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経理のマニュアルをNotionで済ますポイント NotionAIを使った事例

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「さてと、新しい職場に来て、私はどんな業務をするんだろう」

そう思って、前任者の引継書をみて、びっくりする。

そんなことがあると、なんて自分はくじ運が悪いんだろうと、気になってしまいます。

せめて、自分はそんなことはしたくない。けど、時間が余っているわけではない……。

経理の場合、私は、仕事の流れに沿ってタスクログを残すだけでも、十分に引継書になりうると考えます。

小さな会社なら、これくらいの情報があれば十分です。

目次

とある小さな会社の引き継ぎで残したNotion

この写真は、とある会社に残した経理引継書です。

私が経理していたときに、タスクログをNotionに残していました。

それに、少しばかり追加情報を書き加えた程度のものを、引継書にしています。

かつての経理引継書は、代々担当者が加筆訂正して年季の入ったノートが主流でした。

そして、たいていの情報が古すぎて、役に立たなかったりするのです。

理由は簡単です。

最初は、やり方がわからず、丁寧に引継書を読み潰しながら業務に取り組んできたのですが、慣れてきて、自分の頭の中や個人的なメモ帳にまとめられて、当の引継書が置いてきぼりになるのです。

後の人のことを考える担当者の場合、個人的にまとめたノートや、歴代の引き継ぎノートに加筆訂正をしてくれたりします。

しかし、忙しいことを理由に、そこまで手が回らないケースもあり、こればかりは、時の運に任せるしかなかったりするのが、普通です。

でも、新任者にとって、それは、あまりにも酷なことで、その後の仕事の出来栄えに影響あるので、評価に響いたりします。

そこをなんとか、改善できないものかと、以前、私は考えて、「経理×Notion」を発信するようになりました。

Notion経理会計での活用術

タスクの順番と、何を誰に確認していたか

では、どのように経理業務とNotionを組み合わせればいいのでしょうか。

それは、2つのポイントがあります。

業務フロータスクを記録する

Notionに経理業務フローをレコーディングしていきます。

毎日の経理「日次処理」と、月次経理「月次決算」の2種類タスクです。

「日次処理」は、お金の流れに関わる業務です。

入出金管理、預金口座仕訳、請求業務などです。お金が流れることに関わる業務は、すべて「日次処理」としてタスク化します。

仕掛中、完了、そして完了日。

これらの情報をデータベースに入れていきます。

そして、翌月きたら、このデータを複製して、どんどんとチェックしていきます。

データーベースの中に、その月の日次タスクデータベースがあります。

複製するときに、前月の日次推移を見るので、前月の振り返りも兼ねることができるのです。

「トントン拍子にできた」「滞ったのは、●●の影響があった」などです。

この振り返りが実は、大切なのです。

上手くいった月のやり方をデフォルトにしていけばいいのです。

そして、上手く行かなかった月にやったことをやらないようにすれば、それだけで上手くいく要員が増えるのです。

成功体験だけ引き継いで、失敗要因をどんどん捨てていくイメージです。

月次決算

そして、翌月月初から、月次決算が始まります。

月次決算は、前月のお金の動きを記録したものを、固めていく作業になります。

現預金の残高照合、売掛金・買掛金の確定、棚卸し、カード払いのチェック、仮払金や小口現金の精算など。

このように、動いたあとの

前月末までに、前月の月次決算タスクデータを複製して、当月分を作っておきます。

そして、日次処理と同じように、前月の振り返りをします。

データベースの基本機能だけで、ここまでチェックができます。

期中は、すべて解決できない項目が発生することもあります。

そのようなときは、備考欄にメモを残します。

翌月、データベースを複製するとき、そのままメモも引き継がれるので、忘れることはありません。

随時、新しい情報に変えていく

そして、一番大切なことは、このチェック項目データベースは、どんどん新しいものに変えるという点です。

これが、Notionにしかできないものです。

Excelでチェック表を作る場合、列や行を追加することで、計算式が崩れることがあります。

でも、Notionデータベースは、そのリスクはありません。また、プロバティも変わらずに、過不足できるので、安心して項目を追加削除することができます。

そして、最新の情報をそのまま翌月に複製するので、間違えて古いデータを増やしてしまうこともないのです。

これが、私が経理にNotionを活用してほしい、大きな理由の一つです。

年次決算

そして、決算月がすぎたら、月次決算は年次決算になります。

ここからは、経理担当者だけの業務ではなく、税理士や社労士の先生と確認しながら、決算を進めていきます。

勘定科目の順番にデータ枠を作成します。

そこに、決算資料のPDFファイルを添付していくのです。

このページを、会計事務所の担当者と共有しているので、いちいち電話やメールのやり取りをする必要は一切ありません。

すべて、メンションでやりとりできます。

私が、もう一つ、経理こそNotionを導入した方がいいと思うのは、この「メンション機能がついたデータ共有」です。

Excelや普通のフォルダーには、このメンション機能はついていません。別途、電話やメールで確認をします。

でも、Notionなら、瞬時、即時にデータの置き換えができるのです。

データベースがそのまま引継書 そしてNotionAI

  • 日次、月次、年次のタスク情報と決算資料が一望できる。
  • 高いシステム使用料はかける必要はない。
  • 自分たちの手で、エンジニアに頼らず、好みの仕組みを作れる。

これが、Notionにしかない利点だと思っています。

同じような仕組みは、他にもあります。しかし、「自分たちの手で」「人件費をかけずに」ここまで使用できるのは、Notionならではなのです。

このページを、経理のアカウントに残しておき、そのまま、次の担当者に引き継ぐことができます。

そして、なによりNotionが素晴らしいのは、次の担当者が、自分がやりやすいように、簡単に様式を変えることができる点です。

これは、他のどのシステムでも叶わないことです。

引継書をNotionAIにお願いすればいい

そして、最後に、このページの中で、NotionAIを稼働させてみたらどうなるか、実験してみました。

この「バックオフィスData」のベージ内で、引継書を書くように指示してみます。

そうしたら、情報のもれを防いでくれることがわかったのです。

さすがに、パスワード関連を記録するのを忘れていました。NotionAIに助けられました。

NotionAIによる引継書。バックオフィスDATAのページ内で作成すると、必要な情報は何か、教えてくれます。

これだけのことを、自分だけで作ろうとしたら、相当な時間がかかります。

でも、NotionAIにお願いすれば、たったの5秒でアウトラインが決まります。

 

このように、経理のタスクをすべて一つのNotionページにおさめておくと、もれなくそのまま引継書の役割を果たしてくれます。

NotionAIによって作られた引継書に、過不足などの手を加えれば、それだけで、ほぼ完了となるのです。

どうでしょうか。「経理×Notion」で、経理業務の効率化を図れる過程をご覧いただきました。

ぜひ、参考になさってください。

4/26 経理タスク管理Notion入門セミナー

=編集後記=

【昨日のできごと】

午前中に、個別相談。午後からNPO法人関連の仕事で役所周り。
税務署では、定額減税説明会が行われ、駐車場が満車でした。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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