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デジタルから紙へ移行を求められたときのマニュアル

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「え?紙に戻すのですか?」

昨今のDX化、ペーパーレス化が歌われている今、時代を戻すケースが跡を絶ちません。

どんなにデータ化が効率的と言われているのにも関わらず、紙に戻すなんて……。

とりあえず、紙媒体に戻すけど、すぐにデータ化できるように、フレキシブルな対応をしておくことが、バックオフィス担当者のスタンスでいた方がよさそうです。

北海道大学総合博物館にて。

目次

組織で起こること

組織だと、よく方針転換が行われます。

前任者ではOKだったことが、後任の責任者だと駄目と言われることが数多くあります。

これは、組織によくある出来事です。
(これもあって、私はひとり仕事を選択しています)

バックオフィス構築では、紙媒体からデジタル化を望むケースがほとんどですが、中には

「紙に戻す」

という方針を打ち立てるケースもあるのです。

せっかくデータ化したのに、紙に戻すのは、DX推進した者としてやりたくない仕事の一つです。

でも、ものは考えようです。

  • デジタルから紙に戻して、仕事効率が下がるかどうか、ひっそり実験しよう。
  • すべてを紙に戻すのではなく、一部紙に出力OKにしていいか交渉しよう。
  • コピー用紙の消費量と複合機のカウンター数を集計して、どのくらい経費が増えたか表にしてみよう。

紙からデジタル化にする場合、勢いで進めることがほとんどです。

しかし、デジタルから紙に戻すときは、デジタルでの恩恵を受けたあとなので、きちんとした比較研究ができます。

ただ、紙に戻すのではなく、

「なんだ、デジタルの方がいいのではないか!」と説得できる材料を集める機会として捉えましょう。

データを好まない理由を知る

ペーパーレス化が大好きな私ですが、なぜ、デジタルから紙に戻すことも請け負っています。

理由は、簡単です。

紙でないと、情報は消えてしまう感覚に陥る気持ちもわかるからです。

紙は、皮膚感覚を使って情報を理解することができます。

書籍なら、開いたページが、本全体のどの位置にあるのか、すぐにわかります。

紙の厚みや材質から、制作者の意図を感じることもあります。

経理をやっているとわかるのですが、届けられた請求書を持っただけで、怪しい匂いがすることもあるのです。

このように、紙は文字や図以外の情報を載せて、届けられています。

その感覚に頼っている場合、紙ではなくデータ化された情報がモニターに映し出されると、何が書かれているのか分からなくなることがあります。

デジタル化を推進する場合、このようなケースを改善事案として、データ化に慣れていただくレクチャーに力を入れます。

次に、その人が利用するガジェットに信頼関係を作られているかどうかにかかっています。

いつもスマホやタブレットを使いこなし、デジタル機器の特性をよく捉えている人には、デジタル化した先をイメージすることができます。

しかし、紙に固執する人は、デジタルガジェットが古かったり、機能を使いこなせていなかったりしています。

つまり、デジタル化は、ガジェットを使いこなせて初めて恩恵を受けるため、その世界を想像できないケースがほとんどなのです。

なぜ、紙に戻したいと判断したのか。

その原因をよく調べておきましょう。

大抵、方針転換をする人に決裁権があるので、気安く

「ガラケーからiPhone15に変えましょう。iPadを購入しましょう」

と進言してはいけません。

ただ、紙に戻すのではなく、以前よりは進歩している状態を保ちながら、一部紙媒体をOKにするようにしましょう。

いつでもデータに戻せる道筋をつけておこう

組織は水物です。

前任者ではOKだったことが、後任者になれば駄目になることがあります。

紙に戻したけど、結局デジタル化に戻すこともありえます。

紙派だった前任者が、せっかく紙に戻したけど、後任者がデジタル化に直すこともありうるのです。

バックオフィスの仕組みは、そう簡単に変えるのはリスキーです。

とはいえ、自分たちの仕事で、1番効率が良かったのが何だったのか、きちんと報告できるようにしておきましょう。

さきほど記したように、紙とデジタルでの経費の違い、工数の増減、必要な時間の違いなどを、きちんとリスト化しておくのです。

そして、紙に戻しても、基本はデジタルのままにしておくようにしましょう。

いつ何時、デジタルに戻ることもありうるからです。

決済をするときは、紙に出力しておくけど、基本はデジタルのままにしておくのです。

正直言って、今どきの組織は、デジタル化が当たり前の時代です。

すべて紙に戻ることは、ほぼムリなのです。

一旦は、紙に戻したけど、どうやらデジタルの方が組織に利益が残るとわかっていただければ、経営者であればデジタルを選択するはずです。

責任者の価値観で、一喜一憂せず、淡々とデジタル化を維持しておけば、いつでも紙を撤廃することもできます。

 

組織には、いろんなことがあります。

経営判断をする人が、情報を収集しやすくすることがバックオフィスの役割でもあります。

「デジタルが1番なんだけどなぁ」と思っても、そこは本来の目的を忘れないようにしましょう。

そして、デジタル化に不安を感じている方へ。

これからは、デジタルで情報がやり取りされる時代になります。

経済通産省のサイトから入れるこちら。

無料でオンライン研修が受けられる。「マナビDX」

高いお金を支払わなくても、新しい勉強をすることができる時代になりました。

つまり、広く一般に、DXは当たり前の時代になりつつあることを指しています。

「え?紙に戻すのですか? 一旦は戻しますが、こちらを見て勉強をお願いいたしますね」

と、ぜひ交換条件で、DX化のことを理解していただくようにしたいものです。
(できないかぁ。とにかく勉強してほしい!!)

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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