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どこまでデジタル化するのか アナログにあえて残すものは?バックオフィスを例に考えてみた

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DX化を極めると、絶対にアナログで残しておきたいものがでてきます。

もし、仕事の成果を上げたいのであれば、できるだけデジタル化して、IT力を向上するのが近道です。

でも、すべてデジタル化することで、かえって都合悪いこともあるのです。

OHTO 木軸シャープペンとA4コピー用紙でTheアナログ

目次

紙とペンが実は最強ツール

ふっと思いついたもの。

私は、Apple WatchからNotionへコメントを残すようにしています。

でも、このデジタルに保存して活用できるのは、思いつきレベルのものが限界です。

そこから、あれこれと、新しいものを作り出すには、デジタルは向きません。

iPadとApple Pencilで、お絵描きができるのでは?

そう思うかもしれませんが、iPad mini愛好者である私でさえ、どんなにペンシルのペン先を工夫しようが、フィルターを貼っていようが、紙とペンに勝るツールはデジタルでは難しいと思っています。

時期に、紙とペンの感触に匹敵するデジタルツールが生まれるかもしれません。

でも、紙というはかないものに、書くからこそ、唯一無二のものが作られるのです。

紙とペンだけではありません。

ホワイトボードにマーカー。黒板にチョーク。画用紙にクレヨン。バスルームにタイルに、お風呂で書けるペン……。

数えきれないほどの組み合わせがあります。

それぞれに良さがあって、紙とペンでは思いつかないことが、スラスラ出てくることもあります。

まだ、頭の中で、言葉になりきれていないことがたくさんあります。

また、デジタルでは複雑な操作をしないと組み合わせができないことも、手書きであれば、とりあえずのラフ図を作ることもできます。

もし、仕事のDX化を目指すなら、デジタルにするものと、そうではないものをはっきりさせて置くことが成功の近道と言えるでしょう。

デジタルは、工場のベルトコンベア アナログは職人仕事

では、どのようなものをデジタル、アナログに振り分ければいいのでしょうか。

バックオフィスを例に考えてみます。

基本、すべてペーパーレス化にできる

バックオフィスの業務は、基本ルーティンです。

そして、数をこなして処理していく仕事がほとんどです。

この場合、業務ではすべてデジタル化にすることができます。

バックオフィスの職員は、大量の紙を扱うのがうまくなります。

枚数カウント、一気に2穴ファイルに閉じる、ファイルが置かれた書庫から、目的の帳票を見つけ出す。

これらの能力は、すべて紙の扱いで鍛えられたものです。

この能力を、デジタルにいとも簡単に置き換えることができます。

また、例外を作らない環境になります。

例外が多いと、不正処理が発生するリスクが高くなります。

内部統制的に、デジタル化は適しているのです。

あえてアナログにしておいたほうがいいもの

基本、ビジネスの世界では、アナログじゃないといけないものはありません。

でも、強いていえば、デジタルにする前の推敲の仕事は、アナログにしておくとよさそうです。

また、チームとしてデータを残す前に、個人レベルでアナログによる記録をつけておくこともありでしょう。

つまり、デジタル化するための順序や秩序を整えるためのアナログです。

私は、仕事のあんちょこを自前のノートにまとめていました。

また、説明するための文案、スライド作成など発信する仕事のときは、手書きでアイディアをまとめるのに有効です。

 

デジタルは、データベース化できるもの。

アナログは、発信前のアイディアをまとめるもの。

このような分類方法であれば、おおよそ間違いはないはずです。

仕事する場所に必ず置いて起きたいツール集

では、このアナログとデジタルの共存する仕事場で、便利なツールを考えてみました。

  1. そこそこ遅くないパソコン
  2. 自分の手と感覚にあったキーボードとマウス
  3. とにかく大きいモニター(デュアルモニターなど)
  4. クラウド系フォルダ(Dropbox)
  5. すぐに取り出せるペン
  6. すぐに書き出せる紙(A4コピー用紙、ノートなど)
  7. 意外と便利なクリアファイル

パソコンとモニターは当然です。

意外と落とし穴があるのが、キーボードとマウスです。

デジタル化が使い勝手のよいデータになるには、実は、直接手が触れる部分にこだわることです。

私は、モニターの横に、A4コピー用紙とデスクペンを置いています。

写真に写っているのは、無印用品の木製トレイです。

紙は下手すると、ホコリと湿気を吸い上げる邪魔なものになってしまいます。

でも、インテリアの一部になるようにセットしておくと、考えることに集中できます。

もちろん、外出先でも、キーボードと紙は持ち歩いています。

iClever IC-BK06

デジタル化で、一番たいへんなのが、ガジェットの操作です。

ショートカットキー、自分に合ったキーボードとマウス、そして整理されたデジタル上のフォルダ。

これらの環境が整って、初めてデジタル化が効率化に導いてくれるのです。

 

もし、職場のDX化を考えているなら、ガジェットの充実もお忘れなく。

遅いパソコン、操作性の悪いキーボードとマウス、フォルダ管理をしていない……。

このようなことがあれば、かえってデジタル化はしないほうがいいという結果になってしまいます。

DX化で効率化を目指すには、

  1. デジタル化するもの、しないものの選別
  2. 高級じゃなくても、性能に苛つかないガジェット

この2点を抑えておくようにしましょう。

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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