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経理を経営管理に昇格させるための道具の選び方

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実は、電卓を使わなくなって久しくなりました。

 

理由はひとつ。電卓に変わる高性能のツールに助けられているからです。

実は、経理を家計簿から経営管理に昇華させるのは、この「ツールを揃える」ことです。

形から真似することで、あら不思議。お仕事のための経理に大変身?するかもしれません。

 

目次

経理するためには、電卓とレシートだけでは難しい

 

「経理」という言葉の響きに、連想するのが、

「電卓」「帳簿」「伝票」「パソコンに入力」といったものでしょう。

または、「鉛筆なめなめ」「レシートを貼り尽くしたスクラップブック」でしょう。

とかく、いい印象を持つ人は、あまりいないと思います。

 

しかし、リモートワークが浸透した今、「帳簿」「伝票」といった紙がなくなり、すべてデータで扱うようになりました。

会計ソフトも、クラウド会計が浸透し、アプリをスマホにインストールすれば、レシートのスキャナー代わりになるなど、便利な時代になっています。

「電子帳簿保存法」という税制によって、ますます、紙でデータを残すことがなくなります。

そうなると、今までの紙で扱ってきたやり方では、より仕事が増えてしまい、ただただ、大変さだけが残ってしまいます。

 

経営管理の経理に必要なガジェット

 

そこで、これから、ひとりで経理をされる方にぜひ、道具を揃えることをおすすめします。

俗に言うガジェットですが、環境を整え、やり方を最初に覚えてしまえば、

圧倒的に経理が経理らしくなってきます。

 

スマートフォン

※ハイスペックなものでなくてもいいです。カメラ機能とwebにつながってサクサク動けばOK。

 

カフェで仕事をしたときに、もらった領収書は、その場でスマホでスキャナしてしまいます。

家に帰ってから、領収書を入力して・・・。ナンセンスですね。

一度登録したものは、そのままクラウド会計ソフトに仕訳登録されるので、

登録は、都度、その場でできるようにしたいものです。となると、立ち上がりがスムーズなスマホを用意することをおすすめします。

 

あと、スターバックスでモバイルオーダーを利用した際のメールも、スマホで確認できます。

Googleアカウントを持っておくと、後々整理が楽になります。

 

パソコン

※最小スペックで十分。私のWindows機は8G、256ストレージです。

 

メールに届いた領収書や請求書、Amazonの購入明細など。

また、クラウド会計ソフトや、国税庁の確定申告サイトの利用など。

そして、インターネットバンキングで、銀行のATMに並ばなくても、取引ができるようになっています。

 

このように、これからの経理は、パソコン一台で済ますようになります。

買ってから5年以上たった、動きが鈍いパソコンより、今はM1チップ搭載のコスパのいいMacBook Airなどが販売されています。

もちろん、Windows機も、コスパがよくて、性能がいい商品も出揃っています。

自分の好みのものを、一台購入して、機動性の高さを維持するようにしておきたいものです。

 

安全性の高いWi-Fi

 

パソコン一台で済むということは、セキュリティーも担保しておきたいものです。

セキュリティーソフトはもちろん、自宅で利用するWi-Fiは、安全性の高いものを使いましょう。

もちろん、出先のカフェで経理をする際は、情報漏えいのリスクを避けるようにしてください。

私は、無料Wi-Fiが使えるところでも、自分のスマホ等でデザリングしたものを使っています。

この際の通信料金は、ケチらないようにしています。

失った情報を取り戻す手間と時間を考えれば、安いかと。

 

デュアルモニター

※右のノートパソコンより大画面で、領収書の金額などを確認。

 

ペーパーレス化には、絶対必用な大きなモニターは、あったほうがいいでしょう。

メールに添付された請求書を確認するとき、ノートパソコンの小さな画面でチェックしますが、

数字の読み間違いなどで、正しく確認出来ないことが多いのです。

人間は、モニター越しに見る数字を、凝視しない傾向があります。
(私が、よく見落として困ったことがありましたので。)

これを回避するために、大きなモニターに映し出すことで、数字を大きく表示させるようにしていました。

モニターでなくても、iPad Pro12.9のように、大きなタブレットで確認するのもいいでしょう。

ただ、タブレットよりモニターの方が、お値段を抑えることができるので、

それで、モニターをお勧めした次第です。

 

クラウド会計ソフト

 

※私は、マネーフォワード、freeeがおすすめです。

 

これがないと、確定申告に提出する決算書も作れません。

実は、それより、このクラウド会計の恩恵を受けているのが、

銀行やクレジットカードとのAPI連携によって、仕訳が登録できることと、

さきほどの、現金で支払ったレシートをスキャナして、電子保存のうえ仕訳登録してくれる機能が使えることです。

簿記の知識があれば、オニに金棒といったところでしょうが、もし、簿記の知識がなくても、

会計ソフトを定期的に開いて、操作していけば、使い方も慣れてくるはずです。

それでも、わからない場合は、私は、個人事業主やひとり社長の方々にアドバイスさせていただいております。

個別相談

 

Dropboxを始めとしたクラウドサービス

 

実は、メールで届いた請求書や領収書、スターバックスのモバイルオーダーといった、紙に残らないデータを、整理して保存する必要があります。

一般的には、パソコンのデスクトップなどにフォルダを作って保存しますが、

私は、Dropboxといったクラウドサービスのフォルダに保存することをおすすめしています。

パソコン本体に、万が一不備が起きたとき、データが取り出せないリスクがあります。

しかし、クラウドのフォルダの保存しておけば、同じIDで、別のデバイスから操作することもできるのです。

また、確定申告の控えデータも、保存することもできます。

パソコンの買い替えも、頻繁に行われますから、最初からDropbox等のサービスを利用しておくとよいでしょう。

 

Microsoftアプリ、特にExcelなど

 

じつは、会計ソフトだけでは、事足りないことがあります。

Excelで、集計した仕訳を、会計ソフトにインストールしたり、または書き出してチェックしたりします。

ただ、領収書やカード取引だけの仕訳登録であれば、その必要はありませんが、

自宅で仕事をしている場合、家庭で支払っている水道光熱費の一部を経費にするケースもあります。

このようなとき、Excelで集計して、金額を計算したほうが、早く処理することができます。

また、経理でなくても、表計算ソフトは、様々なところで使われます。

私は、Microsoft365のサブスクリプションを契約していますし、オールインワンアプリのNotion も利用しています。

 

やる気があっても、環境がなければ続けられない経理

 

個人事業主になって、緊張感持って経理を始めようとしても、

何から手をつけたらいいのか、どのように道具を揃えたらいいのか、わかりにくいかと。

人によって、または業種によって、環境も異なりますので一概にこれが正しいと言い切れるものではありません。

ただ、会計事務所勤務経験のある私が、仕事上であって便利だったものは、

おそらく、経理をやるどなたにも便利なツールになるはずだと思っています。

 

いままでの非効率な経理で、継続することを辞めてしまった方も、

これから、新しい個人事業主としてスタートされる方も、

参考になれば、嬉しいです。

 

もし、もっと踏み込んだ相談や指導をご希望される場合、3ヶ月限定のスタートアップ支援プログラムも用意しております。

経理スタートアップ支援プログラム

3ヶ月、みっちり経理の基礎を覚えていただければ、一生使える知識と技術が身につきます。

今後、無駄な費用をかけずに、自分で進めたい方の要望を叶えることができるかと。

よろしければぜひ。

 

=編集後記=

【昨日のできごと】

午前中に、個別相談。午後からNPO法人関連の仕事で役所周り。
税務署では、定額減税説明会が行われ、駐車場が満車でした。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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