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業務が上手くいかない評価の低い人こそ、DX化推進向き

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DX化は、小さな仕事のミスから生まれます。

ついつい、仕事でミスすると、落ち込んでいたりしていませんか。

でも、それこそ、業務改善・DX化への敷石なのです。

仕事に向いていないからミスするのではありません。

人に優しくない環境だから、ミスを誘発しているにすぎないのです。

あまり自分を責めることなく、どうしたら解決すればいいのでしょうか。

それは、自分だけのDX化を進めていけばいいのです。

人生最大の失敗の証。骨折時のプレート。

目次

業務が上手くいかない評価の低い人こそ、DX化推進向き

DX化という言葉を使っています。

しかし、なにも仰々しいシステムや、難しいプログラミングをする必要は一切ないのです。

DX化とは、物事を多面的に捉え、自分の役割を極限まで効率化させることを言います。

それを実現するのに、デジタルの仕組みを利用しようというのが、今のDX化なのです。

経理部の現場を例にします。

経理の仕事は、約束事が多く、それに従って業務を進めるとされています。

新入社員、他部署から移動してきた人にとっては、このルールは非常に難解で、わかりにくいものになっています。

ここで、冷静に考えてみましょう。

この経理部には、様々な人がいます。

右も左もわからず、言われたことをただ、黙々と仕事をする人。

わからない人に仕事のやり方を説明する人。

部内で行われた仕事をチェックする人。

そして、決裁権限を持って、経営陣と渡り歩く人。

職務分掌だけでも、これだけの階層があります。

でも、この見える階層だけが、組織にあるわけではありません。

ルールを作った人、そのルールに従う人という、この2極化が知らぬ間に生じてきています。

つまり、仕事の失敗をする人のことを、ルールを作った人には理解ができないのです。

なぜ、失敗するのか。おそらく、やる気と能力と理解度の問題だろうと想定しているのです。

ルールとは、時間が経つにつれ、どんどん膨れ上がっていきます。

気が付かない内に、無駄な作業が増え、失敗要因が増えていきます。

そんな中、新しくきた人は仕事を覚えていくのです。

はっきりいって、これは無理ゲー(乗り越えるのがムリ)です。

もし、新しい人が一定数失敗をする工程があるとしたら、それは、即改善する事案です。

もし、部内の業務改善を進めるなら、よく失敗をする人に役割を与えてみることです。

これは、デザイン思考に基づく、改革の方法です。

仕事しやすい、失敗が起きにくい環境は、失敗しやすい人が1番よく知っています。

DX化を進めるなら、今までのやり方に慣れたひとではなく、新しい価値観を持つ人が適任なのです。

まず最初は、自分のまわりから

とはいえ、現実問題、仕事ができない人に大役を仰せつかることはほぼありません。

であれば、まずは、自分の仕事周りから、自己完結できる範囲で、「セルフDX化」を進めていきます。

もしかしたら、「勝手にやるな」と怒られるでしょう。

でも、それでも、ひっそりと地下活動をするがごとく、自分の業務をやりやすく変えて行くのです。

以下は、私が会計事務所時代にひっそりやっていた「セルフDX化」です。

第一段階 デスク周りの改革

まずは、仕事道具から整えて行きましょう。

毎日使う道具は、まず定位置を決めていきます。

すぐに、メモが取れる位置に、メモ用紙とペンをセッティング。

机の引き出しも、まずは全部ひっくり返して、使わないペンをすべて片付けます。インクが出ないものは、躊躇なく捨てます。

これは、工場でいうラインを決める工程です。

無駄な動きをしないように、徹底的に動線を整えていきます。

動きを滑らかにすることで、失敗リスクを減らしていきます。

モニターの位置、キーボードを改革

次に、モニターの位置を変えます。

もしかして、職場にあてがわれた状態のままに、していませんか?

キーボードも、職場が購入したもののままにしていませんか?

大抵、どの職場も、備品は一括購入するので、品質にこだわっていることがあまりありません。
(たまに、経営者の好みや財政状況で、All Macというケースも)

そして、机と椅子の高さも変えます。

スタンディングデスクでの 最適な机の高さの自動計算ページより

これは、実際に私が計算してみたときのものです。

モニターの高さは、この状態で座ったとき、ほんの少し目線が数ミリ下がったところに合わせます。

ストレートネックなどの障害も引き起こす、モニターの位置には敏感になっておくことです。

そういえば、椅子も職場が用意しているものでしたね。

遠慮なく高さ調整することで、一日の疲労度は大きく変わります。

ここでも、疲れから引き起こされる失敗リスクを回避します。

パソコンのデスクトップやフォルダをクリアに

デジタルだったら、パソコンのデスクトップ。

アナログの紙なら、ファイルの数。

これを、徹底的に減らしていきます。

仕事しながら、「これは必要?使用頻度はどうだろう?」と考えながらすると、業務に対しての理解度があがります。

一度に捨てるのではなく、仕事しながら徐々に減らしていくのです。

こうすることで、データを探す時間を減らしていき、失敗リスクをなくしていきます。

業務の自動化を図る

最後に、ここで仕事の自動化を目指します。

とはいえ、自分だけの自動化なので、大したことではありません。

ここで、必要なスキルは、Excel関数です。

部内で共有しているファイルには、いじることができませんが、自分用にコピーして利用できるなら、どんどん、カスタマイズしていきましょう。

大抵の職場の場合、データは紙に印刷して提出します。

であれば、中でどんな計算式を組んだとしても、バレません。

自分が自由にできるところは限られてしまいますが、くまなく探して工数を減らす努力をしていきましょう。

ここまで来たら、失敗要因を減らすところまできました。

自分がやりやすい環境になれば、失敗リスクが減ります。

 

あと、身体的な不利も、改善しておきましょう。

私の場合は視力でした。

特殊なレンズでメガネをつくり、散財しましたが、お陰で失敗することが減りました。

案外、目が原因だったりするので、自分にピッタリのメガネを作ることで解決する場合もあります。

苦手・失敗は悪いことばかりじゃない

こうして、自分の周囲を改善することで、失敗リスクを減らすことになり、周囲からの評価も変わってきます。

そして、徹底的にセルフDX化をしてきたことで、お客様にも業務効率化の提案ができるようになっていました。

これは、仕事の失敗から生まれた副産物です。

もし、器用に言われたことをそつなくこなせていたら、ここまでくることはなかったと思います。

仕事が向いていないなと思った時、それは何が原因なのか、セルフDX化をしていくとわかってきます。

そして、自分にあったツールに出会ったとき、即DX化が進めることができます。

 

DX化は、世間がデジタル化するから自分もやる、というスタンスでは定着は難しいかもしれません。

でも、部内で上手く仕事が回っていかないという現実があれば、セルフDX化をしてきた人材を活かして、生まれ変わることもできるのです。

仕事の失敗が多くて、悩んでいる人こそ、工夫の習慣を持っています。

そのような人こそ、部内のDX化推進担当に適任であることは、これまでブログを読んで下さった方なら、ご理解いただけるはずです。

せっかくの才能を活かせるように、自分で自分をDX化させて行きましょう。

=編集後記=

【昨日のできごと】

午前中に、個別相談。午後からNPO法人関連の仕事で役所周り。
税務署では、定額減税説明会が行われ、駐車場が満車でした。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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