会社の経理あるあるを晒してみました

経理をやっていると、いろんなことが起こります。

今日は、「経理あるある16連発」をご紹介していきます。

これを読めば、経理担当者への労いもできるでしょう。

また、なぜ期限を守らないと機嫌が悪くなるか、理解できるはずです。

また、経理担当者にとっても、どうやったら仕事環境が良くなるか、原因を探るヒントにもなります。

経理の問題を洗い出して、現場と経理がWin-Winになっていただきたいです。

 

経理担当者が困るシチュエーション

経理が大変な空気を醸し出しているけど、なぜ、そんなに大変なのか、詳しく伝わることは、まずないでしょう。

理由は簡単です。

経理は、表にでている取引を、ひたすら帳票にまとめていく、クローズな仕事だからです。

そこで、私は、ChatGPTにリストアップしてもらいました。

ざっと、16項目です。

以下、ChatGPTからの引用です。

1. レシートや請求書の整理が大変で時間がかかる。
2. 社内の他の部署からの領収書の提出が遅れる。
3. 経費報告書に不備があり、修正を求められることが多い。
4. 伝票の記載漏れや間違いが多く、修正をしなければならないことがある。
5. 会計ソフトウェアのエラーやバグにより、データの入力や処理が正しく行われないことがある。
6. 税金や法的な規制が頻繁に変わり、それに対応するのが困難である。
7. 給与計算のミスや遅延が発生し、社員から苦情が寄せられることがある。
8. 銀行取引記録や口座残高の突然の不一致が生じ、調査や修正が必要になることがある。
9. 資金の運用や予算管理が難しく、経理部門の意思決定が他の部門に影響を与えることがある。
10. 監査の準備や対応に時間と労力がかかり、日常業務に支障をきたすことがある。
11. 経理システムやファイリングシステムのアップデートやメンテナンスに手間がかかる。
12. 売掛金の回収が難しく、クライアントからの支払いが遅れることがある。
13. 購買部門や営業部門からの請求書が不正確で、訂正を依頼する必要があることがある。
14. 銀行手数料や金融機関の手続きによる経費が予算を圧迫することがある。
15. 経理業務においての情報の欠如や不正確さにより、報告書作成や予測が困難になることがある。
16. 経理処理やデータ入力が繁忙時に集中し、ストレスや作業の遅れが発生

引用はここまで

まずは、これらを、粗方４つに分類して、傾向と対策をまとめていきます。

経理の現場で起こる４つの問題

経理とは、会社の中で、外部環境と内部環境、そして市場の3つの世界の情報を集約して、数値にしたものを分析できるようにする、経営の要でもあります。

そこが、手こずると、会社経営も手こずるのです。

現場担当者による「困った」

1. 社内の他の部署からの領収書の提出が遅れる。
2. 経費報告書に不備があり、修正を求められることが多い。
3. 伝票の記載漏れや間違いが多く、修正をしなければならないことがある。
4. 経理業務においての情報の欠如や不正確さにより、報告書作成や予測が困難になることがある。
5. 購買部門や営業部門からの請求書が不正確で、訂正を依頼する必要があることがある。
6. 資金の運用や予算管理が難しく、経理部門の意思決定が他の部門に影響を与えることがある。

現場の取引を記録するものは、「売り上げ」「売上原価の支払い」「経費の支払い」です。

この数字が動くことで、会社は利益を産むことができます。

この動きを、記録したものが、「経費精算書」であり、現場からあがってくる「請求書」「売上明細」などです。

つまり、これらのデータが、遅れたり、間違いがあると、そのあとに続く決算書での数字が間違えるのです。

また、現場の動向を推し量ることが難しく、方針決定が遅れるといった責任を、負わざる得ないのも、経理です。

現場の協力無しでは、経理の仕事は成り立ちません。

改善策は、次に上げるポイントを抑えてみてはいかがでしょう。

• 精算書提出期日が遅れる原因を、洗い出す。
• 間違えた帳票は、わかりにくい様式のケースが多い。記入する情報を最小限にとどめ、入力しやすいしくみをつくる。
• 経理に情報が届きやすいように、情報経路を作っておく。社内の動きで、経理に影響があるものは、少しでも早く入手して、来る日に向けて準備をする。

外的要因による「困った」

1. 税金や法的な規制が頻繁に変わり、それに対応するのが困難である。
2. 売掛金の回収が難しく、クライアントからの支払いが遅れることがある。
3. 銀行手数料や金融機関の手続きによる経費が予算を圧迫することがある。

経理の大変さの2番目。

それは、

• 法律の縛りによる、仕事の厳格性が求められること。
• 取引先の経済情勢によって、資金繰りに影響を受けること。
• 世の中の物価の上下に晒されること

です。

解決策は、こちら側ができることがないか、調べ尽くすことです。

法律系は、年末に発表される税制大綱を読み込んで、信頼できる税理士に判断を仰ぐこと。

取引先の信用調査など、取り入れること。

銀行の手数料値上げが見込まれる場合、手数料が安い銀行に乗り換えるなど、できることがないか、リストアップしておくことです。

システムによる「困った」

1. 会計ソフトウェアのエラーやバグにより、データの入力や処理が正しく行われないことがある。
2. 経理システムやファイリングシステムのアップデートやメンテナンスに手間がかかる。

経理は簿記さえ知っていればいいという時代は終わりました。

今は、会計システムの構造や、プログラミング的思考ができないと、経理フローを構築することもできません。

解決策は、システムの入れ替えの機会があれば、積極的に関与することです。

このとき、ベンダーにいるエンジニアの方から、システムの構造についてレクチャーを受けることで、経理業務の簡略化にアイディアを出せるようになるはずです。

また、自分自身も、業務の工数が減るためにどうすればいいか、という視点で考えていきます。

そうすれば、システムの機能を十分に活かし、応急処置的な処理も可能となるでしょう。

経理のスキルによる「困った」

1. レシートや請求書の整理が大変で時間がかかる。
2. 給与計算のミスや遅延が発生し、社員から苦情が寄せられることがある。
3. 銀行取引記録や口座残高の突然の不一致が生じ、調査や修正が必要になることがある。
4. 監査の準備や対応に時間と労力がかかり、日常業務に支障をきたすことがある。
5. 経理処理やデータ入力が繁忙時に集中し、ストレスや作業の遅れが発生

これが、一番、経理担当者にとって、大変なものとなります。

なぜなら、自分の経理スキルが低いことで、仕事が遅れ、会社内外に迷惑をかけるというプレッシャーに押しつぶされてしまうのです。

これらの改善は、まずは、何につまづいているのかを明確にすることです。

帳票が多すぎるのであれば、楽に処理できる方法を考えます。

ミスを誘発するものを、極力排除していきます。

簿記の知識があれば、間違えた仕訳にも気付けるようになり、最後の残高照合のときの間違いも少なくなるでしょう。

また、会計監査で何が調べられるのか、予め準備すると、監査業務に手をわずらわせることも少なくなります。

そして、繁忙期対策として、閑散期にできることをリストアップしておくといいでしょう。

つまり、繁忙期と閑散期のメリハリを、平均化することです。

 

一番の「困った」の原因は、社長だったりする

実は、このChatGPT。肝心なことを言っていませんでした。

それは、「社長」のあり方です。

経理が上手く回っているのか、そうではないのか、それは、社長に起因していることが多いのです。

現場の「困った」は、社長が現場に目が行き届いていない場合があります。

外的要因からの「困った」は、社長が取引先の選定の方針を決めていなかったり、銀行との折衝に積極的でなかったりすると、起こることが多いです。

システムでの「困った」は、システム業者の選定を誤った場合でも起こります。

ちゃんと会社のことや、経理の実態にあったシステムの提案がされているか、重要なことなのです。

また、監査法人をはじめ、外部の専門家との信頼関係を築くのも、社長の役目です。

これらの「困った」がなければないほど、経理の「困った」は、ほぼ解決していきます。

経理のミスは、周囲からの不協和音から誘発されています。

どんなに、経理のスペシャリストでも、周囲の影響でミスをしてしまうケースもみてきました。

きちんとした、内部統制がとれていれば、経理のミスはほとんど防ぐことができるのです。

「経理あるある」は、「社長のあるある」でもあります。

経理部門が上手く回るようになれば、社長業も安定している証拠です。

経理は社長の鏡であることを、心に留めておきましょう。