利便性が高く、ITリテラシーに関係なく利用できるコミュニケーションツール。
LINEは誰もが使えるツールなので、どんなチーム・組織にも導入しやすいツールです。
しかし、少しずつ人数が増えてくると、情報が錯綜し、どれが正しくて新しいものなのか、追いきれなくなります。
そんなとき、Notionとの併用をチャレンジしてはいかがでしょう。
「承知しました」コメントで大事な情報は裏天井へ？！
グループの成熟度によって変わる情報共有ツール
LINEからNotionへ。
これは、とあるチームでのDX化の一環で沸き起こった問題でした。
会社などのチームは、ある意味コントロールしやすい人の集まりです。
嫌であれば、退職すればいい。
極論いえば、それがまかり通る世界でもあります。（労基というものがありますが……）
しかし、趣味や同じ志をもった人たちが集まる団体は、そう簡単に人を排除することができません。
NPO法人になると、会員規則があり、退会を宣告する場合、決められた要件が満たされないとできません。
そんなチームの場合、情報共有こそが皆をつなぎとめる唯一のツールとなるのです。
立ち上げ時、お互い気心がしれた関係、そういった慣れた人間関係の中では、LINE一つでもまったく問題は起きません。
しかし、組織が成長し、様々なバックボーンを持つ人達が集まるようになると、今までのようなコミュニケーションのやり方では、成り立たなくなります。
下手すれば、チームが崩壊・分裂することもありうるのです。
そうならないためにも、この
- 情報共有
- 共通理解
の2つが、何よりも欠かせないものになるのです。
会社でいえば、企業理念や約束事といった、属する人が全員知っておきたいものです。
これを、いかに工数少なくして、浸透させるかが、チームの存続の肝になっていくのです。
情報の保存期間ごとに管理を分ける
私は、情報には3種類のタイプがあると考えています。
これは、会計帳簿の保存期間別に、資料を管理してきた経験から得た方法です。
いつ、その情報を捨てるのか。
それによって、保存方法が変わるのですが、それを生の情報に当てはめて考えてみたのです。
短期期間情報
Notionには載せず、LINEのみでどんどんフローさせていきます。
基本1回のレスポンスで解決するものになります。
「〇〇アップしました」
「明日、〇〇を持ってきてください」
などです。
中期機関情報
Notionのデータベースに、フィルターをかけて、一定期間に表示させる方法で管理します。
このクラブでは、1ヶ月分のヨット帆走練習が先に決められ、練習日3日前に配艇が決められます。
その情報を、LINEに流れてくるので、キャッチアップしてNotionにアップしていきます。
このように、1ヶ月スパンで閲覧しておきたい情報は、Notionのデータベースにアップしておきます。
プロパティに日付を利用しています。
この日付があるからこそ、フィルタリングで1ヶ月間表示するようにしています。
ここでは、1ヶ月分の予定が、前月の20日ごろに決まるので、それまでは未来のデータがありません。
よって、フィルタリングも、難しくない単純な方法で設定することができます。
長期期間情報
これは、もうwikiページのように、取り扱います。
ページの一番上に、貼り付けておきます。
まずは、Notionに慣れていない人のためのオリエンテーション。
こちらには、操作方法などを動画に収録し、クラブ専用YouTubeアカウントにアップしています。
そして、運営方針や役割分担など、トグルにしまっていますが、一番目立つところに、いつでも閲覧できるようにします。
情報の理解速度を上げるとチームは強くなる
かつて、ボランディアリーダーとしてのキャンプに参加したことがありました。
ここでは、本番を始める数ヶ月前から、ボランティアリーダーたちが毎週のように集まり、合計10回ほどの打ち合わせを重ねていきます。
話し合う内容は、「共通理解」です。
ここを深堀りしていかないと、本番、リーダー同士の行動がちぐはぐになり、参加者からも物足りないという感想がくることもあるのです。
このキャンプのテーマは？
それを聞いて、どう思ったか？
自分は子どもたちに何を体験してほしい？何を伝えたい？
キャンプ参加後、こどもたちにどうなってほしい？！
今思えば、マーケティングの一環でもあるなと気付かされます。
私が、組織の成長と満足度を確保するには、「共通理解」が欠かせないと断言しているのは、このときの体験があったからです。
企業であれば、経営理念に該当します。
それを生きた言葉として、自分の中に落とし込むには、絶えずその言葉に触れる必要があるのです。
そこで、Notionです。
LINEの場合、半永久的に見ることができません。
また、端末を変えてしまうと、以前のものは見ることができないのです。
Notionなら、即必要な情報を引き出すことができます。
触れれば触れるほど、理解速度もあがり、自分なりの言葉でも表現できるようになります。
そうなれば、そのチームは一段と強くなっていくのです。
情報、とくに言葉の力は偉大です。
フローとして流れていくLINEだと、言葉を噛みしめることができないのです。
NotionとLINEの使い分けは、情報などの言葉のフローとストックです。
もしかしたら、これは会計をやっている私ならではの視点かもしれませんね。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
午前中にオンラインでの業務。
午後はオフ。夏のドラマチェックをします。
なんだかんだ行って、朝ドラと大河ドラマは秀逸です。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
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