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経理に強くなるためのエクササイズ

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絶対に、経理だけには慣れることができない。

そう思う方も多かと。

初めて経理業務を担うことになった方にとって、とても自分ができると思えないかもしれません。

私もそうでした。

しかし、それは、経理の本来の仕事を知れば、考え方が変わるかもしれません。

経理とは、作業を通して間違いを見つけます。

目次

ただ、反復練習のみ

経理に慣れていくには、コツがあります。

それは、「習うより慣れろ」です。

もちろん、簿記の知識も、仕訳を切る技術も必要です。

でも、その前に一番大切なことがあるのです。

それは、「慣れる」ことです。

 

みなさんは、一度覚えた自転車の乗り方を、忘れたことがありますか。

なぜか、不思議と何十年たっても、自転車に乗ることができるように、
一度身体に染み付けて覚えたことは、忘れることがありません。

多少、思い出すのに時間が掛かることもあるでしょう。

でも、一度身体で覚えたことは、人は忘れることがありません。

ひたすら、帳票のチェックを繰り返す作業は、時に体力を奪うこともあるでしょう。

でも、経理の基本は、現場から上がってくる帳票を電卓チェックしていくことで、

逆に現場のことがわかってくる不思議なことが起こることもあるのです。

単純化と効率化

では、ただ、数をこなせばいいのでしょうか。

違います。逆に、数をこなしていくことで、効率化への道筋が見えてくるようにしなければなりません。

経理業務を効率化するために、一番の壁となるのが、「間違いが多い」ことです。

  • 現場から間違えたものが上がってくる。
  • 経理業務内で、間違いを誘導してしまう仕組みになっている。

この2つがあるかぎり、経理業務の効率化は望めないと思った方がいいかもしれません。

 

経理担当者が、やることは、現場と経理の両方に、効率化を図ることです。唯一現場のために、経理ができることだと思います。

わかりやすさ

間違いが起きるはずがないようにすれば、間違いのリスクを軽減することができます。

そのためには、現場の事務の流れに合わせた作業の単純化です。

例えば、稟議書作成を例に考えてみます。

稟議書作成→上長決済→また作成担当者に戻す→経理部へ提出

一枚の稟議書のキャッチボールが始まってしまい、最終的に決済下りて履行できるかどうか、担当者はずっとやきもきしている状態です。

仕事とはいえ、今、自分の稟議書がどこにあるのか、期日までに間に合うのか、
心配な状況が続きます。

これは、間違いに導く大きな要因となってしまいます。

ひとつの作業で、完結できる仕組み

あと、経理業務内で、無駄といえる作業が起きやすくなっているケースもあります。

一度、チェックしたものを、いかにスムーズに会計ソフトにインポートするかが命です。

経理業務は、突き詰めると、現場からの帳票を、会計ソフトに流し込む仕事と、

その過程から、間違いや違和感を見つける仕事の2種類となります。

帳票を触る作業を、ギリギリまで効率化させ、間違いをあぶり出す内部統制の精度をあげるという、相反した効率化をめざすことになるのです。

それを可能にするには、時間と勝負することです。

例えば、残業を絶対にしないと決めてしまいましょう。
時間内に、仕事を完成させることを目標にするのです。

そうすれば、知恵が生まれて、その場にあった効率化の方法を見つけられるようになるはずです。

処理する量を増やすためではなく、違いを見つけるため

「単純化」「効率化」を実現するには、それなりの量をこなすことが大切です。

理由は簡単。頭の中で描いたことだけで、本当の「単純化」と「効率化」は見えないからです。

私は、体育系人間です。

上達には、繰り返し(ドリル)練習が欠かせません。

特に、経理に苦手意識があるなら、なおさらです。

まずは、ひたすら帳票をチェックし、電卓をたくさん打って、一度マシーンになってから、

初めて人間として頭を働かせると、ほぼ正解に近い効率化を見つけるようになるのです。

「単純化」「効率化」という自由なことと、「内部統制」して間違いを見つけるという、

相反したことを両立させるためには、そうせざる得ないのです。

 

ただし、一概にそれも正しいとも言えないケースもあります。

経理をする、その環境によって、量をこなさなくても、正しい効率化を導き出すこともあるからです。

 

もし、自分に経理への苦手意識があるなら、まずは量をこなしましょう。

そうすれば、ほぼ正解に近い効率化の方法を見つけられるようになるでしょう。

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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