経理のプロがこっそりやっている効率化のコツ

経理のプロというと、「電卓」のイメージがあります。

ところが、最近の経理は「パソコンとキーボード」が仕事の相棒になっています。

経理の効率化は、パソコン主に、会計ソフトの扱いや、Excelの技術が必須ですが、

今回は、その前準備のところで、どのような視点で仕事をしているか、ご紹介します。

 

工程数を極限まで少なくする

 

・領収書の提出を受ける。

・領収書のチェックをする。

・会計ソフトに入力する。（スキャナの場合、画面チェックと仕訳インポート）

・請求書のチェック、支払い、仕訳

・売上入金の照合

などなど。

経理には多数の業務があります。

また、これ以外に

・資金繰表作成

・管理会計帳票の作成

など、経営判断に必要な情報をまとめることも仕事になります。

 

また、小さな会社の場合、経理以外の仕事がたくさんあります。

・給与計算

・株主総会の議事録作成

などなど。

 

このように、経理は、多くの仕事があります。

これを、ひとつひとつ、すべて一人でこなそうとすると、時間がいくらあっても足りません。

経理担当者は、人がやった作業を極力重ねないように考えて仕事を組みます。

一度、入力したものは、チェックを中心に。

あとは、そのまま会計ソフトにインポートしてしまいます。

 

また、事務所に金庫を置かない、つまり現金の取り扱いも避けるようにしています。

どんなに、経理の工程を自動化させても、現金があるだけで、

突然アナログな作業が発生します。

これが、また、経理事故のリスクが跳ね上がるのです。

 

あとは、月次試算表になった段階で、もう一度チェックします。

ここで、違和感のあるもの、間違えて入力されたものを修正していくことに、

持っているすべての技術を投下するのです。

一度入力したものは、二度も入力しないしくみを考えます。

 

必ずダブルチェック　誰もミスすることを知っている

 

経理担当者は、絶対に間違いを起こさないと思われがちですが、

そんなことはありません。

 

ミスは起きます。また、作業工程数が多いと、その分人間の手が入るので、ミスのリスクが増えます。

その意味でも、極力人の手が入らないように、工程数を減らしているのです。

 

また、一部の社員などの融通を利かすことも、厳禁としています。

ルール以外の作業が発生すると、間違えるリスクがまた、跳ね上がります。

故に、「経理は融通が利かない」と評判を悪くしてしまうのですが、

経理の事故が起こるよりはいいので、嫌われようが、ここは厳しく断るようにしています。

 

どんなにベテランの経理でも、会社の状況が急激に変わったりすると、ミスすることがあります。

それを避けるために、一旦処理したものを、再度チェックし、また、集計された月次試算表でも、

チェックをして、間違いがあったときはなるべく早く原因を取り除くようにします。

 

すべて経理担当者が請け負うことをしない

 

小さい会社の場合、規模が小さいのもあり、すべて経理担当者が請け負う傾向があります。

確かに、その方が早いし、間違いが起きるリスクも少なくなるように見えます。

しかし、大きな流れから見ると、一人が抱えると、状況の変化に柔軟に対応できなくなるリスクがあるのです。

確かに、会計的な間違いは起きないかもしれませんが、会社の中で経理が重荷になっていくリスクがあるので、一人で抱えるリスクは逆に大きくなります。

 

経理担当者は、あくまでチェック機関です。

情報のデータ化は、各担当者が行うことで、全員で経理をします。

これが、現場での間違いを早く見つける仕組みでもあります。

 

ひとり仕事での経理の場合、一番の効率化は、工程数を極力減らすことです。

何回も同じ作業をしないように、自分なりのやり方を編み出せるように頑張っていただきたいです。