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紙からデジタルへ 上手くいくDX化への移行のコツ

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どうやら、この熾烈な競争が始まっており、生き残るために、DX化は免れないらしい。

そんな話が、ネット上で飛び交っている昨今。

そうは言っても、簡単にDX化に移行するのは難しいものがあります。

せっかくシステム入れても、

「さあ、今日からDX化です」と言われても、現場は混乱するだけです。

どんな紙からデジタルへ移行するのに、順序があります。

小さな会社や個人事業主が、DX化に移行するためのコツ。

これを、「グラデーション作戦」と名付けました。

目次

デジタルと言えどもExcelは紙文化の一部です

「え、うちは現金出納帳をExcelに入力しているよ」

はい。確かに、それはデジタルで情報を収集させていることになります。

しかし、それは、厳密に言うとDX化におけるデータとは程遠いのです。

  1. お店でレシートをもらう。
  2. Excelに入力して現金出納帳を作る。
  3. その現金出納帳を会計ソフトに仕訳入力する。

ちょっと待った!

それは、DX化とは言えません。

本来、デジタルデータは、人の手を介すことなく、ツールからツールへ渡ることができるのです。

この1.から3.の間に、すでに人間の手が2回も入っています。

もう、このExcelデータは、デジタルではなく、紙データをモニター上にうつしているものにすぎません。

本当のDX化を目指したいなら、この人間の手をいかに介在させないかを第一に考えるところから始めます。

とはいえ、いきなり人の手からすべてを奪うのは現実的ではありません。

これを、段階を踏んで、DX化を目指すようになります。

紙からデジタルへ移行する順序

では、具体的にどのようなステップアップを図ればいいのでしょうか。

経理タスクを例に、このグラデーション作戦を展開してみようと思います。

レベル1 相手から送られたものを、紙に出力しない

まず、相手から渡される帳票には、次のようなものがあります。

  • 請求書
  • 領収書
  • 見積書
  • 契約書
  • その他振込手数料の負担依頼のお手紙など

これらを、一旦はプリンターに出力して、紙の状態で会計ソフトなどに入力したりします。

そして、最終的に、ファイリングするまでが一貫の流れとなります。

これらを、紙にまずは出力しないところから、チャレンジします。

大抵の方は、慣れなくてやりづらさを感じるはずです。

でも、ここは自分たちがやりやすい方法を見つかることを信じて、継続していきます。

このレベル1での目標は、自分たちで、自分たちのためのペーパーレス化のワークフローを見つけることです。

すると、紙でもらったものが、逆に扱いに困るようになるはずです。

こうなったら、すべて電子取引にして、電子データを保存することで、仕事の工数が減ることに気が付きます。

レベル2 自分作成の資料を紙出力しない

次にチャレンジするのは、自分が作った資料を紙にしないというものです。

レベル1は、最初にしては、ハードルが高めでした。

でも、そこを乗り越えた方なら、このレベル2は、いとも簡単にクリアすることができます。

なぜなら、このためのツールがすでに充実しているからです。

スタートアップを対象にしたfreeeは、このあたりの機能を充実させています。

サブスクリプションという経費が発生するので、そこをどう思うかは、人によるかもしれません。

会計関連の帳票である「請求書」「見積書」「領収書」は、Excelで作成して、PDFデータをメールで送ることで、このペーパーレス化は達成することができます。

ここで求められるのは、取引のすべてをデータ化する素地を作ることです。

このさきのレベル3以降に必要な環境を、このレベル1から2で、整えて行きます。

ただ、1番ネックになるのが、契約書関連です。

理由は、自署押印を第一に考えているので、どうしても紙での保存になります。

しかし、今は電子契約書というものが一般的になってきました。

私も、この電子契約書を利用しています。

freeeサイン

また、こちらを利用している人も多いようです。

GMOサイン

ネットで比較表なるものもあるので、一度覗いてみてはいかがでしょう。

レベル3 PDFデータからcsvデータへ

次のステップは、データ保存形式のバージョンアップです。

今までは、紙のデータをそのままPDFで保存するようにしていました。

ここで、踏み込んだことは、そのデータをCSVデータ形式にするというものです。

このPDFから情報を読み取って、データ化していく仕組みを知っておきましょう。

これを知っておくと、事前にどのような様式にしたらいいのか、準備するコツがわかるようになります。

この画像から情報を抜き出すしくみを、わかりやすくしたのが、

iPhoneのカメラと、Notionです。

Notionアンバサダーの小林さん(@hkob)が、さっそく実装されています。

名刺管理テンプレートの作成

これは、一例ですが、iPhoneのカメラ機能であるテキスト認識を利用して、データを抽出して取り込むという仕組みを理解するのに、適したワークと言えるでしょう。

また、私は、Googleカメラで化粧品の外箱に印刷されているJANコードを読み取り、該当する製品のサイトや写真をGoogleから拾い出すこともやっています。

 

PDFデータや写真から、必要なテキストを選び抜いて、データベースに反映させるのは、AIの力も利用することができます。

自作でなくても、今のクラウド会計ソフトは、この機能を使えます。

電子帳簿保存法に認められたツールなので、ここは無理して自作する必要はないです。

こうして、PDFデータの中から、必要な情報をデータベースに取り込むことで、すべての取引がデータベース化にすることができます。

レベル4 ツールの中でデータを扱う

次に、このCSVデータを、各ツールに取り込む段階にきます。

ここまでくると、仕訳の手入力という世界が消えていきます。

 

実際に、私は、工事台帳ソフトからMF(マネーフォワード)やNotionにインポートしていました。

CSVデータにすることで、各ソフトへの入力ができるようになると同時に、連携しやすいように、情報を厳選するようになる効果があります。

ここまでくると、文書からデータベースへ情報の捉え方が変わってきます。

そうすれば、自分たちで、どのようなDX化を作ればいいのか、考えるようになるのです。

レベル5 ツール同士をAPIの仕組みで連携・自動化

ここまで、自分たちでできるようになれば、ほぼDX化の自生が達成できます。

特別なツールを使わなくても、Googleフォームやスプレットシート、そして、Notionをハブにして、ペーパーレスで経理業務を進めることができます。

Notion経理会計での活用術

ここで1番大切なのが、自分たちで作り上げるということです。

経理担当者の目線、社長からの目線、現場の現状……。

これらは、簡単にフローチャートで表すことが可能かもしれませんが、細かいニュアンスは、なかなか本人ですら言葉にすることは、非常に難しいのです。

そんな難しくて、不確実な方法で、外部の人に作ってもらったシステムは、使いづらくなるのは、当然のことです。

ここで、「やっぱりDX化ってムリだったんだ」と間違った認識になるのは、非常にもったいないです。

ぜひ、自分たちでできるところまでは、自作で頑張ってみるのは、これからのITリテラシーを向上させるのに、非常に有効になります。

DX化にはガジェットの充実を

ここまで、DX化のグラデーション作戦を、経理を例に取り上げてみました。

とはいえ、今までのIT環境では、難しいと思います。

もし、DXに恵まれた環境が最初からできていれば、すでに自分たちでDX化を成し遂げているはずです。

とはいえ、予算は限られています。

どこに投資すべきか。

せめて、コレくらいは整えておくといいと思うものを上げてみます。

パソコンのモニターは大きければ大きいほど良き

ウルトラワイドモニター一択です。

それが叶わなければ、デュアルモニターでもOKです。

私は、両方利用していました。

どちらがいいかといえば、ウルトラワイドモニターでしょう。

パソコンは2年で買い替えが理想

もし、メインで使い倒しているパソコンが1台しかなければ、2年で買い替えをするようにしましょう。

私は、経理ソフト用に、Windowsノートパソコンも使っています。

どっちかが調子悪ければ、どっちかを使うようにしています。

そのため、基本ブラウザをGoogle Chromeにしています。

(MacはArcに乗り換えました)

パソコンは消耗品です。

歯磨き粉が少なくなるように、パソコンも摩耗します。

速さは武器でもあるので、一定のパフォーマンスが保てるようにしておきたいものです。

外で使うデバイス「iPad」などのタブレット端末

DX化は、職場だけの話ではありません。

よく外回りする、営業。社長。そして、社内の事務所にいる経理担当社など。

この3者の連携ができなければ、意味がありません。

その点、Notionは、スマホ、iPadでも簡単に閲覧できます。

また、資金があれば、クラウドにアップしたデータを、外からタブレットで開いて編集することも可能です。

在宅勤務も可能になります。

新しい発想するには、Macが適している理由

新しい仕組みを考えるとき、私はMacを使う事が多いです。

Windowsも、最近出てきたブラウザEdgeにはAIであるbingが搭載されて、非常にフレキシブルに使えるようになりました。

でも、iPadやiPhoneの連携が強いのが、Mac製品です。

iPhoneやApple Watchを使って、パソコンの外から自由自在に情報をインプットできるのは、Macの強みでもあります。

パソコンは、ただ、データを入力するためのもの。

ただ、それを加工するもの。

それを出力できるようにするもの。

それだけだと、発想はあまり広がらないでしょう。

でも、歌いながら、情報をインプットできるなんて!

Macのショートカット機能を使えることを知れば、やってみたいことにチャレンジしてみようと、やる気もモチベーションも上がるものです。

試行錯誤できる許容と、悩む時間を確保しよう

とはいえ、変化するのはとても大変です。

まずは、

  • チャレンジするには失敗はつきものであること。
  • チャレンジするには、相当な時間が必要であること。
  • チャレンジするには、みんなで楽しめること。

この3つを、必ず確保していただきたいです。

とかく、変化には痛みが伴います。

とくに、先陣きって切り込み隊長である、プロジェクトリーダーにかかる負担は、大きくなります。

でも、そこを楽しめることができれば、ほぼDX化はなし得るのです。

この「DX化へのグラデーション作戦」を参考に、みなさんのDX化のヒントにしていただければうれしいです。

=編集後記=

【昨日のできごと】

午前中に、個別相談。午後からNPO法人関連の仕事で役所周り。
税務署では、定額減税説明会が行われ、駐車場が満車でした。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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