先日、子どもの習い事で作成したNotionのアカウントを、正式に新役員へ移譲しました。
PTAなど、管理責任者の任期がくると、どんどん変わっていく組織の場合、この「管理者の権限移譲」が必ず伴ってきます。
このときに、気をつける点をまとめてみました。
権限移譲は、分岐作業を丁寧にするのと同じです。
２年に一回のイベントで立ち上げたNotionアカウント
実は、この引継ぎ。2年前に完了していたはずでした。
これは、2年前、とある子どもの習い事の父母の会で、Notionを導入した、その後日談です。
父母会で感染対策を徹底する方法 LINEとNotionの併用術
このこどもの習い事では、発表会が2年に1回行われています。
この発表会ごとに、父母の会が結成されます。
発表会が終われば、父母の会は解散され、2年後の発表会までは空白の時期があります。
発表会がある年になると、新たな役員が擁立されます。
この父母の会の仕事は、先生のお世話から始まり、発表会前の準備や、当日の運営など多岐に渡ります。そのため、係にわかれて、当日の運営を行います。
通常、母たちは、レッスンの前後子どもの送迎のついでに、立ち話でコミュニケーションをとります。
しかし、2年前は新型コロナの蔓延で、非常事態になるなど、今までと勝手が違う運営となったのです。
もちろん、近距離での立ち話も許されないときでした。
先生のリハーサル時のお抱え運転手係も遠慮したほどです。
今思い返すと、よくもあの状況で乗り切ったなと思います。
みんなピリついている中、パソコンを開けばNotionがある状況が、精神的に安堵感がありました。
そこに係のメンバー全員で、情報を書き出しつつ、LINEでやり取りして、情報の更新を重ねていったことで、随分と助けられたと思います。
そして、その2年後の今。
突如、私のクレジットカードから、見知らぬNotionアカウントから、高額な料金が引き落としされたのです。
最初は、どこのアカウントなのかわからず、調査するのに2週間かかりました。
やっと、判明。
「あのときの、父母の会のアカウントだ！」
今まで、私がオーナーになっていたのですが、権限を移譲したあと、私はそのアカウントから退室したのです。
しかし、今回、発表会のため父母の会が立ち上がって、お教室にまだ残っている旧役員と新役員、あわせて10名ほどがメンバーとオーナーとして加入したようです。
そのために、残っていたクレジットカード情報に基づき、請求されたわけです。
私は、次の理由で、クレジットカードなどの情報を、私のままにしていました。
- 次に使う人がNotionを使えるかどうかわからず、もしかしたら廃止する可能性が高い。
- 私から下級生のママに引き継ぐとき、すべてフリープランにしていた。
- 引き継ぎの時、新しいオーナーのクレジットカード情報を入力させるのに、躊躇した。
- その発表会が終わったら、すぐにその習い事を辞めることになっていたので、ゆっくりと時間かけて説明ができなかった。
すでに、私はそのアカウントから抜けてしまっています。
ゲストとして読んでいただいても、アカウントの設定はオーナーしか変更できないので、最終的にzoomにて説明しながら、再設定をして解決した次第です。
これは、PTAなど管理者を始め、メンバーが頻繁に入れ替わる組織で起こりうる問題です。
その年、または翌年、運よくITに慣れている人がいれば、このようなことは起こらないでしょう。
しかし、永久的に、使い続けられるかどうか、それは、わかりません。
これが、PTA型組織のアキレス腱とも言える部分なのです。
担当者が１年単位で入れ替わる組織にNotionは向いていない
Notionの多くは、企業などの指揮系統がはっきりしている組織に導入されることが多いのです。
または、個人や小規模の小さなグループなど、仲間として数年間は共に活動する環境で、Notionは導入し、活用されています。
しかし、PTAは基本、任期が1年です。実質活動期間は数ヶ月。
そして、やっと使い方に慣れたと思ったら、すぐに次期役員に引き継がれる運命になっているのです。
このような環境で、Notionを活用するには、思いもつかないところまで、配慮と気配りが必要となります。
- Notionの使い方を説明したページを作成
- 引き継ぎの仕方も、チュートリアルとして作成
- いつ、Notionを使わないという決断になっても大丈夫なように、
データは、CSVファイルで残すようにする。 - または、教室の先生が管理できれば、多少の問題は解決できる。
Notionは、使い勝手のいいツールです。
ついつい、運用に気を取られがちになりますが、クローズの仕方も十分に気をつけないといけません。
今回は、私の「大丈夫だろう、どうせ使われないし」という判断がミスったわけです。
同じ轍を踏まないように、ぜひとも気をつけていただきたいです。
Notionアカウントオーナー変更で気をつけること
基本的に、Notionを導入するときは、関わる方すべてに、使い方の共有することは忘れないようにしましょう。
Notionのチュートリアル（取り扱い説明書）のページは、しっかりと作り込むことを条件に、導入するようにしてください。
私の失敗は、運用の仕方も手探りのまま、惰性でNotionに情報を集約させていった点です。
Notionは、誰もが平等に使えるツールです。
でも、雑に導入してしまうと、あとあと問題が起きるリスクが高まります。
「Notion、家庭にも使えるかも！」
そう思って頂ける方が一人でも増えたら、その分家庭平和が広がります。
PTAでのNotion導入の際、オーナー設定方針も決めた上で、Notionを利用されることをおすすめします。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
今回から引き継いだ法人税確定申告書。一から必要なところに数字を埋め込む作業を開始。
思いの外、大変。でも、来年への業務効率化のアイディアが生まれてきます。
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