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PTA会計に特化したNotionの提案「見える化を実現」

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4月にPTAの引き継ぎを受け、このゴールデンウィークに
「どうしたらいいものか」と悩まれている方

基本、PTAの仕事は紙媒体です。

でも、これからは、誰もがPTA活動できるようになるには、ちょっとしたDX化で見える化にしておくと良さそうです。

元PTA副会長で、経理コンサルで、Notionアンバサダーである私が考える、「PTA会計のDX化」を考えてみました。

目次

PTA会計で一番気をつけること

一番大切なこと。

それも、どのようなツールを入れようが、紙で集計していようが、必ず配慮しなければならないこと。

それは、「不正がないこと」です。

「不正」とはなんでしょうか。例えば……。

  • 現金がなぜかなくなっている事件
  • 預かった会費や、補助金を個人口座に資金移動する事件
  • 代表が、公的借入金を自宅経費に使った事件
  • 領収書の紛失
  • 決済されていない支出がなぜかある
  • 学校授業費用を、PTA会費から支出していた

一度、このようなことが起こると、後処理が大変なことになります。

一つは、経理責任者の辞任、行政への説明責任などなど、
「ごめんなさい」で済まされることは、まずありえません。

また、その団体に対しての信用度がなくなったことで、団体の存続問題まで発展していきます。

一度不正事件が起こると、このように、周囲に波及するのです。

勤めているところであれば、退職するなり、処分を受けることになります。

しかし、PTAとなると、住んでいる地域でうわさが広まるという、やっかいな問題に直面するのです。
自分だけではなく、子どもにも影響を与えてしまいます。

それだけは避けたい!!!

ということで、なり手のいないPTA役員+会計を引き受けた方には、効率よく不正を防ぐ工夫から、経理事務を始めていただきたいです。

役員の仕事は、役員同士で見える化を目指そう

PTA役員の会計担当者の仕事は、一言!

「内部統制」

です。

 

かっこいい言葉ですが、つまり、

「不正をするスキを与えないしくみ」

を構築していきましょう。

 

でも、どうやって、不正を防げばいいのでしょうか。

毎日ずっと、現金を握りしめて過ごさないといけないのでしょうか。

これはこれで、逆に不正の温床になっていきます。

つまり、たった一人で管理するリスクが、一番大きいのです。

では、どうやって内部統制をしていけばいいのでしょうか。

Notionアンバサダーである私が推奨するのは、やはり

「Notion」です。

Notionの一番の利点である「リアルタイムの情報を共有する」と、「データベース」を活用して、PTA会計の状況を役員で把握することが最初の仕事になります。

「え?会計は会計さんのお任せしたいわ」

お気持ちはわかります。

でも、考えてみてください。

自分の任期期間に、会計の不正事件が起きたら、皆さんに波及するのです。

役員の仕事は、全員で進捗管理をすることが、組織運営の内部統制に一番効果があるのです。

資金移動は、リアルタイムで情報共有

資金移動とは、

  • 銀行から引き出し
  • 支出
  • 銀行への預け入れ

です。

その他に、積立金の通帳への資金移動、学校へ預けた現金など、各学校ごとの事情により、お金の動きがあります。

役員全員が、リアルタイムで知っておくのは、どのような支出があったのかでしょう。

  1. 学校現場への支払い、学年委員会やその他委員会への仮払精算
  2. PTA本部の経費を、随時精算
  3. 学校の担当者からくる領収書のストック

これらを、Notionのデータベースに集約していきます。

まずは、会計の科目データベースを作ります。

TallyFormから入力されたデータ

科目データと、Tally Formから入ったデータを連携とれば、そのまま収支報告書になります。

集約するには、いちいち会計担当者が集めに行くといった、ヤボはことはやめましょう。

TallyFormというツールを使えば、アンケートに答えて頂けるテンションで、領収書を提出していただく仕組みができます。

それをNotionのデータベースとリンクすればいいのです。

入力画面をURLで案内することができます。

全員がスマホを持っている今の時代だからこそ、可能にしています。
これを、PTAで役割を持っている方にお送りすれば、スムーズにいきます。

実際の現金の受け渡しは、極力避けたいものです。

  • 予め、仮払金を渡す。
  • 領収書は、逐一送信してもらう。
  • 年度の終わりに残金を持参してもらう。
  • 会計担当役員は、Tally Formに集まっているデータから、残金を確認して、受け取る。
  • 各現場の経費は、本部役員に確認できるようShareする。

問題は、資金移動をいかに現金で介在させないかです。

私の理想は、PTA名義の法人カードを作って、担当者分の枚数を用意することです。

しかし、法律上、それはできません。

支払いが滞ったときの責任の所在が明確ではないから、と言われています。

今では、キャッシュレス(PayPayやLINEなど)で、送金することもできるようになっています。

各団体の事情に合わせ、責任持って導入する価値はあります。

ただ、引き継ぎをどうするか。ここまで考えて検討してみてください。

 

資金移動については、年に一回の監査でチェック受けるようにすれば、いいと考えています。

ただし、一旦不正事故があった団体については、常日頃、通帳と現金の残高をわかるようにするといいでしょう。

ファイルやデータの属人化を避けよう

Notionのよさは、ドキュメントの管理がとても容易であることです。

PTA活動では、各委員会のページを作ると、そのまま次期役員に引き継ぐことができます。

この引き継ぎで一番たいへんなのが、担当者が抱えていたデータを集めてくることです。
これに、時間がかかっているといっても過言ではありません。

そこで、すべてNotionで集約すれば、運用も引き継ぎも、本部役員に対しての報告も、すべてNotionで完結できるのです。

 

ファイルの属人化で困ることは、個人情報の流出と、ファイル様式の違いによって開けない問題です。

特に、Excelで管理してきたけど、次期役員はパソコンを保有していないため、使えないといった問題です。

でも、Notionでできる範囲で活用すれば、引き継ぎの際、Notionアプリをスマホやタブレットにインストールしてもらい、アカウントを作成してもらえればそれで済むのです。

1年任期であるがゆえ、行き過ぎた効率化はやめよう

以上のように、Notionを介した情報のやり取りは、PTAのDX化とも言えるでしょう。

しかし、忘れると困る点がもう一つあります。

Notionを使いだすと、凝りだしてしまうという点です。

自分だけが、永久的に使用するNotionであれば、思う存分ゴリゴリに組んでいっても全く問題はありません。

PTAの良さであり、最大のネックが、

「任期が1年」であることです。

つまり、1年立てば、自分のアカウントは外して、引き継いだ次期役員が利用していくのです。

たまたま、今いるメンバーのITリテラシーが高かったため、高度な仕組みを作って運用できたかもしれません。

でも、次に使う人が、そうだとは限らないのです。

このような自己満足なNotionは、すぐに廃れてしまいます。

せっかく、効率的なPTA運営を支えるツールでも、使えないのは絶対に避けなければなりません。

  • Notionを組むときは、絶対に「基本機能」のみ。
  • 複雑なリレーションはしない。
  • Notion講習ができる人だけ、任期を2年にする。

など、工夫するようにしましょう。

Notionでの会計管理の着地点は、総会資料

話は戻り、PTA会計の運用についてです。

Notionでやる作業の最終着地点は、そのまま総会資料になることです。

総会準備で一番めんどくさいのが、経費精算と総会資料になる「収支報告書」「予算書」の作成です。

これも極力、省力化したいです。

領収書の回収と収支報告書の作成を自動化できれば、会計担当役員さんの負荷がずいぶんと軽くなります。

その分、内部統制をしっかり管理することに、エネルギーを注力していきましょう。

不正だけは、絶対に避けたいものです。

 

PTAの活動が一番充実するポイントは、

「みんなで頑張った!」という、共通体験ができたかどうかです。

ただ、時間を共有するだけでは、今の時代、難しいでしょう。各家庭の事情や、生活リズムの多様化で、PTA役員の成り手もいないといった問題もあります。

であれば、ネット上で情報をリアルタイムで共有し、かつ無料の範囲でNotionの活用を検討してみてはいかがでしょう。

今の時代にあった関わり方を支えることにつながります。

Notionアカウント作成は、こちら
(アフェリエイトリンク)

Tally Formはこちら

 

=編集後記=

【昨日のできごと】

いつも夕方にブログを書くために使っているパン屋さんの喫茶。
昨日は、ランチの時間帯に入ってみたら、人が多く、食事の提供も時間がかかってしまいました。
時間帯も、場所選びに大切なんだと改めて実感しました。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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