Notionに出会う前と後。
私の何が変わったのか。
それは、サボる仕組みを考えることが、仕事の80%を占めるという事実に気づいたことです。
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公園のベンチでサボりながらメルマガを書く
Notionに出会う前
今思うと、目が回る仕事で振り回されていました。
会計事務所でしたので、アウトプットのほとんどが数字ですが、それに対するコメントも数多くありました。
以下の作業をすべて、手作業だったのです。
- 伝票や領収書、請求書といった原紙資料→会計ソフト
- 会計ソフト→税務ソフト
- 訪問の記録→手書きの日報、その後会計事務所専用ソフトに手入力
- お客さんから送られる資料がメールに届く→紙に出力してファイルへ
- 同じくメールで届けられたPDFデータ→手動で顧客別フォルダへアップロード
- 定期的に行われるカンファレンス→専用のExcelに手入力する
- 税務の申告が終わると→受付簿という専用の紙Excelに手入力
- 作った申告書を上長に承認得るのに→決算調書、チェック表はすべて手入力
- 仕訳日記帳をお客さんが作ってきた場合→勘定科目のハンコを巡回担当者が押す
などなど。
これらをミスなく、文句言わずに作業するのが、仕事の80%を占めていました。
ミスなくですよ。
今思うと、絶対にできません。特に、仕訳日記帳に科目ハンコを押すとは……。
このハンコ、こんな感じのものです。
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AIでデフォルメした図。こんな感じです。
間違えて押してしまったら、二重線で取り消して、その上になんとなく押し直しします。
なぜ、これをやらないといけないのかというと、実際に入力を担当する人が、このハンコで会計ソフトに入力していたからです。
思わず「うぁ、めんどくさいね」とつぶやいたら、思いっきり怒られたものです。
おかげで、仕事するときのエネルギーは、いかに作業をミスなくこなすかに集中されます。
そして、この仕組みの中、自動化をしようとするなら、
RPA、Python、Excelのマクロといった、専門知識がないとできません。
日々のエネルギーが手作業で摩耗している中、新たに自動化のための時間を取るとなると、ハードルが一気に上ります。
そして、サーバーを新たに作って、自社で自動化する方法しかないと思われており、予算も必要になっています。
こうなると、組織のトップの決断が伴われます。
これはこれで、大掛かりです。実現に至るまで、夢物語で終わっていました。
Notionを使い出したころ
Notionに出会ったのは、会計事務所を辞めて、経理代行を初めていました。
経理業務の引き継ぎがない中、徹底的な効率化を図ることにしました。
小さな建設業の会社でした。
現場で請求書を作り、紙に印刷してまた、経理で会計ソフトに手入力する……。
絶対にこれはやらない!!と、今までの疑問を答えるごとく、現場でつくったデータを、そのまま会計ソフトにインポートする仕組みをつくりました。
また、支払いデータも、現場で入力された工事台帳をもとに、データを集約し、そのまま会計ソフトにインポートします。
経理の仕事は、このデータが正しいかチェックするのみです。
そして、同じファイルを、Notionにもインポートして、入金照合と支払金額のチェック用として活用しました。
ついでに(ここは、思いっきり強調します!)、ソートとビューを変えることで、決裁者の確認もできるようにしました。
これで、週に5日かかる仕事が、たった半日で完了しました。
そして、何よりも効果が高かったのが、現場でなんとなく丸っと入力されていた工事台帳の数字が、正しくなったことで、現場ごとの粗利をチェックできるようになったのです。
ここまでは、現場担当者に負荷がかかる状態ですが、アウトプットで自分たちの仕事が数字で見えるようになり、評価されるようになってから、意識が変わりました。
ついでに、会議資料も、紙に印刷していたのを、NotionにUPすることで、紙の節約、そしてその場での訂正も、リアルタイムで全員に共有できるようになりました。
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会計データのPDFファイルをただ、アップロードするだけ。これだけでも、大きな効率化に。
会議運営でも、効率化が図られたのです。
Notion歴3年になると……
さて、今。
Notionがないと、仕事ができなくなっています。
新しく仕事がくると、Notionとどう絡ませるかしか、考えていません。
新たに、取引先が増えると、連絡のプラットフォームが増えてきます。
片方が、チャットワーク、もう一つはLINE、そして、メール。
自分の仕事は、Googleスプレットシートを定期的に見に行くという方法をとっていました。
さすがに、電話でのやりとりは受け付けないようにしています。
でも、この連絡ツールが、自動化されていなかったのです。
先日、このために失敗してしまいました。
でも、まずは新しく始まるとき、なんとか情報を一箇所に集められないかを、考えるようになりました。
つまり、工数を思いっきり減らして、情報に目が行くことにエネルギーを集中させるのです。
かっこよく言えば、効率化。ざっくり言えば、サボりです。
いかにサボれるか。そして、情報を取りこぼさないか。
この視点を持つようになったのは、Notionを使うようになってからです。
おそらく、今までなら自分ではできないと諦めて、環境に合わせられるのが最適解だったのでしょう。
でも、Notionを使えるようになると、自分で技術なく(クリックする場所だけ知っていれば)、エンジニアが作ってきたツールを自作できるようになっています。
例えば、食事を例に考えてみます。
手掴みで食べるしかない時代、熱々の食べ物を、どんなに美味しいと知っていても、手にして食べることができませんでした。
でも、お箸を使えるようになったことで、多少熱くても、美味しいものを口にすることができるようになりました。
このように、自分で使えるツールがあることで、不可能だった世界が可能になっていくのです。
情報が一箇所に集めたいという発想は、4畳半にこたつを入れて、手に届く範囲に物を置くという、あの感じに似てますね。
これこそ、日常生活の中のサボりであり、効率化です。
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AIに書いてもらったけど、こたつの概念が伝わらず。
四畳半の超効率的生活は、美的にどうかは人によりますが、
Notionだと、すべてが美しく見えるのが、なによりもありがたいところ。
美しいと、自分の仕事効率も美しくありたいと思うようになってきます。
サボりの美学を極める!
これが、今の私が優先的に大事にしていることです。
ぜひ、作業に追われることに疑問を持って、サボることを悪と思わないでほしいです。
そして、自分にしかできないことに、時間とエネルギーを投入してまいりましょう。
=編集後記=
【昨日のできごと】
午前中に新規契約の打ち合わせ。
午後からは、Notion構築のお仕事。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
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