職場でNotion導入するなら……。
まず、最初の第一歩は人選びから始まります。
経営者から指名することもあるでしょう。
または、ボトムアップで、従業員からの動きもあるかもしれません。
業務改革には、陣頭指揮を取る人を正しく選ぶことで、成功への道筋が見えてきます。
人選を間違わなければ、成功の可能性が高くなる
Notion導入担当者には、次の適正があると、良いとされています。
これは、Notionに限ったことではなく、広く一般的に、業務改善のリーダーには、共通した適正というものがあります。
- Notionに興味がある。
- 新しいツールの学習を楽しめる
- 選定後は、Notionスキル向上を楽しめる
- コミュニケーションスキルがある
YouTubeやXなどのオンラインリソースを活用し、基本から応用まで幅広く学ぶことができます。
最初から、専門知識がなくても、全く問題がありません。
あと、もう一つ付け加えるとしたら、
「現状に不満がある」
です。
下手したら、社会人としては不適合なことかもしれません。
でも、何事も変化するときに起爆剤として行動を起こす人は、現状よりよくしたいという欲求があります。
まずは、そのような人を選びましょう。
あと、大切なこと。
人選したら、そのままにしないことです。
変化には、職場内のハレーションが多なかれ起こります。
そのときに全体をコントロールするのは、上に立つ人の仕事です。
この上長と部下のコンビが上手くいけば、業務改善は上手くいく可能性が格段に上がるのです。
Notion導入手順
現在の業務フローの可視化
次に重要なのは、現在の仕事の流れを明確に把握することです。
A4やA3の紙を使って、業務のフローチャートを作成しましょう。
この段階では完璧を求める必要はありません。
大まかな流れを理解することが目的です。各プロセスで使用しているツールも書き込んでいきます。
これにより、現状の全体像が浮かび上がってきます。
全体の仕事の流れをNotionで再現
Notion導入の本質は、個々のタスクの単純な移行ではありません。
むしろ、組織全体の業務フローをノーション上で効率的に再構築することにあります。
また、他に利用しているシステムとの相関関係も考えます。
Notionが得意とすること、システムに投げてしまった方がいいもの、
それらを判断していきます。
このためには、Notionの特性を良く知っておくことが欠かせません。
Notionが得意とするのは、
- データベースを駆使したプロジェクト管理
- ページリンクを活用した情報整理
です。
Notionの特長を最大限に生かした業務設計を目指しましょう。
これにより、組織全体の生産性と協働性が大きく向上するはずです。
段階的な導入と丁寧な進行
Notionの導入は、一度に全ての業務を移行するのではなく、段階的に進めることが肝心です。
まずは小規模なプロジェクトや部署から着手し、成功事例を積み重ねていきましょう。
その後、他の部門へも徐々に展開することで、リスクを最小限に抑えつつ、組織全体への浸透を図ることができます。
柔軟な対応と継続的な改善
Notion導入後も、継続的な改善が不可欠です。
利用する人からのフィードバックを積極的に収集します。
このフィードバックが、一番大切な情報です。
必要に応じてワークスペースの構造や使用方法を最適化することで、利用する人にとって、快適な環境ができつつあることが伝わります。
そして、Notionの柔軟性を活かし、組織の変化に合わせてシステムを進化させることが、長期的な成功への鍵となります。
つまり、部屋の模様替えを続けながら、試行錯誤を続けていくことを肝に銘じておくことです。
導入したら、それっぱなし。
そうならないように、Notion導入後が、業務改善の本番であることを理解しておきます。
いざとなったら、外部専門家を活用しよう
とはいえ、自分たちだけで導入するには、不効率な場合もあります。
Notionの知識がある人に、手伝ってもらう選択はありです。
専門家からの視点は、業務にしがらみがなく、ひたすら客観視します。
そこに、Notionの特性をどう融合させるかを、考えていきます。
正直、専門家への丸投げは一番危険と考えていいでしょう。
でも、薬と一緒で、毒かもしれないけど、上手く付き合って利用すれば、よりよい仕組みができあがります。
=編集後記=
【昨日のできごと】
自宅でお仕事。
業務内容によって、パソコンを変えたり、場所を変えてみる。
雑念が少なくなったかな。こなす工数が増えました。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
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