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確定申告したあとやっておくこと Notion活用法

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確定申告を終えて、ほっとされている方が多いかと。

でも、ここで油断せずにやっておいた方がいいことを、ご紹介します。

添付資料の写しを、保存しておこうというお話しです。

後始末をする猫

目次

確定申告がいつも遅れる理由は、前年にあり

事業所得を確定申告している個人事業主は、毎年確定申告をしています。

毎年、わかっているけど、ついつい遅れてしまう。それには共通の原因があります。

それは、資料を手に入れるのが、いつも遅いという点です。

この資料を回収しておくのが遅れたり、なくしてしまったりするのに、わけがあります。

それは、手に入れるチャンスが来た時、即、回収保存ができていないということです。

もし、一瞬でも目にしたとき、「これは、保存しておかないと!」と頭の中でフラグをたてることができていれば、すぐに確定申告に取り掛かることができます。

しかし、前回の確定申告で、何を使用していたか覚えていない場合、目の前にあっても気が付かず、いざ、申告に利用しようとすると、探してしまうなど、時間をかけてしまうのです。

使いづらいe-Tax受信ボックス

もうひとつ、原因があります。

これは、電子申告した場合の話です。

電子申告したあと、その確定申告の控えは、e-Taxの受信ボックスに収まっています。

この受信ボックスが、セキュリティーが強いこともあり、見づらいという欠点があるのです。

クラウド会計ソフトから、確定申告をした場合も含め、この申告後の控えを見やすいように保存しておけば、翌年すぐに、見返すことができます。

確定申告の場合、税務署に提出した届け出や申請書を、すぐに見返せるようにしておきましょう。

大抵の場合、出したら出しっぱなしでも、それほど問題はありません。

しかし、消費税に関しては、いつどのような届け出や申請をしたかによって、税金計算方法が変わります。

「あれ?どっちだったっけ」と過去にさかのぼって確認する事が多い、届け出。いつでも見やすいように、わかりやすく保存することをおすすめします。

個人事業主の所得証明は、確定申告を提出したときの控えを使用します。

お子さんの保育園の入園手続き。奨学金の申請。などなど。

特にお子さんに関わる所得証明は、この春に求められることが増えます。

スマートに、さっと写しを提出できるようにしておきたいものです。

ものを探す時間ほど、もったいないものはありません。

集める資料の一覧をNotionで作る

添付資料をNotionのデータベースにアップロード

私は、Notionで確定申告に使用した添付資料をデータベースに残しています。

今までは、Dropboxのフォルダに保存していましたが、Notionの方が一覧で資料を見渡せることができるので、非常にわかりやすいです。

データベースをギャラリービューにすると、資料が一目瞭然で確認できます。

今年の10月には、控除証明書がどんどん届き始めます。

このデータベースを眺めておけば、どの資料が必要で、いらないか、すぐに判断できます。

データベースのプロパティは至って簡単です。

回収した日を残しておけば、次回の確定申告時に、いつごろ届くのか目安をつけることができます。

下半分の空白に、「/p」(スラッシュP)でPDFデータの埋め込みブロックを呼び出します。

あとは、フォルダにあるPDFデータからアップロードします。

e-Taxの受信ボックスから確定申告書控えをダウンロード

郵送や窓口提出した場合、控えに押印された税務署の受領印を確認して、それをPDFデータ化して保存します。

しかし、電子申告した場合、控えデータはe-Taxの受信ボックスに格納されています。

一度、PDFデータとしてダウンロードして、手元にいつでも見られるようにしておきましょう。

毎回、受信ボックスまで辿りくつのに、手間がかかります。

それは、避けておきたいものです。

e-Taxサイトにログインして、受信ボックスを開きます。

「受付システム」または「e-Taxソフト(WEB版)」からログインします。

気をつけることは、確定申告書控えと受信通知の両方をもって、「確定申告書控え」とされている点です。

このデータが税務署に送信されているか、この「受信通知」が証明書となるので、一緒に保存しておきましょう。

 

これで、今年の確定申告は終了です。

そして、来年の確定申告へのスタートでもあります。

ぜひ、提出添付した資料のデータを残しておくようにしておきましょう。

時短確定申告も夢ではありません。

=編集後記=

【昨日のできごと】

午前中に、個別相談。午後からNPO法人関連の仕事で役所周り。
税務署では、定額減税説明会が行われ、駐車場が満車でした。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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