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アクションプランナーとNotion・TaskChuteCloud アナログとデジタルの併用術

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デジタルの時代こそ、手帳は欠かせないものです。

ペーパーレス化、DX化を推進している私が何を言っているのかと、思われるかと。

実は、このDX化に至るまでのロードマップは、手書きで設計しているのです。

アクションプランナーとiPadmini6。最強のコンビです。

目次

なぜ、デジタル好きな私が手帳にこだわるのか

私は、タスクやスケジュール、そして目標管理に手書きとデジタルを併用しています。

手書きには、アクションプランナーをずっと愛用しています。ここで15冊以上になります。
会計事務所で勤務していた頃から、ずっとです。

会計事務所では、おおよそ20社ほど担当していました。

訪問、決算、依頼をうけた宿題の回答日、預かる資料の締切日、そして、それらの合間を縫って決算業務と申告書作成を事務所で行う時間管理まで。

すべて、このアクションプランナーで乗り切りました。

この手帳の最大の特徴は、「未来の自分を予約する」という発想です。あくまでも、自分主体で時間をゲットしていくのです。

人との約束の前後に、そのために自分が動く時間まで、ブッキングしておくと、タスク遂行するのに必要な時間も、キープすることができます。

会計事務所は、とかく、所長の突然の不在や、顧客からの突然の依頼など降ってかかることが度々起きます。

そんなとき、この手帳を開いて見ると、自分に残された時間が瞬時に目に入ります。

そうすると、顧客の依頼を無条件に引き受けず交渉したり、予め所長に直談判するタイミングを知ることができたりしたのです。

この良さを知っているので、デジタル大好きな私でも、この手帳はずっと使い続けています。

ひとり仕事をしている今では、自分の中の自分と対話をするために、使っています。

「今、昼寝しそうだけど大丈夫?」「まだ、やるといっている仕事がなかなか進んでいないけど、この当たりにブッキングして集中しちゃおうか?」

おかげで、私のマネージャーとして気配りしてくれる存在になっています。もう、手放せません。

手帳→デジタル→手帳とデジタルの併用

手書きの手帳で、唯一の弱点があります。それは、情報量が書き込めないという点です。

とくの、このアクションプランナーは、あれこれを書き込むことを推奨していません。

理由はひとつ、目から入る情報にノイズが生じて、瞬時に頭の中に自分の状況を理解できないからです。

ほんまかいな、と思って、あれこれ書き込んでみた年もありました。

でも、書き込んだタスクは、ほとんどクリアしないという結果に終わりました。

 

そこで、私は一旦、デジタルの世界に移行した年があります。

この時は、子どもの保育園の送迎と、仕事のプレッシャーでなんとかしたい状態でした。家族夫婦で、スケジュールを共有すべく、今となっては懐かしい「サイボーズ」を活用したのです。

そのあとは、Googleカレンダーに移行しました。

でも、実際にデジタルでスケジュール管理をしてみたのですが、予定の前後のニュアンスを把握しきれず、予定していたことを達成したという満足感を得ることができなかったのです。

こうして、私は、手書きとデジタルの併用を模索することにしたのです。

結果は、

  • タスクに掛かる時間を計測(Task Chute Cloud)
  • 今までのデータに基づき、見込み時間から未来の時間をブッキング(アクションプランナー)
  • そのタスクを遂行するために必要な時間(移動時間、資料作成時間)もブッキング(アクションプランナー)
  • 資料作成するために必要な情報は、デジタルでストック(Notion)
  • アクションプランナーで時間をブッキングする前に、思いついたことをデジタルにストック(Notion)

といった運用方法に落ち着いています。

このTaskChuteCloudとアクションプランナーは、1日のタスク管理においては、似たような使い方になります。

しかし、長期に渡る予定把握においては、デジタルでは時間を分断されてしまうため、どうしても手書きの手帳であるアクションプランナーでないと、わからなくなります。

文字を書くスピードが肝

雇われ時代は、ひたすら与えられたタスクをこなすことが仕事でした。

その点、このアクションプランナーだけで、十分です。

しかし、今のひとり仕事は、自分から仕事を産み出す必要があります。

そこで、このタスクの産み出しのために、Notionとの併用を1年間試してみました。

朝一番に開くNotionページ 上から順番に開いていってタスクをチェック。最初は、経理から。

結果は、「情報のストックとフローにおいては、デジタルの根源であるNotionが優秀」

「しかし、ないものを産み出すには、時間をかけて思考しなければならないため、デジタルには向かない」

という結果に落ち着いています。

 

手書きの文字は、キーボードで打つより時間がかかります。

しかし、この時間こそ、脳内で浮かんだ言葉を捕まえるのに、ちょうどいいスピードであることに気が付きました。

例えば、zoomで会話をやり取りしながら、アクションプランナーに次の日程を押さえるとき。

デジタルだと、どうしてもカチカチとキーボードやマウスを操作しないとできません。

しかし、手帳だと、ページを捲りながら、相手の方と状況を提示していき、すとんと着地点を見つけると、とりあえずえんぴつで、するりと仮押さえできます。

そして、Notionにタスクを落とし込む時に、確定時に使うペンで清書するのです。

ついでに、前後の時間が残っているかチェックして、派生したタスクも、やる時間を決めてしまいます。何をやるのか、いつのタイミングなのか、粗方Notionにも情報を飛ばしておきます。

このときに役立つのが、iPhoneやApple Watchによる音声入力です。

そして、毎朝タスクの見直しをするときに、少しずつNotion内で方針を固めるようにします。

一見手間に見えますが、この一連の流れのなかで、すべてのタスクの洗い出しもできてしまうので、実は超効率的です。

 

手帳だけ。デジタルだけ。この運用で、うまく回っていれば、ここまで手の混んだことをする必要は全くありません。

ただ、何だかしっくりきていないと思っていらっしゃるのであれば、アナログとデジタルの併用をぜひ、試してみていただければと。

=編集後記=

【昨日のできごと】

いつも夕方にブログを書くために使っているパン屋さんの喫茶。
昨日は、ランチの時間帯に入ってみたら、人が多く、食事の提供も時間がかかってしまいました。
時間帯も、場所選びに大切なんだと改めて実感しました。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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