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経理ミスが頻発する職場の特徴

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経理担当者が、自分のミスが多いなと思ったら、どんどん他責にしちゃいましょう。

ミスの多い現場の特徴は、この逆である、「自分が成長しなければ!!」が蔓延しています。

目次

経理ミスとは

経理ミスとは、なんでしょうか。

これは、立場によってミスの種類が変わってきます。

① 現場から上がってくる数字に間違いがある。

② 経理の部署内で起こる、ケアレスミスや事故

③ 経営判断の間違いにより起こる経理事故

つまり、あってはいけない状況に陥ってしまうことが、経理ミスなのです。

それを防ぐことができるのが、プロの経理マンまたは会計人と言えるでしょう。

でも、経理マンといえど、人の子です。

ヒューマンエラーは、一定数発生するものです。

これを見越した仕組みが、簿記です。

複式簿記のおかげで、このミスを未然に見つけられるようになっています。

私も、この複式簿記の仕組みで、入力ミスのチェックができるようになっています。

先人たちの知恵と工夫が込められているのが、簿記です。

現場、経理、経営者全員が、簿記を知っていれば、その会社の経理ミスは、格段に少なくなる計算になります。理論上は。

でも、そうではないのが現実です。

その中で、極力ミスを防ぐことが、今求められているのです。

経理ミスのタイプ別対処法

では、タイプ別の対処方法を見てみます。

現場からあがってくる数字が、どうしても間違えている。

これは、圧倒的に、仕組みが原因です。

現場が間違いやすいのは、現場が悪いのではなく、窓口となるところがわかりにくいのです。

これは、

  • 入力箇所がわかりにくい、Excelファイル。
  • フォルダの構造が微妙に複雑。
  • いったいなんの数字が求められているのか、不明瞭。

圧倒的に、経理からのお願い方法が、言葉足らずであることに起因しています。

現場から上がってくる数字が、間違いないようにするには、

  • 昔から流用しているExcelファイルをやめて、アンケート形式にする。
  • データ等のファイル管理を、現場にしない。
  • なぜ、この数字が必要なのか、理解し易い形で、説明して腹落ちしていただく。

にします。

経理部内ミスの防止

経理部内でのミス防止対策は、基本、簿記の知識を持っている人対象なので、専門的な方法をとります。

一般的に言われているのが、「ダブルチェック」というものです。

人が作った伝票や帳票に、間違いがないか、別の人の目を入れるようにします。

人数によっては、別担当の同僚にチェック→直属上司チェック→部長

といった、トリプルチェックをします。

立場によって、チェックする場所がちがうので、手間に見えて、けっこう合理的とも言えます。

ただ、チェックのためのチェックになるケースもあり、形骸化することも。

このチェック機能が働くように、絶えず項目を見直すようにメンテナンスすることが求められます。

ただ、人数の少ない場合、ダブルチェックが敵わないこともあります。

そのようなときは、仕事の仕方に工夫が必要になってきます。

  • 自分一人で、抱えない。
  • うまく、現場や経営者を巻き込む。
  • チェックしやすいように、様式を変更する。

といった、DX化が有効であるケースがあります。

経営サイドのミス防止策

経営者のミスは、事業運営に響くので、絶対に避けたいものです。

とはいえ、経営者が知り得る経理の知識は、ほぼないと思っていいでしょう。

正直、よくぞここまで、経営ができているなぁと、関心することが多いのです。

知識として知っている、というよりは、体感的に、本能的に、数字の危機を嗅ぎ分ける嗅覚を持っている、といった表現が近いのかもしれません。

経営サイドで起こるミスは、知るべき数字を、知るべきタイミングで得られていないことで起こります。

もし、月の売上と経費を、1日でも早く知ることができたら、打てる手立ては多くなります。

しかし、半月以上遅れる場合、対処方法が限られてしまいます。

経理ミスは、経営ミスにつながるので、絶対に避けたいものです。

とはいえ、経理脳と経営脳は、まったく異なります。

できたら、経営脳をどんどん鍛え、経理脳は代替するものを作ることでしょうか。

これこそ、DX化をする大きな理由になるはずです。

経理ミスや不正が多い職場とは

ミスの多い職場・会社は、ミスの対処方法を間違えています。

事故やミスが起こると、立場によって起こす行動が違います。

不思議と、権限がある人こそ、他責(ミスをした人に対して)です。

そして、権限のない人こそ、自責の念に駆られます。

確かに、権限ない人が、技術や知識があれば、防ぐことができたのかもしれません。

でも、技術や知識の度合いによって、職場の設計をする権限者が、正しい環境を作っていれば、起きなかったはずなのです。

経理ミスに限った話ではありません。

全般的に、ミスが頻発する職場は、環境や仕組みが、現状に合っていないのです。

 

もし、自分の仕事にミスが多かったら、それは、自分にあった環境で仕事ができていないことになります。

どんなに自分で頑張ったとしても、できることは限られます。

今の自分が、スムーズに成果を上げられるよう、環境を変えることが、

ミスを防ぐ唯一の対応策なのです。

Excelファイルの様式を変えてみる。

いっそのこと、NotionなどのDX導入に手を上げてみる。

それが叶うことができないなら、働く場所を変える(転職)を考えてみる。

徹底的に、自分の環境にこだわってみましょう。

不思議と、環境を整えると、自分の技術や知識を豊かにする行動に移っていきます。

そして、仲間を集めるようになり、協力者も出てくるようになります。

ミスが多くなったら、自分の技術知識を高めるのではなく、他責の考えで、視野を広くしておきましょう。

=編集後記=

【昨日のできごと】

沖縄に滞在していました。大雨でしたが、梅雨の終わりを告げる時期で
比較的涼しい夏の前を堪能しました。

かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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