バックオフィス業務改善で落としてはいけないもの

何事も、外してはいけないポイントがあります。

食事には、お箸が必要。

電車乗るには、Suicaは外せない。

プールで泳ぐなら、水着は必須。

学校に行くなら、制服は絶対など。

ご多分にもれず、バックオフィスなどの職場での業務改革で、落としてはいけないものがあります。

それは、錦の御旗です。

計画どおりに進まない業務改革

私は、人生で何回か、大規模なバックオフィス改革の経験があります。

一回目は、公益法人のバックオフィスでした。

オフィスコンピューターから市販の会計ソフトに移行する作業で、データのインポートができないため、一時的に派遣のプロをお願いしてデータ入力をしていきました。

そして、新しい会計ソフトに科目マスターなどを登録するなど、移行作業の担当をさせていただきました。

当時の苦労は、オフィスコンピューターと市販ソフトの同時並行で、仕訳データを入力していたので、帳簿合わせの数倍時間がかかったのを覚えています。

でも、ただ楽しかった記憶しかなく、いやな思いをしたことがなかったのです。

理由はひとつ。

錦の御旗、つまり権限を持った人が方針を穿いて、移行作業の環境をしっかりと構築してくれていたからです。

ようは、不満を持ちそうな人にトップが対策してくれていたということです。

ほぼ、上手く移行できたのは、このときくらいです。

あとは、会計事務所として顧問先の経理業務改革をお手伝いしたことがありますが、

人の問題で、難工事を強いられたことがほとんどです。

中小企業の場合、特にそうですが、トップである社長より、経理担当者のほうが実務の権限を握っているケースが多いです。

このような場合、いくら社長が決めても、当事者である経理担当者が首を縦に振らないといったことがありました。

このように、業務改革を進めるときに、社長の言葉の重みが露呈してしまうのです。

抵抗勢力と圧倒的無気力勢力

業務改革を阻む要因は、環境と人です。

環境は、ハードとソフトの性能が、業務内容と合わないというケースです。

これは、すぐに解決することができます。

スペックに合わせるか、ハードとソフトを変えるかです。

基本、プロに業務改革を頼むと、ハードの選定も含まれています。よって、この問題で改革が頓挫することはほぼありません。

強いて言えば、ソフトもハードもオーバースペックで、持て余してしまって、せっかくの改善が使われていかないという現象が起こるくらいです。

一番困るのが、人です。

ただでさえ、移行作業は緻密な計画で進めるので、神経を使います。

でも、その場にいる人が非協力的だと業務改革は本当に苦しい仕事になってしまいます。

外に敵がいれば、まだいいのですが、身内が敵になるのは、本当にキツイです。

業務改革の成り手がいないのは、これが原因であったりします。

トップダウンとフォローアップのバランスに気をつける

であれば、この人問題をどうクリアすればいいのでしょうか。

もう、これは「錦の御旗」をひるがえすしかありません。

本来なら、自分たちの仕事を理解して、自発的に行動してほしいものです。

しかし、動いてもらわなければ、トップダウンで命令するしかないのです。

正直、人の集まりで、命令しなければ行動できない人がいる場合、成熟したグループとは言えません。

でも、人が変わることを期待するのではなく、まずは行動してもらい、実際に体験していただきながら、気づきを得てもらうようにします。

人は、自分がやってみて初めて納得できる生き物なので、改革が終わるころには、何事もなかったかのような素振りをみせます。

そんなものです。

でも、このトップダウンの強さは、その集合体の性質によって塩梅を加減しなければなりません。

会社や企業のようなところであれば、トップダウンは強めに言っても全く問題はありません。

しかし、ボランティア団体といった人の善意で集まっている組織では、よほど気をつけないといけません。

そこで、活用できるのが「錦の御旗」です。

常に命令して行動してもらうのではなく、見ただけで、自分で判断できる環境を準備するという考えです。

あと、その改革が一番上の役職の人が願っていることだと、見ただけでわかるしくみでもあります。

ある意味、これは経営者など改革に責任を持つ人次第です。

業務改革で、絶対に落としてはいけないものは、このトップの覚悟を見せるということなのです。

もし、改革など移行作業がうまくいき、新しい体制で仕事が回るように慣れば、現場も変わっていきます。

業務改革とは、つまり、人の改革でもあります。

ただ、新しいツールを導入するだけが改善ではないのです。

トップがしっかりしたところは、ほぼ成功といっていいでしょう。