Notionの使い方　ツールを使うことより困ったことのあぶり出しをしよう

※コンテナの積み残し。By iPhone 12 mini

 

初めてログインした時の、まっさらなページを見て、何をどう使えばいいのか、

困ってしまったりしていませんか。

そんなとき、一旦Notionから離れて、自分がやりたいことをもう一度見つめ直すことをオススメします。

そうすると、やるべきタスクがはっきりさせることができるようになります。

 

Notionというツールにあこがれないこと

 

Notionは、オールインワンアプリと言われるように、自由度の高いツールです。

かわいらしいイラストから、より親近感も湧き、早速つかってみようかと思えるよう、

丁寧なチュートリアルもテンプレートも用意されています。

しかし、「それでどうしたらいい？」とフリーズしてしまうのが、大多数の方の悩みになっています。

 

これには、理由があります。

一般的なツールは、用途に特化したインターフェイスを持っているのがほとんどだからです。

例えば、SNSのTwitterやFacebookなど、Instagram、Tik Tok。

これれは、自分のコメントや写真を発信することに特化しており、自然と、作業動線が誘導されるように、作り込まれています。

また、パソコンやスマホも同様で、詳しい取扱説明書がなくても、画面や本体を見れば、

なにをどうすればいいのか、一目瞭然となっています。

このように、今まで世の中に出てきているITツールは、すべて、ひと目みただけで、

自然と仕事ができるように設計されているのです。

 

ところが、Notionは、この設計から自分で組む必要があります。

プログラミングのエンジニアが設定してくれる部分を、知識のない人でも構築できるのが、

Notionの良さでもあります。

この長所を活かすには、Notionというツールに頼るのではなく、まず、自分の現状をみて、

Notionの中で、どのように情報を流せばいいのか、考える必要があるのです。

 

 

困っていることを、まずは見える化にしよう

 

では、どのように自分の現状を明白にしていけばいいのでしょうか。

それには、まず、自分の困っていることをすべて、A4の白い紙に書き出すことから始めます。

最初は愚痴でも構いません。

不思議と、頭の中のもやもやを文字にすることで、ある気づきを得ることができます。

「これって、現場も困っているのではなかろうか。」と。

 

自分にとって困っている現象は、必ず理由があるのです。

自分の脳力がないから、困るのではなく、仕事のフローで、一つ引っかかることがあるため、

関わる人の工数が無駄に多くなっていたりします。

 

組織での問題を洗い出す場合は、関わる人すべてから困っていることをヒヤリングします。

こうして、上がってきた問題点を並べてみると、改善点が見えてくるはずです。

ここで、「どうせ、言っても改善されない。」とか、

「予算つかないでしょ、どうせ」と言われるのが大半だったと思います。

 

また、経理担当者の場合、現場からの情報と会計ソフトへの仕訳をスムーズに行うことが、

ミスを誘発させない環境を作ることができます。

Notionと経理　会計ソフトとの連携を考える

 

こうして、個人や組織で頻発していた「困った」を、Notionで組み上げてみると、

現状がどう変化できるかを、テストすることができるのです。

 

 

Notionのテンプレートは機能を見せてもらうつもりでよい

 

今は、自分たちが作ったテンプレートを、様々なサイトで公開するなど、

参考になるページを複製して利用することができます。

テンプレートを利用するのは、自分で組み上げる必要がないので、とても便利です。

 

私の場合、どのようなNotionの機能を使っているのか、勉強のために、テンプレートを利用しています。

機械を分解して、構造を調べるような使い方でしょうか。

 

自分にピッタリなテンプレートがあれば、それこそ有り難いことですが、

なかなか、ジャストサイズなページに出会えることは、難しいものです。

テンプレートに合わせてNotionを使うのではなく、

自分の困ったに合わせて、利用するのが、Notionの良さを実感しやすくなると思うのです。

 

まずは、等身大の自分に合わせて、Notionのページを作ってみましょう。

徐々に困ったことが解消される嬉しさを体感できるようになります。

基本的な機能だけで、十分に利用できるので、まずは、自分の「困った」を明らかにしてみましょう。