経理の仕事は、これからどんどん自動化されていきます。
請求書はデータで届き、経費精算はシステム上で完結し、入出金の照合も自動で進む。
会計ソフトやAIが、金額のズレ、重複、未処理、期限遅れを見つけてくれる時代になりました。
これは、とても大きな進化です。
でも、ここでひとつ考えておきたいことがあります。
自動化によって見える違和感と、経理担当者が現場で感じてきた違和感は、同じものではありません。
一番の違いは、発見するタイミングです。
自動化の違和感は、データ化された後に見えます。
アナログ時代に培った違和感は、データ化される前に感じます。
ここを分けて考えることが、これからの経理にはとても大事です。
会社を守るためには、3つの視点が必要
会社のお金の流れを守るには、ひとつの仕組みだけでは足りません。
私は、これからの経理には次の3つが必要だと考えています。
- 取引が始まる前のストッパー
- 取引直後、データ化する前の違和感
- データ化した後の異常値の洗い出し
この3つがそろってはじめて、会社を守る仕組みになります。
1. 取引が始まる前のストッパー
まず必要なのは、取引が始まる前のストッパーです。
これは、内部統制や経理規定、承認ルール、契約ルールのようなものです。
たとえば、
- いくら以上の支出は事前承認が必要
- 新しい取引先と契約する前に確認すべき項目がある
- 振込先変更は、必ず別ルートで確認する
- 個人立替できる範囲を決めておく
- 請求書を受け取る部署と承認する人を明確にする
- 例外処理をするときは、理由を残す
こうしたルールは、面倒なものに見えるかもしれません。
でも、本来の内部統制は、現場を縛るためのものではありません。
会社を守るために、「ここで一度立ち止まりましょう」と知らせるストッパーです。
取引が始まる前に止められるものは、そこで止める。
これが、いちばん被害を小さくできる防御です。
2. 取引直後、データ化する前の違和感
次に大事なのが、取引直後、まだ会計データになる前の違和感です。
ここは、経理担当者の勘や経験が一番生きるところです。
たとえば、
- いつも期限を守る部署が、今月だけ書類を出してこない
- いつも丁寧な人の精算書に、急に記入漏れが増えた
- いつもの担当者ではない人が、請求書を持ってきた
- 「今回だけ急ぎでお願いします」が続いている
- 領収書の内容と本人の説明が、少し噛み合わない
- 請求書の形式や振込先が、いつもと微妙に違う
- 現場の人の言い方に、どこか焦りがある
- 承認ルートが、いつもと違う
- 会計ソフトへの入力、電卓を入れるときに指がとまる
こういう違和感は、数字だけではまだ見えません。
会計ソフトに入力される前、経費精算システムに登録される前、月次資料に反映される前。
その手前で、経理担当者が「あれ？」と感じるものです。
これは単なる勘ではありません。
毎月同じ取引を見ている。
部署ごとの提出のクセを知っている。
担当者の普段の説明の仕方を知っている。
取引先の請求書の形や、金額の動き方を覚えている。
その積み重ねがあるからこそ、「いつもと違う」が分かるのです。
つまり、経理担当者の違和感は、数字になる前の予兆を拾う力です。
3. データ化した後の異常値の洗い出し
そして3つ目が、データ化した後の異常値の洗い出しです。
ここは、AIやシステムがとても強い領域です。
たとえば、
- 前月より特定の経費が急増している
- 同じ取引先への支払いが増えている
- 同じ金額の支払いが複数回ある
- 未入金が長期間残っている
- 承認までの日数が通常より長い
- 特定部署だけ差し戻しが多い
- 締切後の申請が増えている
- 予算と実績の差が大きい
こうした異常値は、人間が毎回目で追うよりも、AIやシステムに任せた方が得意です。
大量のデータを比較する。
過去平均との差を出す。
重複を見つける。
滞留しているものを拾う。
期限を超えたものを自動で知らせる。
これは、人間が根性でやる仕事ではありません。
仕組みに任せるべき仕事です。
ただし、ここで見えているのは、すでにデータになった後の異常です。
つまり、結果として表に出てきたものです。
もちろん大事です。
でも、それだけでは遅いこともあります。
なぜ、デジタルによる自動化だけでは賄えないのか
データ化された異常だけでは、会社は守りきれない
自動化が進むと、「数字で見えるもの」が増えます。
それ自体は良いことです。
経理担当者の負担も減りますし、ミスも発見しやすくなります。
でも、数字になる前の情報は、放っておくと消えてしまいます。
たとえば、
「この人、最近ちょっと焦っているな」
「この部署、提出の流れが崩れてきたな」
「この取引先、請求書の出し方が変わったな」
「この例外処理、今回だけと言いながら増えているな」
こうした情報は、会計データにはそのまま残りません。
でも実は、会社を守るうえではとても重要なサインです。
不正やミス、業務の混乱、ルールの形骸化は、いきなり数字に出るとは限りません。
その前に、現場の言葉、書類の出し方、承認の流れ、人の様子に小さな変化として現れます。
そこを拾えるのが、経理担当者です。
前2つは、Notionでナレッジ化できる
では、取引前のストッパーと、データ化前の違和感をどう残すのか。
ここでNotionが生きてきます。
取引前のストッパーである内部統制や経理規定は、ただPDFで置いておくだけでは使われません。
Notionに、
- 支出承認ルール
- 取引先登録時の確認項目
- 振込先変更時のチェックリスト
- 契約前に確認すること
- 例外処理の記録
- よくある判断に迷うケース
- 過去に起きたヒヤリハット
として整理しておく。
そうすると、ルールが「読まれない規定」ではなく、日々の判断に使えるナレッジになります。
さらに、経理担当者が感じた違和感もNotionに残していきます。
たとえば、
- いつ、どこで違和感を持ったのか
- 何がいつもと違ったのか
- 誰・どの部署に関することだったのか
- その場で確認したこと
- 実際に起きていた原因
- 次回から見るべきポイント
- AIに検知させたい条件
こうして残していくと、属人的だった経理担当者の勘が、会社のナレッジに変わります。
数字以外のナレッジを残す仕組みが必要
これからの経理で大事なのは、数字だけをきれいにすることではありません。
数字になる前の情報を、どう残すかです。
しかも、その情報は必ずしもきれいな文章でなくていい。
音声でもいい。
メモでもいい。
箇条書きでもいい。
会話の記録でもいい。
ミーティングメモでもいい。
写真付きの記録でもいい。
「今日、あの部署の精算がいつもと違った」
「新しい取引先の請求書に少し引っかかった」
「承認ルートがいつもと違ったので確認した」
「今回だけと言われた例外処理が、また出てきた」
こういう小さな記録を、Notionに集めていく。
それが、経理担当者の違和感を会社の資産に変える第一歩です。
AIに任せるためにも、まず人間が感じた違和感を言葉にして残しておく必要があります。
AIは、何もないところから現場の空気を読むことはできません。
でも、過去の違和感や判断の記録があれば、それを参照して次の判断を支えることができます。
経理担当者の仕事は、なくなるのではなく変わる
自動化が進むと、「経理の仕事はなくなる」と言われることがあります。
でも私は、そう単純ではないと思っています。
たしかに、入力作業や集計作業は減っていきます。
照合作業も、異常値の洗い出しも、AIやシステムに任せられる部分が増えます。
けれど、会社を守るためには、データになる前の世界を見ている人が必要です。
取引が始まる前に、ルールとして止める。
取引直後に、人間の違和感で気づく。
データ化した後に、AIで異常値を洗い出す。
この3つがそろって、はじめて会社のお金の流れは守られます。
そして、このうち前の2つ、つまり、
- 取引が始まる前のストッパーを整えること
- データ化する前の違和感を拾い、言語化し、蓄積すること
これは、経理担当者だからこそできる仕事です。
現場の流れを知っている。
部署ごとの癖を知っている。
取引先との関係性を知っている。
数字になる前の小さな乱れを見ている。
この位置にいる人は、会社の中でそう多くありません。
会社を守るのは、数字だけではない
経理は、数字を扱う仕事です。
でも、会社を守っているのは、数字そのものだけではありません。
数字になる前のルール。
数字になる前の会話。
数字になる前の違和感。
数字になる前の小さな揺れ。
そこに気づき、残し、次に活かすこと。
これこそが、これからの経理担当者の新しい専門性だと思います。
自動化によって、数字の処理は速くなります。
AIによって、異常値の発見も進みます。
だからこそ、人間である経理担当者は、数字になる前の世界を見に行く。
そして、その違和感をNotionに蓄積し、会社のナレッジに変えていく。
取引前のストッパー。
取引直後の違和感。
データ化後の異常値チェック。
この3つを携えた仕組みが、会社を守る。
そして、その仕組みの中心に立てるのは、経理担当者です。
経理担当者の勘を、勘で終わらせない。
経理担当者の違和感を、会社の知識に変える。
それこそが、AI時代に経理担当者しかなし得ない、会社を守る仕事なのです。
＝編集後記＝
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