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ITリテラシーの高低差がある組織にNotionを導入してみた

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「鈴木さん、〇〇会の名簿を作ってほしい」

「鈴木さん、この文章(上長の手書き)をWordにして、10部印刷して」

「鈴木さん、この文章を添削してPDFにしてほしい」

このような頼まれごとをされていたのは、30年以上の前。

まだ、メールのことを「電子メール」と言っていた時代の話です。

届いたメールを、毎朝秘書が紙に打ち出して、上長に提出するという、朝のルーティンが存在していた時代です。

今は、そんなことはなくなりました。

おかげで、私にとっての仕事の雑音が少なくなり、心地の良い環境で仕事ができています。

なのに……。

また、この懐かしいIT周りのお世話業務が、私の周りで復活したのです。

では、そのまま、お世話の道を辿ってしまうのでしょうか。

大丈夫です。今、私にはNotionがあります。

そして、人に合わせたやり方を、学習してきたのでグラデーションをつけられるようになりました。

私にとっての、苦手である事務作業を、Notionを使って仕組み化にした経緯をご紹介します。

高いところから見ると、足元は見えないことを肝に命じておこう。

目次

いつまで経っても紙のままの恐ろしさ

組織というものは、人が増えると今までのやり方では通用しなくなるものです。

NPO法人など、善意による事業を主に行っている団体では、とくによく見られる傾向です。

今までは、ふらっと訪れた居酒屋で、ビールを飲みながら理事会やったって、なんの問題もありませんでした。

しばらくは、会計もお小遣い帳レベルでも、誰も文句を言う事はありませんでした。

しかし、しばらく経って、構成メンバーが増えていき、年代も若い人が入ってくるようになると、今までのような軽いノリでは、周囲から不信感を得てしまうのです。

もう、IT化という言葉は古くなっています。今は、DX化と言われる時代です。

パソコンやタブレットを使いこなす世代が席巻している今、

スライドもすべて、パワーポイントで作るのが当たり前になった今、

総会資料のWordをそのままスクリーンに打ち出している長老が、運営事務を取り仕切っているのを見た新規入会者は、一抹の不安を抱えることになるでしょう。

「果たして、この会は存続していくのだろうか」と。

紙はなくなりません。でも、紙よりも早く、情報を共有できるネット環境を利用すれば、情報共有にかかるエネルギーコストを、大幅に少なくすることができるのです。

たしかに、紙は、ITリテラシーに差のある組織には、優位な伝達方法です。

でも、情報内容が、行き渡るところと、行き渡らないところの高低差が生まれてしまっています。

つまり、紙でも、色んな意味でのリテラシーの高低差はあるということなのです。

紙を辞めて、相手が使うデバイスで展開しよう

本当の事を言うと、紙による事務仕事が苦手である私が、この難局を乗り越えるために、苦肉の策でNotionを勝手に運用し始めたという話であります。

自分が楽になるために、ITを苦手とする人を巻き込むわけ??

そう言われるかもしれません。というか、そのような声が聞こえてまいります。

考えてみていただきたいのですが、冒頭の「なんでも秘書にやらせていた昔の上長」。

なぜ、秘書にやってもらっていたのかというと、基本事務に苦手意識がある上に、聞いたことのないパソコン操作が到来して、なんとか逃げ切りたいという気持ちがあるように思うのです。

苦手意識のない方に、事務をお任せすると、物事の実態は、だんだん分かりにくくなるものです。

でも、事務作業のないDX化にしてしまえば、この苦手である作業をすっ飛ばして、組織の情報に手が届くわけですから、誰もが組織の現状に、理解することができるのです。

つまり、本当の意味での、情報の民主化を考えていけば、ITリテラシーの高低差は、徐々に埋まっていくはずなのです。

冒頭にある、山寺。

下から見上げた景色。あまりにも高いため、登る気も失せます。

このように、大きな高低差があって、下にいる者と上にいる者の目に映る景色は、まったくもってことなります。

登りきったところの景色。眼下に広がる緑が美しく、遠く(未来)を見据えることができます。

このように、ITリテラシーの高低差を山寺の上と下に例えると、理解しやすくなります。

階段を登れることを知っている人は、ある程度ほっておいても、登ってきてくれます。

でも、階段を登れることを知らない人に、いくら「こっちにおいでよ」と声をかけても、「ムリ」の一言で、拒絶するのが関の山です。

みんなに、平等に同じしくみで情報共有をするならば、最初はまず、階段の登り口で、全員がその場に要られるようにする必要があります。

会員全員が、スマホを持っていて、LINEアプリを入れているなら、そのデバイスを入り口にしたデジタルツールを作ればいいのです。

ブラウザで見る本ページと、スマホから覗くページは、情報が同期されています。

あと、1番肝になるのが、ITリテラシーが同じような人がいるかどうか、です。

たった一人で戦う場合、ムリにデジタル化を望むのはやめておきましょう。

でも、自分と同じようなデジタルの使い方をしている人がいる場合、大いなる協力者となります。

組織内の変革は、一人で望まないことです。

1番いいのは、トップである長(理事長、社長など)自身が、「変わらないと」という強い意志があれば、まだいいでしょう。

でも、変わりたいと思っている長自身でさえ、自分がどうすればいいのかわかっていないものです。

長が決めたからといって、長が守ってくれるとは限りません。

同じような協力者がいないなら、今は変わる時ではありません。

仲間ができた時が、変革の時なのです。

ある程度の強引さは必要

変革するとき、必ずといっていいほど起こるのが、反対勢力の存在です。

この反対勢力には、大きな意味があります。

変わることで起こる、大きなゆらぎを打ち消そうとしています。

つまり、反対勢力と変革の両輪があるから、変革が失敗に終わるリスクを避けてくれているのです。

そして、その反対勢力があるからこそ、強引に変革することができるのです。

そうです。変革は、強引すぎるかなと思うくらいでちょうどよくなります。

ただ、言葉で強引に進めると、余計な摩擦が生まれることもあります。

ここは、淡々と、手続きの話だけで、推し進めるようにしましょう。

1番いい方法は、経理や申請事務から導入することです。

  • 立替精算
    今まで紙の伝票に領収書を貼り付けていたところを、スマホからアンケートフォームで申請できるようにする。
  • 入会手続きを、用紙からアンケート入力してもらい、直接データベースに登録してもらう。
  • イベント参加希望者を、アンケート入力してもらう。

1番大事にするのは、どの人も同じように、スマホから入力作業をしてもらうという点です。

一緒にデータを作り上げている感覚が、変革の協力者として育つきっかけになります。

どうも、紙の作業は、「あとはお願い」で済まされてしまいますが、データを各自入力する作業は、一種の連帯感が生まれる可能性が高いのです。

 

「(LINEで)鈴木さん、例の名簿どうなった?」

「はい、こちらです(LINEに、サクッとPDFファイルを貼り付ける)」

とてもスムーズになりました。

まだ、Notionページの共有まで行きませんが、デジタルデータのやり取りが始まったことで、変革へのスタートが切って落とされました。

これからが本番です。

ぼちぼちと、進めることにいたします。

=編集後記=

【昨日のできごと】

沖縄に滞在していました。大雨でしたが、梅雨の終わりを告げる時期で
比較的涼しい夏の前を堪能しました。

かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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