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Notionタスク断捨離術 タスク管理とは捨てるところから

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タスク管理とは、たった一つのタスクを見つけ出すために行います。

となると、他のタスクは捨てるのでしょうか。

はい、捨ててしまうのです。

どうしても、大切なタスクなら、また、浮かび上がってきます。

こうすることで、理想と現実のギャップを埋めることができるのです。

長年の蓄積で、色々とタスクが混在している木

目次

無限に生まれるタスクとの闘い

私は、NotionとTaskShuteCloudという2つのアプリケーションを利用して、タスク管理をしています。

思いついたアイディアは、即スマホからNotionにインプットしています。

また、読んだ本からのインスピレーションも、Notionに入れています。

私のNotionルーティン

このように、インプットの効率化を図ることで、次に起こる悩みが、

「タスクに埋もれる」という現象です。

 

一日に、無数のタスクを積み上げて、タスク消化に勤しむと、消化不良になってしまいます。

つまり、消化しきれないタスクが、積み上がるのです。

こうなったら、タスクを効率よくこなせなかった自分がいけないのかもしれません。

ちょっと、待ってください。咄嗟に思いついたタスクは、実現可能かどうか、考えていません。

ただ、「いいな」と思って思いついたにすぎません。

もし、目測通りにうまく行ったとしたら、それは、常日頃ルーティンとしてこなして来たタスクに限ります。

初めてのことは、必ず、想定外のことが起こるもの。

1時間で終わるはずのYouTube収録が、カメラの再設定で3時間かかってしまうことも、まだザラにあります。

 

どちらかというと、タスクが無限に生まれてくるというよりは、タスクが無限に溜まってしまうようです。

雇われ時代であれば、残業代がつきますが、ひとり仕事の場合、ただ時間が溶けて無くなるだけです。

なんとか、この状態を改善したいと思っていました。

一日にたった一つのタスクを選ぶ

なぜ、タスクが無限に貯まるのでしょうか。

それは、自分に対する処理能力の見誤りにすぎません。

理想の自分なら、ここまでできるだろうと想像します。しかし、現実の自分は、スキルがないために、できないのです。

ただ、それだけです。

 

小さな子供が、逆上がりを会得する過程を例に考えてみます。

子供は誰でも、「私だってできる!」という、根拠ない自信にあふれて、チャレンジします。しかし、できないのです。

ここで、できるまで、何回も何千回も逆上がりにチャレンジしても、決してできることはありません。ただ、手に豆ができて、疲労していくだけです。

では、どのようにして、できるようになるのでしょうか。

それは、段階を踏んで、練習するのです。

最初は、蹴り上がりだけを練習します。次に、片足を蹴り上げた状態で、上に上げます。

このように、動作一つ一つを分解して、部分練習をしていくのです。

そして、最後には、指導者の手によって背中を保持してもらいながら、回転します。

このように、逆上がりができる過程には、まず、足を蹴り上げて身体を引きつける感覚を覚えるところから入るのです。

 

タスクをこなすことも同じです。

初めてのことは、必ず時間が物凄くかかります。

特に、ひとり仕事を始めて、1年半経った私にとって、何事も始めてのことばかりです。

まして、年齢的な体調の波もあって、常にフルスロットルで頑張れるわけでもありません。

ということは、一日にたくさんのタスクをこなすことより、一つのタスクを集中していくことが正解なのかもしれないと、気付くことができました。

こうして、毎朝のタスク管理は、たくさんあるタスクの中から一つ選ぶようになりました。

もし、時間より早く終えることができたら、もう一つ、やりたかったタスクをこなせばいいのです。そして、完璧に終わらなくても、着手しただけでも「I am OK!」と認めることにしました。

そうしたら、次の日もいいスタートを切れるようになり、睡眠の質も確保できるようになりました。

できないことに悔やまない方法

そこで、もう一つ問題が起こります。

やろうと思っていたのに、できないことに自己嫌悪に陥ってしまうことです。

そこを改善するのに、私は、Notionのソート機能を使って、できなかったタスクを見えないようにしました。

本来残っているタスクを、「仕掛」という名前をつけてソートをかけています。

タスクステータスを「In progress」にしているものです。

これは、週に一回、月曜日に設定している「タスク整理日」に精査しています。

そして、ここに溜まったタスクは、年間で消化できるようにしています。11月、12月は、新たなことに着手せず、今までできなかったこと、そして、来年に向けての準備に当てるようにしています。

仕掛中のタスク表示

それでも残ったタスクは、一旦「Delete」してしまいます。

それでも、消し去るのに躊躇する長期的タスクは、「できたらいいな」のトグルの中にいれています。

あえて、旅行の行き先や、美味しいお取り寄せ情報もいれて、ワクワク感を作っています。

これで、自分の方向性がズレていないか、間違えていないかの指針になっています。

 

そして、毎日見るタスクがこちら。

毎朝行うタスク整理が、全部終えていることがひと目でわかるようにしています。

To-Doリストの良いところは、終えたタスクに取り消し線が入る点です。

「やった!終えているよ」と自己肯定感を上げてくれます。

 

そして、一日終えたタスクのステータスを「Done」に変えて、表示しないようにしています。

そして、終えたタスクは、別のデータベースにリンクして表示しています。

体調に合わせているので、毎日タスクを完了させることにこだわっていません。

 

このように、タスクを捨てられるようになったのは、日々のルーティン(ブログとメルマガの毎日更新)が定着したからだと思っています。

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予定したことができなくても、毎日のルーティンはできているので、それほど喪失感がないのです。

 

タスクがうまく消化できないのは、そのタスクが今やるべきではないのは明白です。

家族の時間、自分のことなど、いろんな要素が絡み合って、日々のタスクが生まれ消えていきます。

ブロックとしてタスクを扱うように、Notion上で把握していますが、実は、波の中で生きているのかもしれません。

押し寄せた波は、引いていきます。そして、また戻ってきます。

このリズムに乗ることが、自分にとって正解なのかもしれません。

=編集後記=

【昨日のできごと】

午前中に、個別相談。午後からNPO法人関連の仕事で役所周り。
税務署では、定額減税説明会が行われ、駐車場が満車でした。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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