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経理は面倒くさいから後回しにしよう

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経理は面倒くさいもの。まるで、日々の掃除に似ています。

駅コンコースの掃除。

目次

経理がセンシティブになる理由

経理は面倒くさいです。

この面倒くさいという感情のおおもとは、いったいなんでしょう。

  • 何から手を付けたらいいのかわからない。
  • 下手に処理して間違えたらどうしよう。
  • 会計ソフトの操作方法がよくわからない。
  • なんだか税制が複雑で怖い。
  • 調査が入ったらどうしよう。
  • 入力はしたけど、チェックの方法が難しい。

などなど。

つまり、経理をしようとしたとき、悩む時間が生じて、それが、腰を重くする大きな要因となっているのです。

また、経理の困りごとは、なかなか相談しにくい現実があります。

よその人に見られたくないという気持ち。人に見てもらうのが恥ずかしい。

このような悲喜こもごもがあり、モチベーションが上がらず後回しにしてしまいます。

そして、なんて自分は経営に向いていないのだろうと、自己否定の感情が生まれてしまうのです。

それでは、本末転倒です。

経理は、本来、楽しいものなのです。

考えない作業と考える仕事に分別

では、どうやったら、自己肯定感爆上げの経理ができるようになるのでしょうか。

ここは脳科学的に、経理作業を分解してみることにします。

簿記の勉強をする前に、できることを洗い出してみましょう。

経理に悩む原因を排除する

なぜ、経理が面倒と思うのでしょうか。

理由は簡単です。

どこからどこまで、手をつけたらいいのか。どれくらい細かくやればいいのか。

検討がつかないからです。

経理担当者や、会計事務所のスタッフがなぜ、あれだけの量をこなせるのかというと、領収書整理から入力までのルーティンが出来上がっているからです。

経理作業は、頭を使わず習慣の惰性で行う

考えずに経理ができるようになるには、まずは、経理事務の仕組みを考えます。

ここだけ考えておけば、あとは自動に入力できるようになっていきます。

入力は、極力悩む余地を残さないのがポイントです。

例えば、羊の放牧です。

自然と舎に戻れるよう道筋を作るように、番犬が走るだけで、たくさんの羊たちが自分たちの足で放牧から帰ってこれるようにしています。

これと、同じように、経理も自動で正しく入力できる仕組みを作ってしまいます。

そうすれば、何も考えなくても、経理ができるようになるのです。

しかし、残念ながら、これを考えられるようになるには、経験を積まなくてなりません。

個人事業主として、初めて経理をする方々にとっては、とてもハードルが高くなってしまいます。

そこで、1on1で、最初にこの仕組みを一緒に作る機会を作りました。

副業・個人事業主向け「領収書整理」相談会

個人事業主の経理は、最初が肝心です。

悩み続ける1年にするのか、効率よく事務仕事もこなせるようにしたいのか。

そして、間違うリスクをなるべく少なくできるのか。

ぜひ、活用していただければと思います。

経理分析は、時間をブロックして取り組む

さて、入力の効率化が実現したとしましょう。

ただ、入力しっぱなしは、ただの経理作業です。

次にやることは、入力したものを、チェックや検討をする時間を確保します。

入力間違いがないか

人は、間違いをしてしまう生き物です。

わざとではなくても、間違えて数字を入力してしまうことだってあるのです。

入力時は、極力悩んだり考え込むようなことは避けますが、定期的に、間違いがないかチェックするルーティンを組んでいきます。

経理の専門家は、このチェックを残高試算表を使ってチェックします。

ポイントを絞って、簿記の仕組みを利用してチェックをするので、慣れてしまえば誰でもできるようになります。

できたら、この時点で簿記の知識があると望ましいです。

仕事はうまく行っているか

売上や、原価。粗利といった数字をみて、不利な仕事をしていないかチェックします。

そして、一番大切なのが、貸借対照表を見て、事業運転資金が十分に残っているか確認します。

売上−経費=利益といった数字だけ、見て終わってしまう方が多いのですが、事業をやるからには、貸借対照表を読めるようにしておきたいものです。

自分の資産を守るのは、自分しかいません。

やはりここで、簿記の知識があるのが理想です。

 

これについては、Kindle本で、経理に必要な簿記知識を簡単にまとめた本があります。

よろしければ、ぜひ。

経理スケジュールの作り方

では、実際に、どのようなスケジュールで経理をしていけばいいのでしょうか。

日々の経理は、なるべく考え込まない経理をする

毎日のルーティンに経理をするためには、考え込む仕事は避けましょう。

つまり、前日にできた領収書をひたすら処理するといった、単純作業的な経理をしていきます。

オススメは、クラウド会計を契約して、スマホから領収書をスキャナ保存する方法です。

何も考えずに、朝と夜にはみがきをするように、仕事部屋にきて、パソコンを立ち上げたら、朝のルーティンの一部として、経理をやってしまうようにしてしまいます。

週に一度にやる経理

週に一度にやる経理は、規模や業種によって必要だったり、しなくてもよかったりします。

もし、五月雨式に入金がある業種であれば、週に1回は通帳への入金を会計ソフトに仕訳登録をしてしまえばいいのです。

逆に、納期が長い業務の場合、週に一度の経理はしなくてもいいかもしれません。

これは、規模によって判断がかわります。

この相談も、副業・個人事業主向け「領収書整理」相談会で、承っています。

月に1回の経理

これは、どのような方も、全員やっていただきたい経理です。

これは、作業というより、考える時間として強制的にできるようにしていただきたいです。

売上の請求書に、発行漏れがないか。

経費の請求書を、もらいそびれていないか。

売上の入金や、支払いなど、漏れがないか。

資金繰り表を作って事業を続けられるか。

などなど、経営者としての考える時間を、作るようにしましょう。

個別相談

 

経理は、事業を続ける上で、メンテナンスをするようなものです。

自分のいるところを、日々の掃除をして整えるようなものです。

掃除をしなければ、大晦日で大騒ぎして掃除をしなければなりません。

日々、淡々とホコリが溜まらないようにすれば、経理は楽しくなるでしょう。

=編集後記=

【昨日のできごと】

午前中に、個別相談。午後からNPO法人関連の仕事で役所周り。
税務署では、定額減税説明会が行われ、駐車場が満車でした。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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