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フリーランスのためのNotionと確定申告

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確定申告がうまくいけば、次の年は、もっと楽しくなります。

この「楽しい」が、けっこう難しいものです。会計ソフトの画面を睨んでも、全然楽しくありませんから。

そこで、Notion✕会計ソフトの組み合わせで、少しでも、「楽しい」を実感できる方法を考えてみました。

Notion✕確定申告

目次

電子取引データ登録

私は、電子取引領収書データを、Notionに集約させています。

これによって、生まれたのが、このデータベースです。

Gメールに届いた領収書を、Notionへ「Save to Notion」の機能を利用して、飛ばしています。

税金である「固定資産税」も、電子決済マネーで納付できる時代です。この場合、紙の領収書に受領印を押してもらうことはありません。

この電子決済時のデータが領収書になるので、経費にしている不動産オーナーなどは、勢いでメールを削除しないようにしましょう。

 

そして、これをcsvデータにエクスポートすると、こんな感じ。

これを、会計ソフトにインポートできるように加工すると、

これは、Excelデータです。
freeeだと、Excelファイルを仕訳データとしてインポートすることができます。

※クレジット決済は、API連携をしているので、プライベートカードで購入した分のみ、抽出しています。

 

経理で一番たいへんなのは、領収書をまとめておくことです。

あの、小さな中途半端な紙を、縦横揃えてきれいに保存するのは、職人ワザです。

であれば、全部電子取引で(すべてモバイルオーダー)で買い物し、届いた領収書データを、ひたすらNotionに飛ばしておけば、あとは、一括でインポートして完了です。

そして、このNotionのデータベースにあるものは、紙の領収書がない電子取引です。

紙のレシートをひっくり返して、ダブっていないかチェックする必要もありません。
(Gメールから転送漏れがないか、チェックする必要はありますが……)

これだけでも、かっこよく、効率的に経理ができるので、毎日Notionを見るのが楽しみになってくるはずです。

電子取引保存、とりあえず手持ちのソフトでやってみる NotionとiPad mini6

プライベートカードで購入した経費を会計ソフトに入れる方法

顧客台帳から請求金額を照合

次に、入金管理をしていきます。

口座に入金があると、売上金として処理します。

このとき、何処、誰、何の売上?を確認します。このとき、Notionを活用すると、だいぶワクワクしてきます。

入金されたら、Notionでも「完了」のチェックボックスにチェックをいれます。

件数が多い場合は、入金日をいれてもいいでしょう。

この入金データベースを、カレンダー表示にすれば、資金繰り表にもなります。

このチェックで一番、有効なのが売上金のもらいそびれを防ぐというものです。

チェックしていって、入金予定日過ぎても残っているものは、もらいそびれているものです。

即、先方にお振込みのお願いをすることができます。

やっかいなのが、この催促が遅れてしまうケースです。お互いに、気まずい空気が流れます。

せっかくのお仕事に、後味悪い印象を与えてしまいます。避けたいものです。

実は、締め後計上も

実は、私は確定申告をすでに、終えています。

会計ソフトからの申告は、まだ、リリースされていません。

クレジットカードの締日もまだ、来ていません。

どうやって、申告できたのか。

答えは、最初の写真にあります。

国税庁の確定申告等作成コーナーと、Notionにストックされている電子取引データのおかげです。

12月31日まで、買って使い出したものは、経費にいれます。

電子取引であれば、メールがあれば領収書として取り扱います。

データのエクスポートとインポートを行えば、仕訳登録できます。
※この際、API連携している勘定科目を使わず、新たに、手動インポート用勘定科目を設定しておきます。

そして、年があけて、1月1日になれば、逆仕訳データをインポートすれば、マイナス表示になります。

そして、いつものルーティン、APIで連携したデータを正式に登録していけばいいのです。

つまり、正式に経費を登録しても、前期に経費にした分を、予めマイナスにしているので、プラスマイナスゼロになる、というしくみです。

 

このように、会計ソフトとNotionを組み合わせておくと、データをまとめて起きやすくなるという利点だけではなく、いつでもどこでも、経理ができる環境が整うという副産物が生まれてきます。

場所をよく移動しながら、仕事をしていると、このNotionに経費や売上データが集約されていることに、よく助けられています。

会計ソフトがクラウであれば、会計データもクラウドで管理することで、相性も抜群です。

領収書やデータに操られる確定申告ではなく、こちらからデータを操れるようにしていただきたいものです。

また、自分でデータを構築することで、お金の流れを理解することも。

一度、経費関連のデータベース構築の相談も受けています。

個別相談

よろしければ。

 

また、会社の経理でも、経理担当者をリモート業務にすることも可能になるうえ、

データの共有で、社長などの経営者もデータの確認をすることも可能になります。

経理の効率化に、Notionを検討されてみては、いかがでしょうか。

=編集後記=

【昨日のできごと】

午前中に、個別相談。午後からNPO法人関連の仕事で役所周り。
税務署では、定額減税説明会が行われ、駐車場が満車でした。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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