ただ、紙からデジタル化するだけが、効率化ではありません。
ガジェットを買って、すべてデジタル化さえすれば、効率化できるわけではないのです。
世間のDX化を逆張りしたっていいんじゃない？
猫も杓子もDX化だから、効率化を目指すのか
マイナンバーカード、ドラッグストアのポイントアプリ、領収書のスキャナ保存、Amazonで買ったときのメールをデータとして保存（電子取引保存法）などなど。
今は、猫も杓子もDX化が求められています。
保険証もマイナンバーカードに統合されます。
小売店でも、ポイントカードがすべてスマホアプリに移行しています。
財布の中にあった分厚いポイントカードの塊が、すべてスマホに統合することができるのです。
Suicaカードも、モバイル化されています。
まさか、私の住んでいる地元の路線バス会社も、モバイル定期アプリを導入しました。
どうあがいても、世の中はデジタル化へ進んでいます。
では、私たちも慌ててデジタル化に順応していかなければならないのでしょうか。
待ってください。
その前に、やらなくてはならないことがあるのです。
デジタル化ではなく、楽になる方法を考え抜こう
デジタル化というと、どうも小難しいシステムを導入して、機械の操作をしなければならぬと思いこんでいる方が非常に多いのです。
これは、いたしかないことです。マスメディアがそのように誘導しており、ソフト会社がマーケティングのために、発信してきているからです。
でも、よく考えていただきたいのです。
果たして、自分たちの仕事がデジタルに置き換えれば、すべてうまく行くのでしょうか。
私は、それは違うと考えています。
便利で楽＝デジタル、という図式に持っていくには、それまで準備しておくことがあるのです。
それは、自分たちの仕事がスムーズに進めることで、事業がよりうまくいくということを、徹底して考え抜くのです。
キーワードは「いかに、効率よくサボれるか」です。
サボりとは、かつては良くない意味で使われていました。
でも、これから、かっこよく仕事をの成果を上げるための意味になっていきます。
この変換期の今、かつての価値観から新しい価値観に変えるためにできることを、7項目をリストアップしてみました。
- 今、うまくいっている仕事だが、本当にうまく行っているのか。
- 今までと同じ効果を生み出しながら、もっと楽にサボれる仕組みを考えているか。
- 残業、仕事時間が多いから、仕事をたくさんできていると勘違いしていないか。
- 半径1キロしか、商圏を限定させていないか。
- 商売のパターンが少なすぎないか。
- 今の仕事を仕組み化にできるか。
- その仕組を、AIやデジタルに置き換えることが可能か。
これらは、出来上がりのシステムを導入しただけでは、答えを出すことができません。
徹底的に、自分で考え抜く工程を抜いてしまっては、真の効率化はなし得ないのです。
紙と手間の量は比例する
とはいえ、ただ考えろと言われても、なかなか難しいものがあります。
そこで、私はわかりやすい目安を考えてみました。
いま、事務所などにある紙を徹底的に減らしていくという方法です。
紙の量は、手間の量に比例します。
そうです、手間を省くことで、自然と効率化を目指すことができるのです。
その過程で、「ここの部分は、デジタルでできるのでは？！」とひらめく瞬間がでてきます。
そんな痒いところを、サクッとデジタル化にできるツールが、Notionです。
Notion公式ページ。画面クリックするとサイトへ行きます。
一度、Notionを導入してみて、自分たちでできるデジタル化を目指してみましょう。
それから、本格的なシステムを導入する必要があれば、ぜひそうしていただきたいです。
そうすれば、より自分たちにマッチしたシステムを作り上げることができます。
あわててデジタル化を進める必要は、一切ありません。
それより、自分たちが超ラクになる方法を見つけることです。
そんなスタンスで、私はバックオフィスの効率化を提案しています。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
今回から引き継いだ法人税確定申告書。一から必要なところに数字を埋め込む作業を開始。
思いの外、大変。でも、来年への業務効率化のアイディアが生まれてきます。
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
中小企業の社長さま向けブログの更新を配信。
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