3月決算、4月総会、5月法人税申告、そして所轄庁への報告。
今、NPO法人の仕事をしていますが、なんというか……。
こんなに面倒くさかったっけ？
と、思うほど困惑しております。
その理由を考えてみました。
上野〜鶯谷方面にて。各線が集まって線路がたくさん詰まっています。
公益法人は、法律に縛られている
私は、独立してから、一般企業の経理代行を。
そして、今はひとりビジネスとして、成功も失敗もすべて自分ひとりで引き受けて仕事をしています。
ところが、NPO法人の総務、会計の仕事をしているのですが、これがなんとも細かすぎて、脳と手がしびれている状態なのです。
勝手気ままに仕事してきたからでしょう。
でも、独立する前は、会計事務所の立場から、公益法人の会計税務総務のサポートをしてきたのです。
よって、他の誰よりも慣れているはずでした。
でも、こんなに面倒くさかったっけ？と首をかしげるほど、大変に感じているのです。
普通の一般企業でも、同じように法律で縛られているものがあります。
大企業であれば、会計基準は遵守しなければなりません。
まして、上場しているのであれば、有価証券にまつわる法律にも遵守しないといけないのです。
しかし、中小企業の場合、だいぶ簡便化が許されており、社長ひとりの判断で、いかようにも（違法にならないのが大原則！）できる世界でありました。
中小企業とNPO法人は、規模にしたらほぼ一緒のケースがほとんどです。
でも、縛られている法律の量が違うため、手続きの煩雑さは大きく違っています。
中小企業の場合、ほとんど税務署がチェック機関の役割を果たしています。
税務申告が上手くいけば、あとは社長や会社の責任となります。
許認可など、その他に決算報告をする必要がある場合もありますが、毎年の手続きではありません。
（労務関係の手続きについては、省略しています）
ところが、公益法人の場合、定款に定められた業務、そして収益事業を行っている場合、税務署（県や市も含む）、所轄庁への報告が毎年あります。
そして、理事等の任期による役員変更などがあれば、登記関連の手続きも必要です。（これは、どの法人にも該当します）
この役所関連への報告が、なんとも面倒くさいのです。
確か、私は専門家だったはず……。
でも、8年前にやっていた仕事が、こんな大変だったとは、忘れておりました。
当時は、会計事務所の職員として「やってくださいね」と、法人にお願いして、出てきた帳票を元に、書類を作成する仕事でした。
でも、大元を生み出すのが、こんなに大変だったとは。
立場違うとこうも違うのかと痛感しております。
公益法人は、集団に縛られている
あと、なによりびっくりしているのが、大勢の人に縛られているということです。
今、私はひとりビジネスで、発信から仕事、経理まで、すべてひとりで完結させています。
たとえば、このブログの写真選び。
自分が撮影して、自分でセレクトしています。
SNSも自由にやっています。
バズっても、炎上しても、すべて自分の責任です。
でも、先日、ホームページにアップする写真を選ぼうとしたら、
「理事会の承認が必要！」と言われてしまいました。
あへ？
どの法人も、そうだとは限りませんが、理事の中には、広報活動にリスクを極力減らしたいと考える人もいます。
実は、法人の会計方針の変更や、ホームページ移行など、大きな仕事があります。
その仕事を請け負ったのですが、何においても「チェックしなくては」という風潮があり、「理事会の指示に従います」という、指示待ちの人など、様々な背景を持った人が多いのです。
ああ、そうだった。
公益法人は、会員の総意で成り立っている法人だったんだと。
今更ながら、思い出すのです。
ここで役立つのが、Notionだった
ここで、私は、とある秘密兵器を取り出しました。
なんと、Notionです。
私は、まずは理事会議事録をNotionで記録するところから始めました。
テンプレートはこちら。
こちらに、あらかじめアジェンダを書き込んでおき、議事進行を進めながら記録をとっていきます。
こちらには、ボタンを2つ設定しています。
1つ目は、ひとつ議事が終わるたびに押すボタン。
「議題が変わったらポチ」です。
ボタンの設定はこちら。
どの議題がどの時間で審議していたかも、記録できます。
これで紛糾次第が検討つきます。
そして、まとめた議事録を理事全員の確認をとります。
これで、議事録をみれば、誰がチェックしていて誰が見ていないかが一目瞭然となります。
以前は、議事録をPDFにして、わざわざハンコをもらっていたそうですが、期中の議事録は電子的認証で十分です。
議事録の押印義務は、定款によって義務づけられています。
今のところ、対処しているのは、このNotionに記録されたものをPDFでエクスポートして、物理的印を押印することにしています。
電子署名には、様々な制限があるので、Notionに設定したボタンで、ユーザーを登録するだけでは、要件を満たしません。
ここで、私は、
- 議事録見ました
- 定款で定められた印鑑
を別にすることにしたのです。
このあたりは、もっと研究のしがいがあります。
このあたりをクリアしたら、テンプレートとして配布しようかと思います。
楽しみにお待ちください。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
午前中はオフ。午後から自宅での仕事へ。
月末近くなると、仕事量も増えてきます。
そこをクリアするために、Notion構築も欠かせません。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
＝おすすめのサービス＝
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