事務仕事をデジタルにする方法　Notionを勧める理由

できれば、事務仕事は避けて通りたい。

ご多分に漏れず、経理が好きな私ですが、事務作業は苦手です。

嫌いだから、人に投げちゃいたいし、できればこの世から存在を消していただきたいほどです。

でも、ひとりでビジネスしているので、そんなことを言っていられません。

なんとか事務仕事をクリアせねばならないのです。

こんな事務嫌いのわたしが、どのように嫌いになっていったのか、そして、どうやってそれをクリアしているのか。

まとめてみました。

きっと、嫌いな事務をなんとかやっつけたいと思っている方に、届けばうれしいです。

女性だとよく頼まれる事務仕事

初々しい社会人なりたての私が、そこにいます。

なぜか、ブリブリ怒っています。

教師職で入ったはずなのに、学校事務の職員の手伝いばかりさせられます。

同期の男性職員には、一切振られないのに、なぜか私ばかりに仕事がやってきます。

「女性だから。社会人新人には必要なことだから」

理由は、これだけです。

この問題は、あれから30年近くたっても、全く持って解決していないようです。

職種での区別は、仕事上あるのは理解できるし、全く持ってごもっともでございます。

でも、「女性なら、得意だから負担にならないでしょ」というレッテルがあるため、苦手な私は、苦行とも言える時代を過ごして参りました。

男性同期より、お茶出しが上手になりました。

男性同期より、学校事務の様式ストック場所に詳しくなりました。

男性同期より、学校事務室に長くいるようになりました。

おかげで、学生からは

「どうして、事務のお姉さんが授業しているの？」と言われる始末。

同じ職種なのに、女性だからの一言で、雑用を押し付けられる問題。

これは、今でも悩んでいる方が多いと思うのです。

時代はDX化へ　それに気づくところから始めよう

なぜ、女性は事務仕事に向いていると思われるのでしょうか。

それは、事務＝単純作業と思われているからです。

男性だって、単純作業が得意な人はいます。

私のように、女性で単純作業に耐えられない人もいます。

この事務＝単純作業というレッテルがあるから、未だに性別による区別が続いてしまっているのかもしれません。

そんな事務仕事ですが、昨今のデジタル化の波が大きくなり、単なる単純作業で済まされなくなっています。

このきっかけになったのが、マイナンバーカードと、電子取引保存、そして消費税のインボイス制度です。

この動きは、ずいぶん前から検討されており、当時私は、会計事務所にいたので、この怒涛の波が来ることに肝を据えて待ち構えておりました。

会計の世界では、専門のソフトで対応して行くことを予想していました。やはり、現実、そうなっております。
つまり、お金で解決という話です。

でも、本当に必要なところは、小さな零細企業です。

特に、インボイス制度は、DX化を組み立てておかないと、手作業では追いつかない代物なのです。

であれば、この時代で生き抜くためにも、限られた資金で、新しい市仕組みを、自分たちの手で作り上げる必要があるのです。

そこで、私は、自己自衛も含め、以下の順番で取り組んできました。

• ITに強くなるために、道具（ガジェット）を使い倒すことを始めた。
• Excel、RPA、GASなど従来のツールでは、広めるのに限界がある。
• Notionと出会い、誰もが平等にエンジニアが作るシステムを作れることを知った。
• 事務仕事のレッテルを徹底的に剥がしまくった。
• 作業ではなく、構築であることに行き着く。
• 事務仕事は、マインクラフトのように、ゲーム感覚で乗り越える。

このように、新たに来る時代を想定して、準備してきたことが、これからの事務は、作業ではなく構築であることに気づいたのです。

こうなると、苦手だった事務が、今では得意の部類に入ってきます。

そして、それが今の私の仕事にもつながっています。

規模に関係なく、ビジネスをしている以上、今までの慣習が通用しなくなります。

もう、手書き領収書では対応できなくなっています。

明細のないレシートでは、経理処理ができないと弾かれていきます。

割り勘での飲食に伴う領収書では、会計ソフトは悩んでしまいます。

交通費立替も、振込手数料も、するっと数字を入力するだけでは消費税の経理処理ができません。

もう、これは人の手ではどうにかなる問題ではないと、腹をくくるしかないのです。

この事実に気が付かない人が、今でも大半を占めています。

ここで、どうするか。

自分たちで、工夫するところから始めるのです。

時代は、「やってもらう」から「試してみる」へ

こうなったら、事務は女性に……。

なんて、言っていられなくなります。

小さな会社なら、社長自ら取り組むところから始めましょう。

トップが動けば、現場も変化しやすくなります。

いきなりお金をかけて、仕組みを外注に出すことだけは避けてください。

最初の一歩は、まずはペーパーレス化を目指します。

紙媒体を経由せず、デジタルのままで事務や経理ができる道を探っていきましょう。

「とはいえ、取引先が紙なんだよね」

大丈夫です。社長から変われば、デジタルでのやり取りをしてくれる取引先が増えてくるかもしれません。

ここで、まずは、Notionを使って自分たちにあった仕組みを、作るところからやってみることをオススメしています。

Notionには、他のツールとの連携がしやすくなります。

そして、Notionのワークスペースの中に、縦横無尽にAIをつかうことができます。

あと、Notionの1番おすすめするポイントは、

作りながら、試行錯誤しながら、自由に組み直すことができる。

という点です。

仕組みづくりを初めて行うときは、今まで気が付かなかったことがたくさんでてきます。

その都度、前に作ったものを壊すことができず、我慢しなければならないというのが、今までのシステムに多く見られていました。

でも、Notionは、自由です。

自由が故に困ることもありますが、小さな会社であれば、それは、身軽に乗り越える良さを持っています。
（ここは、大規模な会社にはできない芸当です）

自分たちが、自分たちの仕事に、悩みながら適正にしていく。

これこそ、追い込まれたデジタル化に、上手く乗り越えるポイントです。

「でもさ、この試行錯誤がめんどくさいんだよね」

わかります。資金が潤沢にあるなら、外注することもありです。

でも、これからは、限られた予算で、最大のパフォーマンスができるところが生き残る時代です。

その時代にのっていくのかどうか。ぜひ、よく考えてみていただきたいのです。

安心してください。悩んでみたら、意外と大したことない事実に行き着きます。

デジタル化は、思った以上に簡単だったことに気づく日がきます。

 

 

さて、私には、まだ社会人新人時代に、未だに根に持っていることがあります。

教師としての教育は、男性同期にはしっかりと男性教師職がついているのに、私には事務職のお姉様がたに面倒みていただいたこと。

でも、その経験があって、私は経理の猛者として今に至っております。

当時の苦手をなんとかクリアしたいという追い込まれ状況が、人を成長させたんですね。

当時の恨みは、さっさと水に流すことにいたします。

今は大変でも、自分たちで考え抜くことができれば、他のビジネスにも大いに活用できます。

ぜひ、一緒に乗り越えましょう。