

「実際に、Notionを使って経理業務をやってみた」

でも、この方法は万人におすすめするものではありません。

水泳指導者としてのキャリアからみても、

「とりあえず、やってみよう」というのは、対象年令が低い未就学児から小学校１年生までが限度。

言葉の理解度の低い、未就学児は、コーチへの信頼感からゆっくりと体験することで理解していきます。

それ以上、とくに反抗期始まるギャングエイジの小学５年生以上、そして成人に至っては、きちんと理論を説明したうえで体験していただかないと、上達スピードが全く変わってきます。

科学的にいうと、初めてのものを体験するとき、人は「恐怖」「不安」という感情を持ちます。

それに対して、自分なりのイメージトレーニングができることで、初めての体験にチャレンジしようと思えるのです。

このイメージトレーニングに必要な情報が「理論」です。故に、多くの発信者たちが、いろんな表現でデータベースを説明しています。

とはいえ、人によって様々な表現、用語の利用は、全く体験したことのない者にとって、未知な存在でしかないです。

ゆえに、もっと深層部分からの解説をすることで、少しでも聞く方にとっての共通項があるところで解説をする必要があります。

「ガチャ」

この言葉から連想するのは、Z世代からみたら「親ガチャ」を連想します。
でも、第二次ベビーブームに生を受けた60代にとっては「おもちゃのガチャガチャ」を思い浮かべます。

これだけ、一つの単語に対して、見えてくるものが世代の違いだけでも、異なるのです。

そもそも、この「ガチャガチャ」は、何が出てくるかわからない、小さな玩具を引き当てる自販機です。
この「何が出てくるのかわからないもの」という共通項から、親ガチャという言葉もうまれています。

このように、言葉の源流を流れているもの見れば、誰もが同じものを見ることができます。

まずは、Notion公式ページの最初にある、「Notionについて」を紐解き、データーベースの考え方の深層を探っていきます。

Notionに特異性があると感じる理由

産業革命から始まる、人と機械（コンピューター）の関係

人の仕事は、道具とともに進化してきた。

なのですが、少しでも私のエッセンスを加えるとすれば、

「機械と人との関係で生まれた葛藤の歴史」

でしょうか。

下手したら、火を扱い出した原始時代まで遡ることもできそうな「道具と人の関係」の遍歴。そこまで必要以上に遡る必要はありませんが、それだけ、私たちの脳内に、これまでの道具との関係性に大きな影響を受けてきているのです。

直近でいえば、産業革命による機械。これによって、人間の生産効率が格段に向上しました。
まさに、今のAIにあたるものです。

このときの機械は、限られた用途だけに使われるよう、作られてきました。

運輸→蒸気機関車
文章を作る→タイプライター、活字
画像・動画→カメラ

極めつけは、これでしょうか。当時、日立が開発し、旧国鉄に納品された座席予約システム「マルスシステム」。

幼少期、緑の窓口にかぶりついてみていた、スティックをサクサク指して座席をゲットしていくこの機械。「マルスシステム301」。

 

で、こちらが、初期型マルスシステム１の制御図

このデジタル化になる前は、なんと、電話と台帳で座席予約をしていたそうです。

この職人芸とも言える、台帳の抜き差し！中華料理の回転台のごとく、高速に回る棚にめがけ、サクサクと捌く国鉄職員の様子こそ、今の私たちの姿とも言えます。

まさに、「特急電車予約発券システム」ためだけの、このシステム。

このように、「システム＝用途が限られたことを行うためのもの」として、用途が限られていたのです。

この概念は、今でも続いています。

現在は、ハードはパソコンやネットに移行していますが、アプリケーションとして今でも運用が続いています。

この道具の役割は、Notionが現れる前までは、常識でした。

• 文章は文章アプリ（Word、一太郎、ワードプロセッサー）
• 資料はファイル（各アプリケーションによるファイル）
• 保存はフォルダ（物理USB）
• 表は表計算ソフト（Excel、Lotus1-2-3）
• 通信（Eメール、チャットツール）
• 対話（Zoom、Teams）

この考え方は、昔のオフィス（手書き台帳時代）の延長に残っているのです。

でも、コンピューターは本来、ただ紙やファイルキャビネットを置き換えるだけのものではありません。

1970年代、パーソナルコンピューターが作り始めた頃、

• 想像力を伸ばす（アラン・ケイ）
• 知能を高める（ダグラス・エンゲルバート）
• 紙と文字での思考を拡張させる（テッド・ネルソン）

各技術者や学者が、人とコンピューターの理想とする関係値を残しています。

実は、ここが、Notionの出発点なのです。

Notionは、単なるメモアプリでも、Excelの代わりでも、フォルダの代わりでもありません。

バラバラになった情報を、人間の思考の流れに合わせて組み直すための場所です。

アプリケーションの呪縛

しかし、当時の技術では、このバラバラな情報をパソコン内で展開させるしかありませんでした。

私はこれを、「アプリケーションの呪縛」と呼びたいです。

本当は、ひとつの仕事としてつながっている。

でも、アプリケーションの都合で、情報が分断されてしまう。

たとえば、ひとつの企画を考えているとします。

• 打ち合わせメモはGoogleドキュメント
• 数字の管理はExcel
• 参考資料はGoogle Drive
• やり取りはSlack
• タスクは別のタスク管理アプリ
• 最終原稿はWord

人間の頭の中では「この企画」としてつながっています。

でも、コンピューターの中では、あちこちに散らばっています。

そうなると、仕事の時間の中に、こんな作業が増えていきます。

• どこに保存したか探す
• どれが最新版か確認する
• コピーして貼り付ける
• 別アプリを開く
• タブを切り替える
• 同じ情報を別の場所にも入力する

本当は考えたいのに、探す・開く・移す・貼る作業に時間を取られる。

これが、じわじわ効いてくるのです。

会計事務所でいう「新任者でもわかる保存場所」

会計事務所の仕事で考えると、少しわかりやすいかもしれません。

会計事務所では、新任者でも迷わないように、ファイルの保存場所を決めます。

たとえば、

• 顧問先ごとのフォルダ（総務管理）
• 月次資料（担当者管理）
• 決算資料（担当者管理）
• 申告書（事務所管理）
• 契約書（総務管理）
• 預かった資料（担当者管理）

こうしたものを、一定のルールで保存します。

これは単に「ファイルを置く場所」を作っているのではありません。

誰が見ても、必要な資料にたどり着けるように、情報の住所を決めているのです。

この考え方は、Notionにもつながります。

ただし、Notionはフォルダ管理とまったく同じではありません。

フォルダ管理では、基本的に情報をどこか一か所にしまいます。

でもNotionでは、同じ情報をいろいろな切り口で見られます。

たとえば会計事務所での顧問先データベースなら、

• 顧問先別
• 年度別
• 業務別
• 担当者別
• 進捗別
• 締切別
• 資料種別別

というように、ひとつの情報を複数の角度から取り出せます。

Excelなら、Allデータシート、シートの複製してから、ソートや並び替えをする。

という手順になります。

でも、分かれたシートだと、Allデータで情報更新しても、後に続くシートには更新が波及されません。

しかし、Notionでは、一つデータを更新すれば、どのビューで見ても、最新の情報に更新されています。

ここが、ファイル保存とNotionデータベースの大きな違いです。

フォルダにしまうのではなく、関係性でつなぐ

フォルダ管理では、「これはどこに保存するか」を考えます。

でもNotionでは、「これは何と関係しているか」を考えられます。

会計事務所の顧問先管理で考えると、ここがとてもわかりやすいです。

たとえば、「顧問先データベース」があるとします。

そこには、顧問先ごとの基本情報を入れます。

• 会社名
• 代表者名
• 担当者
• 契約内容
• 決算月
• 消費税の区分
• 連絡先
• 注意事項

こうした情報は、顧問先そのものに関する情報です。

でも、会計事務所の仕事は、顧問先情報だけでは終わりません。

その顧問先には、毎年の申告情報があります。

法人税の申告、消費税の申告、年末調整、法定調書、償却資産税など、年度ごとに管理したい情報があります。

さらに、毎月の月次巡回情報もあります。

訪問日、確認事項、未回収資料、次回までの宿題、社長から聞いた話、資金繰りの様子など、月ごとに積み重なる情報があります。

これをフォルダで管理しようとすると、

• 顧問先フォルダ
• 申告書フォルダ
• 月次資料フォルダ
• 年度別フォルダ
• 担当者別フォルダ

というように、どこに何を置くかを考えることになります。

もちろん、フォルダにも良さはあります。

ただ、情報のつながりを追いたいときには、少し不便です。

たとえば、

「この顧問先の、過去3年分の申告状況を見たい」

「この顧問先の、直近の月次巡回で何が課題だったか知りたい」

「決算月が近い顧問先だけを見たい」

「今月、未回収資料が残っている顧問先を確認したい」

こういうとき、フォルダを開いて探すだけでは、情報が追いにくくなります。

Notionなら、ここをリレーションでつなげて考えられます。

たとえば、

• 顧問先DB
• 申告情報DB
• 月次巡回情報DB

を別々に作ります。

そして、申告情報DBの各ページを、該当する顧問先ページにリレーションでつなげます。

月次巡回情報DBの各ページも、該当する顧問先ページにリレーションでつなげます。

すると、ひとつの顧問先ページを開いたときに、

• この顧問先の基本情報
• 過去の申告情報
• 直近の月次巡回記録
• 未回収資料
• 次回確認すること

が、ひとつながりで見えるようになります。

情報を「顧問先フォルダにしまう」のではなく、

顧問先を中心に、申告情報や月次巡回情報をつなげていく。

ここが、Notionデータベースらしい考え方です。

まさに、私たちの脳内で流れる順番で、パソコン内で再現できるので、人の手で作業するという手間がなく、自然に作業が進みます。

つまり、Notionでは情報を一か所に閉じ込めるのではありません。

顧問先、申告、月次巡回という別々の情報を、必要な関係性で結び直す。

ここが、Excelやフォルダ管理からNotionへ移るときの大きなステップです。

Notion AIを使う前に、情報の住所を整える

ここまで来ると、Notion AIの話にもつながります。

AIを使うというと、どうしても「良いプロンプトを書かなきゃ」と思いがちです。

もちろん、指示の出し方は大事です。

でもその前に、AIが読む材料が整っているかどうか。

ここがとても大切です。

情報がアプリごと、ファイルごと、データベースごとに散らばっていたら、AIも文脈をつかみにくくなります。

逆に、Notionの中で情報の住所が決まっていて、ページにラベルが貼られていて、必要なビューで取り出せる状態になっていれば、AIに頼めることは増えます。

たとえば、

• 未公開のAIテーマの記事だけを見て
• 下書き中の記事を要約して
• 経理担当者向けに書けそうなネタを探して
• この内容をSNS投稿に展開して

と頼みやすくなります。

Notion AIには、利用上限や処理上の制約もあります。

だからこそ、何でもかんでもAIに投げるのではなく、材料を整えて渡すことが大切です。

AI活用の最初の一歩は、プロンプト以前に、AIが読める情報整理なのです。

 

Notionは思考をつなげる場所

Notionは、Excelの代わりではありません。

フォルダの代わりでもありません。

単なるメモアプリでもありません。

Notionは、バラバラになった情報を、人間の思考の流れに合わせて組み直すための場所です。

Excelは表計算。

Notionデータベースは、ナレッジの集合体。

プロパティは、そのページに貼るラベル。

ビューは、必要な切り口で取り出す見せ方。

こう考えると、Notionのデータベースは少し見えやすくなります。

いきなり完璧な設計を目指さなくて大丈夫です。

まずは、今あるデータベースやファイルを見て、

「これは用途で分けすぎていないかな？」

と問いかけてみる。

そして、ひとつの情報にどんなラベルを貼ると、あとから探しやすいか考えてみる。

会計事務所で、新任者でも迷わないように保存場所のルールを決めるように。

Notionでも、自分や未来の自分が迷わないように、情報の住所とラベルを整えていく。

それが、Notion AIを活かすための、最初の一歩です。

 

Notrion導入の際、今までのやり方を踏襲しようとすると難しく難解なツールなNotionになります。

でも、今までのやり方をすっぱり切り離して、
仕事で使う情報がどのように流れるのか、源流から海までの川の流れを予測するように見ると、非常にわかりやすくなります。

セルフNotion構築の際、ぜひ、自分史上最新の産業革命だと思って、ワクワクしながら作ってみてください。