会計事務所の仕事をしていると、いつも思うこと。
紙やPDFデータを、仕訳データに直すツールに、いろんなコストが掛かっている……。
この問題をクリアしないと、本当のDX化は難しいのではと思うのです。
デジタル化=PDFデータだと思っていませんか
どうも、会計の世界は、世間より常々遅れているものです。
Excel全盛期では、まだ紙の振替伝票や売掛買掛帳を利用している事業者は、多くありました。
そこに、Excelで現金出納帳を入力できるようになり、
売上の請求書や、支払いの請求書をExcelに入力できるのが、一般的になったのは、ここ最近のできごとのように思うのです。
それでも、まだまだ、紙で管理しているところが残っています。
そして、紙に印刷せず、PDFデータを、メールで送ることが、普通になったのも、
つい最近のように思えます。
でも、世の中は、AIがどんどん進歩してきています。
アナログな情報を仕訳デジタルデータにするために、専門ツールが使われるのは、コストを掛けられない小さな会社や事務所では、なかなかチャレンジできません。
会計の資料をつくる事業者も、せっかく頑張ってデータ化したつもりなのに、実は、本当のデータにあらず、かえって手間暇がかかってしまっている実態に、気づいていないのです。
これは、なんとかしないと、かえってデジタル化は面倒だと、違った捉え方が蔓延してしまうようで、心配しています。
デジタル化とは、デジタルのまま情報共有すること
デジタル化≠PDFやExcel
まずは、このことを、理解するところから始めましょう。
会計事務所がやる、デジタル化
事務所内の情報と、顧客情報、そして顧客の会計データのすべてを、デジタル化にしていきます。
所内のデジタル化
まずは、顧問先データ、日報、事務所タスクなどを、デジタル化を目指します。
ちなみに、名古屋の小林税理士は、以下のようにNotionで、事務所タスクをデータベース化にしています。
ここでは、かつてのExcel管理を引き継ごうと思わないようにしましょう。
Excelでの管理は、所詮紙管理の延長上にすぎず、手書きではなく、フォントで資料を作成しているものに過ぎないケースがほとんどです。
すべてデジタル化にしたあと、Excelデータを新しい仕組みに統合するようにします。
お客さん(商品)にかかる情報のデジタル化
これは、職員の日報もふくまれます。
そして、お客さんの会計データもデジタルのまま受け取れるようにします。
これには、お客さんに対しての「記帳指導」というサービスで、展開していきます。
デジタル化を指導できるようになるには、まずは所員のデジタルリテラシーをアップしておきたいもの。
それには、最初に書いた事務所内のDX化があってこそ、可能になります。
ここでは、人の手が介在するところを、極力潰していきます。
現場でおきた取引を、そのままデータとして会計ソフトに取り込むのが、一般的なDX化です。
そのために、クラウド会計ソフトと、スマホやタブレットといったツールが必須アイテムとなります。
あと、簿記のプロであればあるほど、引っかかるものがあります。
それは、紙でないと、仕訳の匂いがわからないという、感覚の慣れです。
できたら、これからは、データ化したものをチェックできるようにしておきたいです。
このデータチェック能力を高めるには、やはり、簿記を勉強していないと難しいです。
残高試算表を見て、異常値を見つけられるようになるのが条件です。
資金を掛けないデジタル化の例
お金をかければ、とりあえず、DX化は可能です。
でも、デジタルデータから生きた情報を見つけ出せるようになるには、
不必要な機能は、極力排除します。
余計な手間や視野を、なくすのです。
デジタルデータの流れをチェックしつつ、次のポイントを抑えていきましょう。
データが生まれる場所
紙を使用せず、すべてフォームを活用します。
入力する人は、まるでアンケート用紙にポチポチ入力するような、気軽な気持ちで取り組めます。
この気軽がキーワードです。
経理に対して、敷居をいかに下げるかが肝なのです。
ここで、私たちが活用できるのが、
- Googleフォーム→Googleスプレッドシート
- TallyForm→Notionデータベース
です。
こちらは、TallyFormからNotionデータベースに個人が立て替えた経費を申請するフォームです。
データが集まる場所
そして、こちらが、Notionデータベースから見た、登録されたデータです。
集まったデータを他ソフトにインポートする
データ全体では、このようにテーブルビューでチェックします。
このデータベースは、CSVファイルとしてエクスポートができるので、
それを会計ソフトにインポートすることも可能です。
※会計ソフトにインポートするためには、会計ソフトとNotionデーターベースの科目名等の設定を一致させる必要があります。
※消費税課税事業者で、経理・会計に詳しい人がいない場合、Notionに経由せず、直接会計ソフトにデータを入力する方法をオススメしています。
エンジニアとは無縁の人でも、ここまで作れるシステム
Notionは、のちに「NotionForm」がローンチされる予定です。
より、感覚的に、データを作る環境が、徐々にできつつあります。
今回、事例で上げた立替経費申請フォームは、
唯一紙から情報をデジタルにインプットする場所は、フォームにアップするときだけです。
ITの世界では、確かにPDFファイルにしてメールで送るなど、郵送の手間がITの力で省略可できました。
DX化の世界では、それよりももっと突き進んで、データが空を飛んで、最後の出力元となるシステムに、情報が格納される世界です。
これによって、もたらされる世界は、より多くの情報を収集管理できることです。
そして、自分たちの集合知を高めることができ、新しい価値を産み出す土壌を作っていくのです。
1日でも早く、このDX化に自分たちの手で築き上げてまいりましょう。
そうすれば、次にやることが、自ずと見えてくるはずです。
ただ、システムをいれて、紙をPDFにすればいいんでしょ。
そんな時代は、もうおしまいなのです。
=編集後記=
【昨日のできごと】
自宅でお仕事。
業務内容によって、パソコンを変えたり、場所を変えてみる。
雑念が少なくなったかな。こなす工数が増えました。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
=おすすめのサービス=
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