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手書きデータをデジタルにストックする方法

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いくら仕事の効率化のために、すべてデジタルにしたとしても、一部は古めかしいやり方を残した方がいいです。

デジタルデータが壊れて復旧できなかったら、困るから?

ガジェットも所詮、モノです。モノはいつか壊れるから?

いいえ、手書きにしかなし得ない効果があるからです。

今日は、デジタルで整えた仕事環境で、手書きを融合させるツールをご紹介いたします。

懐かしのアナログ赤電話。

目次

オール電化だと、どれも平均点

鈴木さん、たしか君はデジタルで効率化を推進していたのでは?

そんな声が聞こえてきます。

そうです、バックオフィス業務では、すべてデジタル化(つまり紙を無くす)ことで、仕事効率が格段に上がります。
だから、せめてお金にまつわる情報はすべて、デジタル化にしちゃいましょうと勧めているのです。

でも、本当にすべての仕事をデジタル化にしてしまっていいのでしょうか。

そんな疑問が沸き起こることに、私は否定するつもりはありません。

理由は簡単です。

デジタルである強みは、案外限定されているという点です。

 

たとえば、家のライフラインをすべて、オール電化にしたとしましょう。

停電が起きた時、家のすべての機能がダウンしてします。

でも、一部ガスを使用していれば、お湯くらいはいただけるようになります。

このように、ライフラインではリスクヘッジした方がいい、という意見があります。

デジタルなところと、紙の部分を両立させれば、安心では?

残念ながら、私の考える両立は、同じものをデジタルと紙を残すという意味で、言っているわけではありません。

デジタルが向いている仕事と、アナログが向いている仕事と、パターンをわけておきましょうという話なのです。

 

電気も使うけど、衣類乾燥機やコンロはガスがいい。

こういった得意不得意で、使い分けをおすすめしているのです。

アナログが向いている仕事とは

アナログとは、ここでは紙と手書きのことを指しています。

会社の仕事でいえば、経費申請はデジタルです。

でも、新しいアイディアや、いろんな意見を一同に介して問題点を洗い出すといった「考える仕事」においては、紙(ホワイトボード)とペンが最適だと思っています。

たとえば、先日の北海道札幌旅行のとき。

娘とこれからの行程を整理するときに、ささっとノートとシャープペンを持ち出し、手書きで地図を書きました。

「今はここ。泊まるところはこっち。行きたい場所はここ」

この位置関係を、さっと把握するのに、紙のノートとペンが大いに役立ちました。

また、簿記の流れをお客さまにサクッと説明するとき、ノートを利用しています。

これをデジタルに表現することは可能でしょう。

しかし、スターバックスでの打ち合わせで、急に話題になった簿記について、説明するのに、デジタルデバイスを立ち上げる前に、手書きで「絵」を書けば、それで話は済むのです。

そうなのです。手書きの必要性は、「図」「絵」といったものを、ラフにとらえてアウトプットするために利用します。

そして、それらを視界に入れたときに、新たに思いついたことを、どんどん書き足していくのが、手書きの最大な強みでもあるのです。

 

このブログでは、お見せできないのですが、私はオンラインセミナーのアイディやメニューについて、たくさん手書きのアイディアを書き続けてきました。

紙とペンの摩擦から、心地よい感触を得て、よりリラックスして考えることができるのも、手書きの強みなのです。

手書きに特化したデジタルツールって何?

とはいえ、業務のほとんどがデジタル化してしまった今、逆張りでノートやホワイトボードに書き溜めていくのも、せっかくのアイディアがデジタルの商品に反映しにくくなってしまいます。

そこで、私はいつくかのアプリやガジェットを使って、手書きとデジタルの融合を測っています。

考えるフィールドは紙だけど、情報のストック場所は、Notionへ。

これが、今の時代の「手書き」です。

iPadとApplePencilとGoodNote5

手書きとデジタルといえば、この組み合わせ。

写真も音声も添付できる、GoodNote5は、いまでも利用しています。

手書き文字で、プレゼン資料をつくれば、温かみがあっていい場合があります。

そのようなとき、私はGoodNote5で、デジタルと融合した資料を作成しています。

こちらは、PDF、jpegなどのファイル形式に出力することができます。

CamScanner(アプリ)

私は、iPad mini6に、このアプリをインストールしています。

Windows版、Mac版もあります。

これは、ホワイトボードやノートに書かれたものを、写メするようにPDF化などにして、デジタルに保存するときに利用しています。

Wordやその他のアプリに転用できます。もちろんテキスト認識も。

このPDFデータを、私はNotionにUPして自分の思考ストックにしていっています。

コンセプト(iPadアプリ)

最後に紹介するのが、無限ノートと言われているコンセプトです。

GoodNote5は有限ノートに対して、こちらは、いくらでも書きなぐり広げることができるノートです。

これこそ、デジタルである特性を存分にいたしたものになります。

色やペン先の種類が豊富で、絵師さんであればイラストも書ける多機能ノートです。

無限に書けるので、取りとめない話を記録するのに、ものすごく適しています。

こちらも、PDFファイルとして出力し、議事録代わりにNotionにアップロードしておくこともできます。

使い方は、人によって異なると思います。

私は、文字と色のアンダーラインで、ひたすら絵を書くように文字を書き留めています。

 

 

みなさんも、手書き情報をどのように利用していますか。

そして、それらをどのようにストックしていますか。

手書きはノートで。あとはデジタル。

せっかくの情報が、あちこち行ってしまうと、このデジタル上で出した結論は、そもそもどのような手書き情報から生まれたのか?をたどることができません。

アウトプットは、いろんな方法で、色々な形で行うと、発想が豊かになるような気がしています。

そう、「気がする」が大事です。

手書き情報をデジタルに残す方法として、参考になれば嬉しいです。

=編集後記=

【昨日のできごと】

沖縄に滞在していました。大雨でしたが、梅雨の終わりを告げる時期で
比較的涼しい夏の前を堪能しました。

かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。

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ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。

 

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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