Notion経理会計での活用術

Notionは、汎用性の高さから、あらゆるの場面で、活用できるようになりました。

家内安全Notion術　Before After

 

職場に限らず、家庭内にも気軽に使えるNotionは、どのような企業でも導入しやすいです。

 

特に、無料で使い始められることや、簡単な機能だけでも効果を感じられること、

不必要な機能をもたすこともないことから、導入する企業が増加しています。

 

私は、「経理×Notion」という切り口から、Notionの可能性を考えてみました。

あくまで、基本的なExcelとWordを使える、ひとりの経理担当者ができることを、

洗い出しています。

 

次のようなシチュエーションで、Notionの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

内部統制と情報収集

 

経理の命は、「情報」です。伝票でも、領収書や請求書ではありません。

これらの書類が経理に提出される前、現場で何が起こっているのか、予め把握することが大切です。

 

書類が提出されてから、社長が銀行からお金を引き出してきてから、未処理の請求書が判明してから。

 

これらは、気づいてから処理することは、「事後処理」となって、経理ではなく、単なる記帳作業になってしまいます。

 

経理とは、お金が動く前が勝負なのです。

そこで、Notionを各従業員のパソコンやスマホにインストールをし、情報共有と内部統制を可能にすることができます。

 

・仮払金や現金引出しの連絡票

まず、全員の共通ページを作ります。

Googleフォームを埋め込み貼り付けをし、

経費の支払い希望や、仮払金、また入金の連絡を経理に提出できるようにします。

このGoogleフォームは、経理だけのアカウントを予め作成し、社長や各従業員のGoogleアカウントで

Notionページを共有するようにします。

 

・経理担当者の予定

また、経理担当者の予定も誰もが分かるようにしています。

こちらも、Googleカレンダーを埋め込み表示しています。

これは、今後、NotionとGoogleカレンダーの連携が充実するバージョンアップが発表されています。

また、経理担当者へ個別に連絡取りたい場合、メーラーが起動できるようクリック場所を作成しています。

 

最低限、このGoogleフォームとGoogleカレンダー、経理担当者へのメーラー起動

の３点を設定しておけば、小さな会社であれば、十分情報収集を行うことができます。

 

・支払決済

また、支払決済を社長にしていただくことで、内部統制の代わりにすることができます。

データベースのボードビュアーにて表示すると、わかりやすいです。

社長が決済したものは、「進捗状況」タブを、決済済みに変えてもらいます。

 

このデータは、経理担当者が作成します。

そして、社長が決済期限まで決済していただくようにします。

 

このデータベースをカレンダー表示（支払日表示）にすれば、資金繰り表の作成にも活用でき、

決済期限日でカレンダー表示をすれば、社長に決済を促すことができます。

 

小さな会社でひとり経理担当者の場合、社長は全てお任せにしてしまう傾向がありますが、

これは一番、内部統制としてはやってはいけないことです。

しかし、経理担当者の仕事場を荒らしたくない気持ちもあるかもしれません。

 

ところが、このように、Notionを介して情報のやり取りを行うことで、

内部統制の代わりすることが可能となるのです。

 

・入金管理

入金予定がきちんと入金されているか、チェックするのも、Notionで行えます。

 

入金予定表を、CSVデータに変換し、Notionのデータベースにインポートすることができます。

 

 

銀行で入金された時、Notionを開きながら、入金されたものをチェックすることで、

債権未回収に早く気づくことができます。

 

 

経理タスクとスケジュールの管理

 

経理のルーティンは、決まっています。

しかし、途中イレギュラーなことが発生し、緊急対応をしたり、請求書や領収書の提出期限が守れていなかったり、

提出書類に不備があったりすると、途端に、経理のリズムが崩れます。

これが、ミスを誘発する原因の一つになっています。

 

「あれ？どこまでやったっけ？」からまた、やり直しをすることで、業務の効率化は望めないし、

RPAといったロボット化は、夢のまた夢になります。

 

ここで、経理担当者だけのページを作成し、日次処理と月次処理のタスク管理でNotionを利用します。

社長と共有すれば、社長も経理の進捗状況を把握することができます。

 

 

会議資料の閲覧

 

月次決算を終えたら、損益計算書や、経営管理資料を作成します。

そのデータを、Notionにアップしておくと、会議を開く際、全員が一つのデータを共有することができます。

また、数値修正が入った際、Notionのデータを上書きすることで、全員に正しい資料を即時に提供することができます。

 

Notionの良さは、この「即時」で訂正できて、リアルタイムで共有できることです。

このタイムラグが生じないことが、平等性が高まり、組織としての価値観共有に大きく一役かっていると思います。

また、それを、自分達の手で、作り上げることができる達成感が、より一層高まるのです。

 

どのような小さな会社でも、ひとり社長でも、規模にあった内部統制は、必要です。

その一歩として、この「経理会計×Notion」を検討してみてはいかがでしょうか。