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チームでの情報共有 LINEに限界感じたらNotionを とあるNPO法人の取り組み

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利便性が高く、ITリテラシーに関係なく利用できるコミュニケーションツール。

LINEは誰もが使えるツールなので、どんなチーム・組織にも導入しやすいツールです。

しかし、少しずつ人数が増えてくると、情報が錯綜し、どれが正しくて新しいものなのか、追いきれなくなります。

そんなとき、Notionとの併用をチャレンジしてはいかがでしょう。

「承知しました」コメントで大事な情報は裏天井へ?!

目次

グループの成熟度によって変わる情報共有ツール

LINEからNotionへ。

これは、とあるチームでのDX化の一環で沸き起こった問題でした。

 

会社などのチームは、ある意味コントロールしやすい人の集まりです。

嫌であれば、退職すればいい。

極論いえば、それがまかり通る世界でもあります。(労基というものがありますが……)

しかし、趣味や同じ志をもった人たちが集まる団体は、そう簡単に人を排除することができません。

NPO法人になると、会員規則があり、退会を宣告する場合、決められた要件が満たされないとできません。

そんなチームの場合、情報共有こそが皆をつなぎとめる唯一のツールとなるのです。

立ち上げ時、お互い気心がしれた関係、そういった慣れた人間関係の中では、LINE一つでもまったく問題は起きません。

しかし、組織が成長し、様々なバックボーンを持つ人達が集まるようになると、今までのようなコミュニケーションのやり方では、成り立たなくなります。

下手すれば、チームが崩壊・分裂することもありうるのです。

そうならないためにも、この

  • 情報共有
  • 共通理解

の2つが、何よりも欠かせないものになるのです。

会社でいえば、企業理念や約束事といった、属する人が全員知っておきたいものです。

これを、いかに工数少なくして、浸透させるかが、チームの存続の肝になっていくのです。

情報の保存期間ごとに管理を分ける

私は、情報には3種類のタイプがあると考えています。

これは、会計帳簿の保存期間別に、資料を管理してきた経験から得た方法です。

いつ、その情報を捨てるのか。

それによって、保存方法が変わるのですが、それを生の情報に当てはめて考えてみたのです。

短期期間情報

Notionには載せず、LINEのみでどんどんフローさせていきます。

基本1回のレスポンスで解決するものになります。

「〇〇アップしました」

「明日、〇〇を持ってきてください」

などです。

中期機関情報

Notionのデータベースに、フィルターをかけて、一定期間に表示させる方法で管理します。

このクラブでは、1ヶ月分のヨット帆走練習が先に決められ、練習日3日前に配艇が決められます。

その情報を、LINEに流れてくるので、キャッチアップしてNotionにアップしていきます。

このように、1ヶ月スパンで閲覧しておきたい情報は、Notionのデータベースにアップしておきます。

プロパティに日付を利用しています。

この日付があるからこそ、フィルタリングで1ヶ月間表示するようにしています。

ここでは、1ヶ月分の予定が、前月の20日ごろに決まるので、それまでは未来のデータがありません。

よって、フィルタリングも、難しくない単純な方法で設定することができます。

長期期間情報

これは、もうwikiページのように、取り扱います。

ページの一番上に、貼り付けておきます。

まずは、Notionに慣れていない人のためのオリエンテーション。

こちらには、操作方法などを動画に収録し、クラブ専用YouTubeアカウントにアップしています。

そして、運営方針や役割分担など、トグルにしまっていますが、一番目立つところに、いつでも閲覧できるようにします。

情報の理解速度を上げるとチームは強くなる

かつて、ボランディアリーダーとしてのキャンプに参加したことがありました。

ここでは、本番を始める数ヶ月前から、ボランティアリーダーたちが毎週のように集まり、合計10回ほどの打ち合わせを重ねていきます。

話し合う内容は、「共通理解」です。

ここを深堀りしていかないと、本番、リーダー同士の行動がちぐはぐになり、参加者からも物足りないという感想がくることもあるのです。

このキャンプのテーマは?

それを聞いて、どう思ったか?

自分は子どもたちに何を体験してほしい?何を伝えたい?

キャンプ参加後、こどもたちにどうなってほしい?!

今思えば、マーケティングの一環でもあるなと気付かされます。

私が、組織の成長と満足度を確保するには、「共通理解」が欠かせないと断言しているのは、このときの体験があったからです。

企業であれば、経営理念に該当します。

それを生きた言葉として、自分の中に落とし込むには、絶えずその言葉に触れる必要があるのです。

そこで、Notionです。

LINEの場合、半永久的に見ることができません。

また、端末を変えてしまうと、以前のものは見ることができないのです。

Notionなら、即必要な情報を引き出すことができます。

触れれば触れるほど、理解速度もあがり、自分なりの言葉でも表現できるようになります。

そうなれば、そのチームは一段と強くなっていくのです。

情報、とくに言葉の力は偉大です。

フローとして流れていくLINEだと、言葉を噛みしめることができないのです。

NotionとLINEの使い分けは、情報などの言葉のフローとストックです。

もしかしたら、これは会計をやっている私ならではの視点かもしれませんね。

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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