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ExcelやNotionのショートカットキーは暗記する必要があるか

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Excelでキーボードを使用する際は、ショートカットキーを使いましょう。

仕事のゴールに向けて、「歩いて」いくのか、「どこでもドア」を使うのか。

それだけの大きな違いがあるのです。

お好み焼き屋さんにて。

※お客様に商品を届けるショートカットツール By iPhone 12 mini

目次

偶然見つけた隠れコマンド

先日、キータッチ間違いから、今まで知らなかったショートカットキーを発見しました。

←↓↑→です。

私はGoogle日本語入力を使用しているので、

「z+h」←

「z+j」↓

「z+k」↑

「z+l」→

でした。

これを見つけたときは、身震いしたものです。

我が家にあるWindowsでは、どうなっているのだろうと、調べて観たところ、

でした。つまり、

「<+ー」←

「ー+>」→

だったのです。

ご存知の方は、もうとっくに知っていることです。

しかし、文面で→を多様している私にとって、棚からぼた餅でした。

2度めの作業があったら、ショートカットキーを探そう

ショートカットキーで、一番利用しているものは、Excelでの操作キーです。

特に利用しているのが、「コピー」「カット」「ペースト」です。

 

私が初めてExcelを触ったのが、20年ほど前でした。

ちょうど経理部門に異動してきて、とある部門の預り金明細を作成するために、初めて使いました。

基本、経理は継続しているものなので、実態は前任者が作ったものに、上書き保存するだけの仕事です。

それでも、外部監査で、公認会計士の指摘があると、口の中が乾き、その中で手早く修正することもやりました。

確かに、じっくり丁寧にやっていれば、あれやこれやと、いろんな機能を調べることができたのかもしれません。

結果論ですから、そうじゃなかったかもしれません。

いずれにせよ、この「コピー&ペースト」のショートカットキーの存在を知らず、すべて手打ちで乗り切った経緯がありました。

 

ショートカットキーの存在を知ったのは、会計事務所に転職してからで、

実際に使い始めたのは、MacBook AirでExcelを使うようになってからです。

これは、けっして真似しないでください。

一度やったことを、もう一度やる場合、今後何度も繰り返す作業となります。

一日でも早く、ショートカットキーを覚えるようにしていただきたいものです。

使いだしたら別世界 積極的に使おう

まずは、Excelです。

たくさんのショートカットキーがあり、ネットにもたくさんUPされています。

次の仕事をする際は、こちらのショートカットキーを使ってみましょう。

仕事内容 ショートカットキー(Windows) ショートカットキー(Mac)
上書き保存する ctrl+sまたはShift+F12 ⌘+s
名前をつけて保存する F12 Shift+⌘+s
印刷 ctrl+p ⌘+p
セルの切り取り ctrl+x ⌘+x
セルのコピー ctrl+c ⌘+c
セルの貼り付け ctrl+v ⌘+v

実際に、MacでOfficeのExcelを利用していると、薄い字でショートカットキーが表記されています。

マウスを使わないで、キーボードのみで操作してみると、思ったより楽であることに気づかれるはずです。

マイクロソフトサイト 「MacショートカットでOfficeを便利に使う方法」

ちなみに、Notionでもショートカットキーを使用することができます。

※最初のブロックを追加する際、コマンドを表示してくれています。

※Notion公式サイト ヘルプセンター キーボードショートカットキーより
(画像をクリックすると、全表示されます)

もし、この世からマウスやトラックパッドがなくなっても、ショートカットキーでなんとか仕事ができるようになるかもしれません。

それよりも、キーボードから手を離すことなく、仕事ができることが、いかに身体に負荷がかからないか、体感していただけるはずです。

まずは、表を見やすい位置において、観ながらやってみましょう。

一度使った動作は、必ず次も行います。そして、何回かやっていくうちに、

自然と指が覚えてきます。

5回〜10回の間で、ほぼ指が勝手に覚えている状態です。

ぜひ、やってみてください。

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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