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小さな会社がお金をかけずに昔ながらの経理から脱却する方法 インボイス制度と電子帳簿保存法

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消費税のインボイス制度。電子帳簿保存法。

いよいよ本格的に始まります。

これらの新しい制度に対応するポイントを整理してみました。

※パソコン一つで、経理ができる。By iPhone 12 mini

 

目次

小さな会社がやりにくくなる経理

 

制度が新しく変わるとき、自分たちの仕事のやり方を変える大きなチャンスです。

今まで、できたことが認められなくなることで、経理事務の負担が増えるのですが、

小さな会社にしかできないやり方があるはずです。

 

今までできて、これからできなくなる経理事務を洗ってみます。

プライベートアカウントで立て替えて経費にする(電子取引保存)

 

小さな会社の場合、購買がバックオフィスで完結できるとは限りません。

・社長がネット通販で、「安かったから」だと、プライベートカードで購入した消耗品。

・従業員がプライベートアカウントのアマゾンで購入した現場用備品。

今までは、メールに送られた明細を、紙に出力し経理に提出すれば、精算することができました。

しかし、これからは、メール明細は、「電子取引」となり、データで保存しなければなりません。

 

とりあえずの出金伝票で経費性を担保する(インボイス制度)

 

領収書のない支出で、主に挙げられるのが「自動販売機のお茶代」と「電車賃」です。

今までは、領収書の発行がないこれらの支出には、一月にまとめて「出金伝票」で代用することが、

慣例で処理することができていました。

しかし、今後は「自販機」と「電車賃」以外は、消費税取引の要件が満たされなくなります。

つまり、領収書がなくなったから、「とりあえず出金伝票で処理して」ができなくなるのです。

 

では、安くもない料金を支払って、システムを導入すればそれで万事解決となるでしょうか。

わたしは、難しいと考えています。

まずは、今から次のことに着手しておくことから始めるとよいでしょう。

 

対処法1 ペーパレス化キャッシュレス化をめざす

 

今まで、事務所にあった金庫の中身を、使わない方法です。

現金で取引していたものは、すべて、カード決済か請求書払いに変更します。

現金しか認めない取引は、思い切って辞めるのです。

以外にも、そんなに困ることはないです。

 

また、今はどの事務所にもパソコンが使われております。

メールに届いた領収書を、PDFにして決めたフォルダに保存します。

あと、取扱規定を準備しておけば、当座はなんとかなります。

パソコンではありませんが、iPad mini 6でメールをデータ保存する方法を解説しています。

電子取引保存、とりあえず手持ちのソフトでやってみる NotionとiPad mini6

 

まずは、キャッシュレス化、ペーパーレス化がどこまでできるか、

やってみることが大切です。

 

対処法2 「できない」と決めつけない。誰でも対処できるはず

 

世の中は、どんどん変化していきます。

まず、たいせつなのは、「なぜ変化していくのか」ということです。

ぜひ、自分たちが効率的なバックオフィスを作って、生まれ変わってほしいです。

行政のためではなく、自分たちのためであると思えば、変化に恐れる必要は一切ありません。

 

今までのやり方が認められないことは、非常に不便なことです。

それなのに、行政がやりやすくなるだけで、自分たちへの恩恵が感じられないなら、

これほど苦痛なことはありません。今までない大きな変化です。

しょうがなく、資金が厳しいなかで、料金を支払って対策してしまいたい気持ちがありますが、

今までのやり方を抜本的に変えないと、システムを活かすことが難しいでしょう。

 

小さな会社にとって、唯一使える武器は「自分たちの力でできる規模でいる」ことです。

比較的大きな会社になれば、お金をかけてシステムをいれる必要があります。

しかし、小さな会社であれば、お金をかけなくても、十分に自分たちが変わることができるのです。

 

これからは、少しずつですが、ブログで「小さな会社のインボイス制度と電子帳簿保存法」のコツを、発信してまいります。

まずは、今年中にペーパーレス化とキャッシュレス化を目指してみるところから、

始めてみましょう。

 

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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